Rozrachunki to księga pomocnicza do wykazu obrotów na kontach. Pozwalają rozliczać zobowiązania i należności na kontach rozrachunkowych w wyznaczonym okresie.

Panel rozrachunków

Rozrachunek – powiązanie dwóch dekretów księgowych na koncie rozrachunkowym, które powstały automatycznie na skutek zaksięgowania płatności oraz zapłaty lub ręcznego powiązania dwóch dekretów.

W praktyce rozrachunki dotyczą głównie kont dla kontrahentów lub pracowników, ewentualnie rozliczeń wewnętrznych.

Opcje związane z rozrachunkami w Graffiti.ERP uruchamiane są przyciskami z panelu rozrachunków. Żeby go otworzyć, wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Rozrachunki.

Na panelu Rozrachunki umieszczone są przyciski:

• Rozrachunki dla konta
• Obroty na kontach
• Zestawienie dla okresu bilansowego
• Zestawienie dla zakresu dat
• Makiety zestawień
• Dane historyczne
• Komunikaty

Zobacz: Uruchamianie modułów.

Rozrachunki dla konta (pulpit rozrachunkowy)

Rozrachunki w Graffiti.ERP prowadzone są w pulpicie rozrachunkowym. Żeby otworzyć pulpit rozrachunkowy, wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Rozrachunki > Rozrachunki dla konta.

Alternatywny wygląd pulpitu rozrachunkowego

Pulpit rozrachunkowy może być prezentowany w starym lub nowym wyglądzie. W obydwu wyglądach dostępne są te same opcje, w różnym układzie.

Żeby ustawić wersję wyglądu wybierz kolejno Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Parametry ogólne systemu > zakładka Alternatywny wygląd i określ ustawienia w części Wskaż okna, które automatycznie mają się uruchamiać z nowym wyglądem.

Opis w tym podręczniku opiera się na nowym wyglądzie.

Funkcjonalność pulpitu rozrachunkowego

W pulpicie rozrachunkowym:

• Przedstawiany jest wynik rozrachowań: Zobacz: Prezentacja rozrachowań.
• Można rozliczać zobowiązania i należności: Zobacz: Rozliczanie.

Prezentacja rozrachowań

Okno rozrachunków jest podzielone na dwie części – Wn i Ma. Po każdej ze stron są dwie zakładki: PK z wartościami z dokumentów księgowych oraz BO z wartościami bilansu otwarcia rozrachunków.

Dla każdej strony – Wn i Ma – widok jest dzielony na kolejne dwie części: górną, z listą dokumentów, oraz dolną. W trybie rozrachunków w dolnej części znajduje się lista rozrachunków dla podświetlonego dokumentu z górnej części. Dwukrotne kliknięcie rozrachunku w dolnej części podświetli odpowiadający mu dokument na liście dla przeciwnej strony.

W dolnej części każdej strony wyświetlana jest informacja o kwocie do rozliczenia i rozliczonej dla aktualnie podświetlonego dokumentu.

W trybie sum na dole wyświetlane są podsumowania. Zobacz: Filtrowanie wyników.

Filtrowanie wyników

Na samej górze okna pulpitu rozrachunkowego znajdują się kontrolki parametrów wyświetlania:

• Zapisy: Do wyboru Wszystkie, Nierozliczone, Rozliczone. Zapisy rozliczone to te, które zostały sparowane z dokumentem zapłaty (mają zapłatę).
• Dla konta: Pozwala wybrać inne konto z planu kont. Jeśli wcześniej dla zestawienia wskazano analitykę makra konta (KONTR, PRAC, URZE), pozwala wybrać innego kontrahenta z kartoteki kontrahentów, innego pracownika lub inny urząd.
• Rok: Pozwala zmienić rok bilansowy. Pole dostępne dla wszystkich zapisów.
• Widok: Do wyboru Rozrachunki w PLN, Rozrachunki w walucie, Sumy.

Wybór opcji Sumy uaktywnia pole wyboru waluty i wyświetla pod listą dokumentów księgowych podsumowanie obrotów BO, dokumentów księgowych oraz saldo w podziale na wartość, kwoty rozliczone i kwoty do rozliczenia.

W prawej górnej części okna pulpitu rozrachunkowego znajduje się przycisk filtrów dodatkowych:

• Pokaż w rozliczonych dokumenty częściowo rozliczone.
• Sumuj zaznaczone: Po zaznaczeniu dokumentów (kliknięcie z wciśniętym klawiszem Ctrl) pod listą dokumentów wyświetla sumę kwot z dokumentów. Po rozwinięciu listy widoczne są także sumy kwot rozliczonych i do rozliczenia.
• Dołącz opis banku/kasy do nr WB/RK: Wyświetla opisy obok numeru wyciągu bankowego lub raportu kasowego.
• Nie wstawiaj opisu pozycji PK do numeru: Ukrywa opis pozycji dokumentu księgowego wyświetlany normalnie obok numeru dokumentu księgowego.
• Wyrównaj numery do lewej: Ustawia wyrównanie wyświetlania numerów dokumentów księgowych.
• Odświeżenie automatyczne list: Włącza lub wyłącza automatyczne odświeżanie.

Przy wyłączonym automatycznym odświeżaniu, żeby odświeżyć widok, trzeba wcisnąć klawisze Ctrl+R lub F5. Informacja o tym, czy lista powinna być odświeżona jest wyświetlana na czerwonym pasku u góry okna.

Rozliczanie

Żeby przeprowadzić rozliczenie:

1. Żeby otworzyć pulpit rozrachunkowy, wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Rozrachunki > Rozrachunki dla konta.
2. (Opcjonalnie) Ustaw parametry wyświetlania i filtrowania dokumentów. Zobacz: Filtrowanie wyników.
3. (Opcjonalnie) Zaznacz po obu stronach dokumenty do rozliczenia. Klikaj ich pozycje z wciśniętym klawiszem Ctrl (Control) lub kliknij prawym klawiszem myszy w dowolny wiersz listy i wybierz z menu podręcznego Zaznacz wszystko.
4. Wykonaj jedną z czynności:
• Przeciągnij dokumenty z jednej strony na drugą.
• Kliknij przycisk rozliczenia. Zobacz: Opcje rozliczania.
5. Wykonaj jedną z czynności:
• Określ kwotę i datę. Następnie kliknij przycisk Potwierdź.
• Jeśli zaznaczono wiele dokumentów, w oknie listy potencjalnych rozrachunków skasuj pozycje lub zmień datę rozrachunku. Potwierdź rozliczenie przyciskiem Generuj rozrachunki.

Opcje rozliczania

Opcje rozliczenia i rozrachunków są symetryczne – występują po obydwu stronach (Wn, Ma). Opcje są wywoływane przyciskami umieszczonymi w pulpicie rozrachunkowym:

• Usuń podświetlony rozrachunek: Usunięcie powiązania dokumentu sprzedaży lub zakupu z rozrachunkiem (wyciąg bankowy, przelew, raport kasowy, kompensata).

W zależności od strony usunięcie inicjuje przycisk Usuń podświetlony rozrachunek Wn lub Usuń podświetlony rozrachunek Ma.

Jeśli dla podświetlonego dokumentu istnieje więcej niż jeden rozrachunek, kliknięcie przycisku wywołuje menu z opcjami do wyboru: Wszystkie rozrachunki dla podświetlonego wyżej dokumentu, Podświetlony rozrachunek.

Jeśli usuwany jest rozrachunek walutowy, najpierw trzeba odksięgować różnice kursowe. W takiej sytuacji wyświetlany jest komunikat z numerem dokumentu księgowego i przyciskiem Odksięguj. Jego kliknięcie spowoduje odksięgowanie różnicy kursowej.

• Rozrachuj dodatni i ujemny dokument ze strony: Rozliczenie dokumentów z tej samej strony.

W zależności od strony rozrachowanie inicjuje przycisk Rozrachuj dodatni i ujemny dokument ze strony Wn lub Rozrachuj dodatni i ujemny dokument ze strony Ma.

• Rozrachuj dokumenty ze stron: Rozliczenie dokumentów z przeciwnych stron.

W zależności od strony rozrachowanie inicjuje przycisk Rozrachuj dokument ze stron Wn i ze strony Ma lub Rozrachuj dokument ze strony Ma i ze strony Ma.

• Zmiana danych dokumentu: Pozwala zmienić opis i termin zapłaty oraz usunąć flagę zapłaty VAT w PLN (dotyczy zakupów walutowych z zapłatą VAT w złotówkach).
💡

Flagę zapłaty VAT w PLN trzeba usunąć, jeśli zapłata VAT w PLN była tylko częściowa (pozostała w walucie) lub jeśli w ogóle nie nastąpiła. Oprócz modułu rozrachunków można to zrobić z poziomu Preliminarza płatności (zobacz: Preliminarz płatności) lub z poziomu samego dokumentu.

• Podgląd dokumentu: Wyświetla trzy dodatkowe opcje:
• PK: Podgląd dokumentu dla strony (rozliczanego).
• Rozliczono: Podgląd rozrachunku dla strony (dokumentu rozliczającego).
• BO: Podgląd bilansu otwarcia rozrachunku dla strony.

Rozliczenia dokonywane przez pulpit rozrachunkowy następują na poziomie ksiąg.

Dodatkowe opcje – kwoty rozliczające, różnice kursowe (RKursR)

Osobny przycisk w pulpicie rozrachunkowym daje dostęp do dodatkowych opcji rozliczeń. Podobnie jak w przypadku opcji podstawowych, polecenia są w większości symetryczne – analogiczne dla strony Wn i dla strony Ma.

Dostępne opcje:

• Dopisz kwotę rozliczającą rozrachunek w PLN (bez ingerencji w obroty ks): Rozliczenie stricte techniczne, nie wprowadza zapisów na kontach.
• Utwórz zapłatę SML dla rozrachunku: Dopisuje rozrachunek w SML na podstawie rozrachunku księgowego. Jest to opcja awaryjna, wykorzystywana w celu uzgodnienia zapisów w księgowości z zapisami w module SML.
• Utwórz PK do strony na brakującą kwotę.
• Skasuj RKursR dla strony.
• Pokaż RKursR dla strony.
• Utwórz RKursR dla rozrachunku – kwota na czerwono.
• Utwórz RKursR dla rozrachunku.

Łączenie rozrachunków

Z pulpitu rozrachunkowego można wywołać funkcję łączenia rozrachunków (przycisk z ikoną spinacza). Służy ona do automatycznego parowania dokumentów systemowych – innych niż dokumenty rozrachunkowe zespołu 2. Przykładem jest rozliczanie materiałowe powstające z relacji dokumentów zakupowych z dokumentami magazynowymi lub dokumentów magazynowych z innymi dokumentami magazynowymi (np. MM+ z MM-, Pw z Rw).

Obroty na kontach

Przycisk Obroty na kontach z panelu rozrachunków otwiera okno podglądu obrotów – wyniku księgowań w rozbiciu na konta księgowe. Obroty wyświetlane z poziomu rozrachunków są ograniczone do kont rozrachunkowych.

Zobacz: Obroty na kontach.

Zestawienia

Saldo na obrotówce na koniec okresu powinno być równe kwocie do rozliczenia w rozrachunkach (filtr Zapisy: Nierozliczone).

Dlatego dobrym zwyczajem jest sprawdzić na koniec okresu – na koniec miesiąca lub przynajmniej na koniec okresu bilansowego (roku) – czy salda na obrotówce zgadzają się z tym, co zostało rozliczone na rozrachunkach. Brak zgodności oznacza, że albo coś zostało źle zaksięgowane, albo źle rozliczone.

Zwykle wykonuje się zestawienia kilku typów:

• Nierozliczone dokumenty zakupu i nierozliczone dokumenty sprzedaży
• Wiekowanie należności i zobowiązań (często w rozbiciu na waluty)
• Należności – spodziewane wpływy (na podstawie terminu płatności)

Rozrachunki powinny się zgadzać zarówno w złotówkach, jak i w walucie – czyli mieć poprawnie zaksięgowane różnice kursowe.

Panel Rozrachunków daje dostęp do trzech opcji tworzenia zestawień:

• Zestawienia dla okresu bilansowego
• Zestawienia dla zakresu dat
• Makiety zestawień

Zestawienia

Zestawienia dla okresu bilansowego i Zestawienia dla zakresu dat, poza sposobem określania badanego okresu, oferują te same możliwości. Uruchamiają opcję zestawień analogiczną do zestawień wywoływanych z okna obrotów analityk konta.

Zestawienia są wyświetlane w określonym kontekście. Przyciski Zestawienia dla okresu bilansowego i Zestawienia dla zakresu dat wyświetlają podmenu:

• Dla urzędu
• Dla pracownika
• Dla kontrahenta
• Dla konta

Wybór dowolnej z pozycji otworzy to samo okno okno definiowania parametrów zestawienia – z wstępnie zaznaczonym przedmiotem analizy (kontekstem). Pomimo wstępnego wyboru w tym momencie wciąż możliwa jest jego zmiana. Innymi słowy jedna funkcjonalność została rozbita na kilka opcji, w efekcie dając szybszy do nich dostęp.

Wiekowanie

Wiekowania, czyli rozrachunki w podziale na okresy, można generować przez włączenie odpowiedniej opcji w definicji zestawienia – zakładka 2, część Wiekowanie.

Makiety zestawień

Zapisane ustawienia zestawień rozrachunkowych.

Uprawnienia

Makiety pozwalają ograniczać lub dawać dostęp wybranym użytkownikom do zapisu wyników konkretnego zestawienia. Wyniki zestawień mogą być wyświetlane z poziomu Rozrachunków lub z poziomu Kontrolingu.

Dane historyczne

Dostęp do zapisanych zestawień wiekowania i rozrachunkowych: Moduły > Finanse i księgowość > Rozrachunki > Dane historyczne.

• Żeby zapisać wiekowania, w makiecie zestawienia, na zakładce 2, zaznacz opcję Zapisz wynik wiekowania.
• Żeby zapisywać zestawienia rozrachunków, w makiecie zestawienia, na zakładce Parametry ogólne, zaznacz opcję Nie pokazuj zestawienia (zachowaj wyniki zestawienia).

Zapisane zestawienia rozrachunkowe są także dostępne z poziomu kontrolingu.

Komunikaty

Przycisk Komunikaty z panelu rozrachunków wywołuje kartotekę kontrahentów z aktywnymi opcjami zarządzania komunikatami.

Dostępne komunikaty:

• Noty odsetkowe
• Potwierdzenia salda
• Wezwania do zapłaty

Żeby wygenerować komunikat:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Rozrachunki > Komunikaty.
2. (Opcjonalnie) Zaznacz kontrahentów.

Żeby zaznaczać pojedynczych kontrahentów, klikaj pozycje z wciśniętym klawiszem Ctrl (Control). Żeby zaznaczyć wszystkich kontrahentów, kliknij prawym klawiszem myszy i wybierz polecenie Zaznacz wszystko. Żeby zaznaczyć kontrahentów spełniających konkretne kryteria, kliknij przycisk Opcje i wybierz polecenie Zaznacz kontrahentów.

3. (Opcjonalnie) Żeby określić adresy e-mail do wysyłki wiadomości, kliknij przycisk Opcje i wybierz polecenie Dopisywanie adresów e-mail do wysyłki.
💡

Adres e-mail można edytować w momencie wysyłania dokumentu.

4. Kliknij przycisk Opcje i wybierz polecenie Noty odsetkowe dla kontrahenta, Potwierdzenie salda dla zaznaczonych kontrahentów lub Wezwanie do zapłaty dla zaznaczonych kontrahentów.

Każdy z tych dokumentów może zostać wydrukowany, zapisany do pliku lub wysłany przez e-mail bezpośrednio z Graffiti.ERP.

Noty odsetkowe

Dostęp: Moduły > Finanse i księgowość > Rozrachunki > Komunikaty > Opcje > Noty odsetkowe dla kontrahenta.

Pozwala dopisywać i ewidencjonować noty odsetkowe dla wybranych kontrahentów. Wybór kontrahentów następuje w momencie dopisywania not, w nowym oknie.

W momencie dopisywania noty określa się między innymi datę i walutę, numer wewnętrzny i wskazuje tabelę odsetkową. Następnie wskazuje się należności, do których będą generowane noty. Żeby generowanie było skuteczne, tabela odsetkowa musi obejmować okres, w którym mieszczą się daty wybranych dokumentów.

Następnie nota odsetkowa może być zaksięgowana ręcznym dokumentem księgowym.

Potwierdzenie salda

Dostęp: Moduły > Finanse i księgowość > Rozrachunki > Komunikaty > Opcje > Potwierdzenie salda dla zaznaczonych kontrahentów.

Pozwala generować potwierdzenie salda dla wybranych kontrahentów.

Wydruk potwierdzenia salda jest definiowany na podstawie opcji zaznaczonych przez użytkownika. Można wybrać m.in. daty i dokumenty dla zestawienia, walutę (PLN lub występująca na dokumentach), konta księgowe. Można dodatkowo filtrować zapisy zgodnie z datą lub wartością dokumentów. Można także personalizować tekst potwierdzenia, w tym wersje językowe w zależności od kraju.

Zdefiniowany wydruk potwierdzenia (zestaw ustawień) może zostać zapisany do wykorzystania w przyszłości. Możliwe jest zapisanie wielu wariantów potwierdzenia.

Po wygenerowaniu potwierdzenia można wydrukować lub wysłać notę pocztą elektroniczną (plik PDF).

Wezwanie do zapłaty

Dostęp: Moduły > Finanse i księgowość > Rozrachunki > Komunikaty > Opcje > Wezwanie do zapłaty dla zaznaczonych kontrahentów.

Pozwala generować wezwanie do zapłaty dla podświetlonego kontrahenta lub wszystkich zaznaczonych kontrahentów.

Podobnie jak w przypadku potwierdzenia salda, dokument jest generowany w oparciu o parametry określone przez użytkownika i może zostać zapisany, w wielu wariantach, do wykorzystania w przyszłości.

Automatyzacja komunikatów

Potwierdzenie sald i wezwanie do zapłaty można generować i wysyłać automatycznie, zgodnie z ustawionym przez użytkownika harmonogramem.

Służy do tego terminarz wywołań (Dodatkowe > Terminarz wywołań automatycznych).

Historia wysyłki komunikatów

W oknie komunikatów znajduje się też lista wysłanych wcześniej komunikatów.

Pod listą komunikatów znajdują się trzy przyciski:

• Wysłane za okres: Filtrowanie listy według zadanych warunków.
• Kasuj komunikat: Pozwala usuwać pojedyncze komunikaty.
• Edycja komunikatu: Pozwala edytować datę potwierdzenia i uwagi do pojedynczych komunikatów oraz przeglądać dokumenty księgowe i BO związane z wybranym komunikatem.

Konfiguracja wysyłania wiadomości z systemu

Wysyłanie wiadomości e-mail wymaga dodatkowo konfiguracji systemu.

• Kontrahent musi posiadać adres e-mail do wysyłki.
• Odpowiednio ustawiona opcja administracyjna: Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Poczta elektroniczna > Zdarzenia obsługiwane przez pocztę elektroniczną > Ręczne przesłanie dokumentu do kontrahenta. Należy skonfigurować samą opcję oraz konto nadawcy.
• Użytkownik systemu musi mieć w systemie ustawiony adres e-mail, z którego przeprowadzona zostanie wysyłka: Administracja Systemu > Role systemowe > Użytkownicy systemu / Uprawnienia > [użytkownik] > Zmień > pole Konto poczty elektronicznej.

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych