Wymagania

• Licencja systemu Graffiti.ERP umożliwiająca wysyłanie oraz odbieranie dokumentów w komunikacji Graffiti.ERP ↔ KSeF,
• Dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF (dla środowiska produkcyjnego oraz przedprodukcyjnego).

Wprowadzenie

Aktualnie dostępne są 3 środowiska Aplikacji Podatnika KSeF:

• Wersja produkcyjna,
• Wersja przedprodukcyjna (Demo),
• Wersja testowa.

Środowiska produkcyjne i przedprodukcyjne wymagają użycia rzeczywistych danych autoryzacyjnych — logowanie odbywa się z wykorzystaniem podpisu lub pieczęci kwalifikowanej.

Środowisko testowe umożliwia logowanie przy użyciu dowolnego NIP-u znajdującego się w Białej Księdze, co pozwala na swobodne wystawianie faktur testowych.

Instrukcja została przygotowana na podstawie środowiska testowego oraz wersji Graffiti.ERP 7.7.34.

W celu zapewnienia współdziałania systemu Graffiti.ERP z KSeF należy skonfigurować system oraz zalogować się do Aplikacji Podatnika, w której generowany jest token przypisywany następnie użytkownikowi systemu. Token upoważnia użytkownika do wysyłki oraz dostępu do faktur ustrukturyzowanych.

Logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF w wersji testowej

Generowanie tokena

Przechodzimy na stronę: https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/

W oknie logowania wybieramy identyfikator NIP firmy oraz podpis NIP.

Wprowadzamy NIP zgodny z numerem wg tabeli adm_firmy.

W menu aplikacji wybieramy zakładkę Tokeny, a następnie Generuj token.

Nazwę tokena nadajemy zgodnie ze stosowanym w firmie schematem — powinna jednoznacznie wskazywać osobę lub grupę osób, które będą z niego korzystać.

Z listy dostępnych uprawnień wybieramy wystawianie faktur oraz przeglądanie faktur.

W momencie przygotowywania instrukcji są to jedyne uprawnienia obsługiwane z poziomu systemu Graffiti.ERP.

Następnie należy wybrać przycisk Generuj token.

Po wygenerowaniu tokena wyświetlany jest jego numer, który należy przypisać użytkownikowi (lub grupie użytkowników) w systemie Graffiti.ERP (zobacz: Przypisanie tokena użytkownikowi).

Na liście wyświetlane są wszystkie dotychczas wygenerowane tokeny. Tokeny nie mają ograniczenia czasowego i pozostają aktywne do momentu ich unieważnienia (przycisk Unieważnij).

Generowanie jednostki podrzędnej

Po zalogowaniu się do Aplikacji Podatnika przechodzimy do zakładki Uprawnienia → Dodaj administratora.

Podajemy identyfikator wewnętrzny, dzięki któremu KSeF rozpozna jednostkę podrzędną oraz dane osobowe administratora jednostki.

Po wypełnieniu pól obligatoryjnych wybieramy opcję Nadaj uprawnienia.

W celu zalogowania się do jednostki podrzędnej w oknie kontekstu logowania jako identyfikator wybieramy Identyfikator wewnętrzny.

W jednostce podrzędnej, analogicznie do jednostki nadrzędnej, możemy wygenerować token, który przypiszemy użytkownikowi w systemie Graffiti.ERP. Jednostki podrzędne mogą zostać wykorzystane do ograniczenia dostępu do faktur zakupowych. Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę, wskazując jako podmiot trzeci jednostkę podrzędną X, dokument ten będzie dostępny wyłącznie w kontekście tej jednostki i nie będzie widoczny dla pozostałych jednostek podrzędnych. Rozwiązanie to umożliwia logiczne rozdzielenie dokumentów, np. pomiędzy oddziały, działy lub spółki w ramach jednej organizacji.

Konfiguracja systemu Graffiti.ERP

W celu ułatwienia konfiguracji w systemie Graffiti.ERP dodana została osobna gałąź: Administracja → Konfiguracja systemu → KSeF.

W kolejnych działach instrukcji przedstawiono kroki konfiguracji.

Nadanie kodów KSeF na grupach VAT

Administracja → Konfiguracja systemu → KSeF → Grupy VAT

Każdej używanej grupie VAT należy przypisać odpowiedni kod KSeF.

Nadanie kodów KSeF na sposobach zapłaty

Administracja → Konfiguracja systemu → KSeF → Formy płatności

Dla wszystkich sposobów zapłaty wykorzystywanych w systemie należy przypisać kod słownika KSeF.

Import szablonu KSeF

Administracja → Konfiguracja systemu → KSeF → E-deklaracje

Importujemy definicję szablonu XML.

Zaznaczamy wersję nr 3 i wybieramy Importuj.

Po zakończeniu importu, szablon powinien znajdować się na liście deklaracji.

Nastawy ogólne sprzedaży

Administracja → Konfiguracja systemu → KSeF → Sprzedaż – parametry podstawowe

W tym miejscu określamy:

• datę rozpoczęcia obowiązywania KSeF,
• symbol e-deklaracji używany podczas eksportu dokumentów.

Nastawy dla rejestrów sprzedaży

Administracja → Konfiguracja systemu → KSeF → Sprzedaż – rejestry

W rejestrze sprzedaży, który ma być wykorzystywany do wysyłki dokumentów do KSeF, w zakładce Dok. wskazujemy e-deklarację dla poszczególnych rodzajów dokumentów, korzystając z przycisku Szablon KSeF dla rejestru i rodzaju dokumentu.

Jeżeli nie chcemy, aby dany dokument w rejestrze podlegał eksportowaniu do KSeF, to pod przyciskiem Szablon KSeF dla rejestru i rodzaju dokumentu zaznaczamy checkbox Zablokuj KSeF dla wskazanego rodzaju i rejestru.

Do konfiguracji rejestru sprzedaży dodana została zakładka KSeF, która pozwala na:

• rozdzielenie wartości sprzedaży dla stawki VAT 0%,
• wskazanie dodatkowego kontrahenta jako Podmiot3 dla KSeF,
• rozdzielenie wartości sprzedaży dla stawki VAT „NP”,
• wysyłkę dokumentu do KSeF bezpośrednio po zatwierdzeniu faktury.

Wydruk dokumentu do generowania pliku XML

Administracja → Konfiguracja systemu → KSeF → Sprzedaż – definiowanie wydruku

Dla każdego rodzaju dokumentu w rejestrze sprzedaży należy wskazać jeden wydruk, który stanowi bazę do generowania pliku XML na podstawie szablonu KSeF, eksportowanego następnie do KSeF.

Szablon można wybrać za pomocą przycisku Szablon KSeF, który znajduje się w dolnej części okna.

Dodatkowo możemy wskazać wariant wydruku dla konkretnego kontrahenta. Robimy to za pomocą informacji dodatkowej (nr 146) w kartotece kontrahenta, w zakładce Inne.

Wariant wydruku dla kontrahenta posiada priorytet nad ustawieniami dla rejestru.

Konfiguracja obiegu dokumentów (zakupy)

Administracja → Konfiguracja systemu → KSeF → Zakupy – obieg dokumentów

Faktury zakupowe pobrane z KSeF trafiają do obiegu dokumentów zakupu — konieczne jest posiadanie skonfigurowanej matrycy obiegu.

Na zakładce KSeF ustawiamy szablon e-deklaracji.

Przypisanie tokena użytkownikowi

Administracja → Konfiguracja systemu → KSeF → Autoryzacja

Jeden token może zostać przypisany do jednego lub wielu użytkowników systemu Graffiti.ERP.

W celu przypisania tokena do konkretnego użytkownika na liście użytkowników wyszukujemy osobę, której chcemy nadać token wygenerowany w KSeF, a następnie wybieramy przycisk KSEF – autoryzacja.

W pole Wklej token wklejamy wcześniej wygenerowany token (zobacz: wygenerowanie tokena), zaznaczamy że jest to Wersja TESTOWA (v2) i wybieramy Zapisz.

Dodatkowo, użytkownik musi posiadać uprawnienie do wysyłki faktur do KSeF.

3.Sprzedaż → 28.Wysyłanie faktury do KSeF

Przypisanie certyfikatu użytkownikowi

Administracja → Konfiguracja systemu → KSeF → Autoryzacja

Certyfikat może stanowić alternatywę dla tokena w procesie autoryzacji do KSeF.

W porównaniu do tokena:

• jest bardziej złożony w procesie generowania i konfiguracji,
• posiada określoną datę ważności tj. 2 lata od dnia wygenerowania.

Certyfikat generujemy w Aplikacji Podatnika, w zakładce Certyfikaty → Wnioskuj o certyfikat. Szczegółowy opis generowania certyfikatu znajduje się w rozdziale Faktura offline. Należy zwrócić szczególną uwagę, aby w drugim etapie generowania certyfikatu wybrać jego przeznaczenie jako Uwierzytelnienie w systemie KSeF.

Po wygenerowaniu certyfikatu należy przejść do listy użytkowników w systemie Graffiti.ERP:  Administracja → Konfiguracja systemu → KSeF → Autoryzacja, następnie dla konkretnego użytkownika wybieramy przycisk KSEF – autoryzacja.

Uzupełniamy informacje o numerze seryjnym certyfikatu oraz haśle i wybieramy Zapisz. Po zapisaniu system poprosi o wskazanie ścieżki do pliku klucza, który został pobrany podczas generowania certyfikatu w Aplikacji Podatnika

Podczas generowania certyfikatu, w odróżnieniu od tokena, nie wybieramy uprawnień. Są one dziedziczone bezpośrednio po użytkowniku Aplikacji Podatnika, który go wygenerował, na przykład:

• jeżeli użytkownik posiadał uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur, certyfikat będzie mógł realizować te operacje,
• jeżeli użytkownik miał wyłącznie prawo do przeglądania faktur, certyfikat również będzie ograniczony do tego zakresu.

Należy pamiętać, że jeżeli w oknie kontekstu logowania do Aplikacji Podatnika, jako typ identyfikatora wybrany został PESEL osoby upoważnionej, to certyfikat wygenerowany w tej sesji będzie imienny i powiązany bezpośrednio z tą osobą. Dostęp do faktur podmiotu (NIP) będzie możliwy wyłącznie wtedy, gdy dana osoba posiada odpowiednie uprawnienia do tego podmiotu w KSeF.

Obsługa sprzedaży

Wysyłka faktury

Po skonfigurowaniu systemu przechodzimy do dokumentów sprzedaży, do zakładki z zatwierdzonymi dokumentami.

Po zaznaczeniu wybranej faktury wybieramy przycisk KSeF. 

Następnie otworzy się okno z deklaracją w edycji. Użytkownik może wyświetlić podgląd deklaracji wraz z wypełnionymi polami.

W chwili, gdy system wykryje nieprawidłowość, zablokuje możliwość wysyłki dokumentu.

Jeśli system nie wykrył żadnych błędów, wybieramy przycisk Wyślij.

Po poprawnej wysyłce:

• pojawi się ikona KSeF przy dacie wystawienia,
• zostaną uzupełnione kolumny: KSeF – Numer oraz KSeF – Data.

W przypadku błędu faktura otrzymuje jedynie numer referencyjny, inny niż numer KSeF — należy ponowić wysyłkę takiego dokumentu.

Aby skorzystać z dwóch ostatnich opcji, należy zaznaczyć wybrane faktury na liście, a następnie użyć przycisku KSeF.

Wydruk faktury w Graffiti.ERP

Przed wysłaniem dokumentu wydruk zawiera informację, że nie został on jeszcze zarejestrowany w KSeF.

Po eksporcie dokumentu, na wariancie wydruku wykorzystywanym jako baza dla szablonu KSeF, zostaną zawarte informacje o numerze KSeF, dacie oraz kodzie QR.

Pozostałe warianty wydruku będą zawierały komunikat, że są jedynie dokumentem technicznym i nie stanowią faktury VAT.

W celu modyfikacji komunikatu lub dodania kodu QR na dokumencie technicznym przechodzimy do konfiguracji danego wariantu wydruku.

Administracja → Konfiguracja systemu → KSeF → Sprzedaż – Definiowanie wydruku → Zmień

Na zakładce KSEF możemy również zmienić pozycję kodu QR oraz tekst dla numeru i daty KSeF.

Pobranie UPO

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) dla faktury wysłanej do KSeF można pobrać na dwa sposoby:

1. Dla pojedynczej faktury → w deklaracji faktury należy wybrać opcję Pobór UPO.

Po automatycznym zamknięciu deklaracji, przy jej kolejnym otwarciu pojawi się opcja Pokaż UPO.

2. Dla wielu faktur → na liście dokumentów należy zaznaczyć wybrane faktury, a następnie wybrać przycisk KSeF.

Analogicznie jak w punkcie 1, po ponownym otwarciu deklaracji pojawi się opcja Pokaż UPO.

Podgląd faktury w KSeF

Bez logowania do Aplikacji Podatnika możemy podejrzeć fakturę na stronie Ministerstwa Finansów.

W tym celu wchodzimy w deklarację i korzystamy ze znajdującego się w niej linku.

Następnie Przejdź do pobrania.

W celu uwierzytelnienia należy podać poniższe informacje:

• numer faktury,
• identyfikator podatkowy nabywcy,
• kwotę należności ogółem.

Możemy przepisać te wartości z deklaracji lub skorzystać z przycisku umożliwiającego ich kopiowanie.

Podmiot trzeci na fakturze

Po włączeniu funkcji w rejestrze sprzedaży (Nastawy dla rejestrów sprzedaży), na formatce faktury wybieramy przycisk KSeF.

Następnie Dopisz.

Wybieramy kontrahenta z kartoteki kontrahentów oraz wskazujemy rodzaj podmiotu, a następnie wybieramy Potwierdź.

Po wskazaniu podmiotu trzeciego ikona KSeF na formatce faktury zostanie podświetlona.

Identyfikator podatkowy

KSeF obsługuje trzy rodzaje identyfikatorów podatkowych: NIP, NIP UE oraz NrID.

Podczas wysyłki dokumentu do KSeF system automatycznie wybiera właściwy identyfikator podatkowy kontrahenta, zgodnie z poniższymi zasadami i w określonej kolejności.

1. NrID – przeznaczony dla kontrahentów posiadających identyfikator podatkowy nadany poza Unią Europejską. Jeżeli w kartotece kontrahenta uzupełnione jest pole Ident.podatkowy i kraj nadania, to wówczas podczas generowania pliku XML w pierwszej kolejności wypełniane są pola KodKraju oraz NrID.

2. NIP UE – przeznaczony dla kontrahentów z Unii Europejskiej. Aby został on użyty podczas wysyłki dokumentu do KSeF, muszą zostać spełnione łącznie poniższe warunki:

• w kartotece kontrahenta uzupełnione są pola NIP Unii Europejskiej oraz Kraj

• w konfiguracji rodzaju dokumentu, w sekcji NIP na wydrukach faktur oraz KSeF zaznaczona jest opcja Unii Europejskiej - gdy kontrahent go posiada lub Unii Europejskiej z przedrostkiem kraju.

Po spełnieniu powyższych warunków, podczas wysyłki dokumentu do KSeF w pliku XML uzupełniane są pola KodUE oraz NrVatUE.

3. NIP – przeznaczony dla kontrahentów krajowych. W tym przypadku należy:

• uzupełnić pola NIP oraz Kraj w kartotece kontrahenta,

• w konfiguracji rodzaju dokumentu, w sekcji NIP na wydrukach faktur oraz KSeF wybrać jedną z opcji: Zawsze krajowy lub Unii Europejskiej - gdy kontrahent go posiada.

Dla wskazanego identyfikatora, podczas wysyłki dokumentu do KSeF w pliku XML uzupełniane jest pole NIP.

Identyfikator wewnętrzny

Niezależnie od identyfikatorów podatkowych, opisanych w rozdziale Identyfikator podatkowy, w strukturze KSeF występuje również identyfikator wewnętrzny – IDWew, który ma priorytet nad pozostałymi identyfikatorami (NIP, NIP UE, NrID).

IDWew służy do wskazania unikalnego identyfikatora zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.

Identyfikator ten umożliwia jednoznaczną identyfikację danej jednostki w KSeF i jest generowany w Aplikacji Podatnika.

Pole IDWew może zostać uzupełnione w jednym z poniższych przypadków:

1. Gdy odbiorca faktury, w kartotece kontrahenta, w zakładce Inne posiada informację dodatkową → kod nr 145 Kontrahent jako dodatkowy podmiot KSEF dla faktur.

2. Poprzez wskazanie Podmiotu 3 na fakturze. Zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale Podmiot trzeci na fakturze.

Podczas wysyłki faktury do KSeF w sekcji Podmiot3 uzupełniane jest pole IDWew, jeżeli odbiorcą faktury jest kontrahent posiadający przypisany identyfikator wewnętrzny lub identyfikator ten został wskazany poprzez podanie Podmiotu 3.

Forma płatności “PlatnoscInna”

Jeżeli podczas konfiguracji formy płatności (rozdział Nadanie kodów KSeF na sposobach zapłaty) została przypisana wartość -1 – inna, wówczas po jej wyborze jako formy płatności na fakturze zostanie aktywowany dodatkowy przycisk. Umożliwia on wprowadzenie własnej nazwy formy płatności, która zostanie przekazana w strukturze KSeF jako PlatnoscInna.

Faktura offline

Aby wystawić fakturę offline należy wygenerować certyfikat w aplikacji podatnika.

Po wybraniu Generuj automatycznie zostanie pobrany plik o rozszerzeniu .key oraz otrzymamy zapytanie o przeznaczenie certyfikatu.

W celu wystawiania faktury offline w systemie Graffiti.ERP zaznaczamy opcję Podpis linku do weryfikacji wystawcy i wysyłamy wniosek.

Następnie pobieramy wygenerowany plik o rozszerzeniu .crt.

Certyfikat nadajemy użytkownikowi w tym samym miejscu co token.

Administracja → Konfiguracja systemu → KSeF → Autoryzacja →  KSEF – autoryzacja

W pierwszej kolejności podajemy hasło do klucza certyfikatu oraz jego numer seryjny, czyli to samo hasło, które zostało użyte w aplikacji podatnika podczas generowania certyfikatu. Następnie wybieramy przycisk Offline i wskazujemy ścieżkę do pliku .key.

W kolejnym kroku instalujemy certyfikat zabezpieczenia (plik .crt) otrzymany w czasie generowania certyfikatu w Aplikacji Podatnika.

Proces wystawienia faktury w trybie offline jest analogiczny do standardowej wysyłki faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.

Z poziomu listy zatwierdzonych faktur należy wybrać przycisk KSeF.

W oknie podglądu deklaracji należy wybrać opcję Offline.

W ten sposób faktura zostaje wystawiona w trybie offline. Dokument można rozpoznać na liście faktur po ikonie OFF.

W celu przesłania faktury wystawionej w trybie offline do KSeF należy ponownie otworzyć deklarację i wybrać przycisk Wyślij.

Po pomyślnym przesłaniu dokumentu do KSeF ikona OFF zostanie zastąpiona ikoną KSeF.

Usuwanie statusu Offline / Synchronizacja numeru KSeF

System Graffiti.ERP umożliwia zarówno usuwanie statusu offline, jak i synchronizację numeru KSeF z fakturą. Wykonanie obu operacji wymaga posiadania przez użytkownika odpowiedniego uprawnienia:

3.Sprzedaż → 31.Synchronizacja nr ksef z wysłaną deklaracją/Zdejmowanie trybu OFFLINE

1. Usunięcie statusu Offline.

W celu usunięcia statusu offline należy zaznaczyć fakturę na liście dokumentów, a następnie wybrać: Opcje → Akcje → Zdejmij znacznik OFFLINE KSeF.

Po potwierdzeniu operacji numer faktury nadany w trybie offline oraz ikona OFF zostaną usunięte.

2. Synchronizacja numeru KSeF z fakturą.

Funkcja synchronizacji umożliwia przypisanie numeru KSeF do zatwierdzonej faktury w systemie Graffiti.ERP. Jest to opcja awaryjna, wykorzystywana m.in. w sytuacjach, gdy faktura została poprawnie wysłana do KSeF, lecz z przyczyn technicznych (np. działanie niesystemowego wyzwalacza bazodanowego) numer KSeF nie został zapisany w odpowiedniej kolumnie.

Funkcja jest wywoływana z poziomu listy dokumentów sprzedaży:  Opcje → Akcje →Wstaw nr KSeF do nagłówka faktury…

Zakupy

Pobieranie faktur zakupowych z KSeF

Przechodzimy do obiegu dokumentów.

W zakładce Sprawy do pobrania, korzystamy z przycisku KSeF znajdującego się pod listą.

W górnym polu wybieramy interesujący nas dzień i wybieramy przycisk ładowania. System wyświetli wszystkie faktury zakupowe z danego dnia.

Po kliknięciu przycisku Wybierz system zaimportuje nagłówek, pozycje oraz skan XML w oknie bocznym (w przyszłości przewidywana jest wizualizacja faktury w formie graficznej).

Wybranie przycisku Zapisz w buforze utworzy sprawę w obiegu dokumentu na jego początkowym etapie.

W przypadku, gdy numer NIP nie występuje w kartotece kontrahentów, system automatycznie utworzy nowego kontrahenta.

Ograniczanie listy faktur zakupowych wg podziałów kontrahenckich

Lista faktur zakupowych pobieranych z KSeF może zostać ograniczona indywidualnie dla wybranego użytkownika. W tym celu konieczne jest spełnienie następujących warunków:

• nadanie użytkownikowi uprawnienia: 11. Zakupy → 25. Obieg dokumentów - ogranicz listę kontrah.KSeF

• uzupełnienie zakładki Limitowanie kontrahentów: Administracja systemu → Użytkownicy Systemu / Uprawnienia → Dostępne słowniki → Uprawnienia szczegółowe → Limitowanie kontrahentów

Dodanie wpisu zawierającego wyłącznie wartości “0” spowoduje ograniczenie listy faktur zakupowych do kontrahentów nieprzypisanych do żadnego z podziałów.

Dodanie kolejnego wpisu, na przykład z przypisaniem wartości nr 1 Zakup materiałów dla podziału II ograniczy listę do kontrahentów:

• nieprzypisanych do żadnego z podziałów,
• przypisanych do wartości nr 1 z podziału II, a jednocześnie nieprzypisanych do podziału I oraz podziału II.

Dodanie trzeciego wpisu, z przypisaniem wartości nr 1 Wielkopolska dla podziału I oraz wartości nr 1 Zakup materiałów dla podziału II spowoduje ograniczenie listy faktur do kontrahentów :

• nieprzypisanych do żadnego z podziałów,
• przypisanych do wartości nr 1 z podziału II i jednocześnie nieprzypisanych do podziału I oraz III,
• przypisanych do wartości nr 1 z podziału I oraz wartości nr 1 z podziału II i jednocześnie nieprzypisanych do podziału III.

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych