Moduł Zaliczki służy do ewidencji i rozliczania zaliczek pobranych przez pracowników na realizację obowiązków służbowych.

Uruchamianie modułu zaliczek

Wykonaj jedną z czynności:

• Wciśnij klawisze Ctrl+Y.
• Wybierz polecenie menu Moduły > Zaliczki.
• Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Kartoteki > Zaliczki.

Zobacz: Uruchamianie modułów.

Wprowadzanie zaliczek

Zaliczki pracownicze, takie jak zakupy firmowe albo koszty podróży służbowych, można wprowadzać na dwa sposoby:

• Z poziomu modułu zaliczek: Dopisywane ręcznie zaliczki są początkowo niezatwierdzone. Żeby je rozliczać, muszą zostać zatwierdzone.
• Z poziomu pozycji raportu kasowego: Zaliczka może być automatycznie generowana w momencie wprowadzenia operacji kasowej KW (–). Podmiot musi być ustawiony na pracownika, z zaznaczoną opcją Generuj zaliczkę z datą (zakładka Treść). Tak dodana zaliczka wprowadzana jest od razu do zaliczek zatwierdzonych. Zobacz: Raporty kasowe.

Rozliczanie zaliczek

Zaliczki pracownicze można rozliczyć przez powiązanie z pozycjami raportów kasowych i wyciągów bankowych, z fakturami zakupu, dokumentami PK lub BO.

Rozliczenia prowadzi się dla zaliczek zatwierdzonych.

Wiązanie zaliczki z pozycją raportu kasowego (od strony raportu)

Żeby połączyć zaliczkę pracowniczą z pozycją raportu kasowego od strony raportów kasowych:

1. Wybierz polecenie menu Moduły > Kasy.
2. (Opcjonalnie) Wybierz kasę i ustaw rok.
3. (Opcjonalnie) Jeśli nie ma otwartego raportu, kliknij przycisk Dopisz, ustaw numer raportu i datę otwarcia. Kliknij przycisk Potwierdź, żeby wprowadzić raport.
4. Wybierz raport i kliknij przycisk Pozycje.
5. W oknie pozycji raportu kliknij przycisk Dodaj i z menu wybierz polecenie Pozycję RK.
6. Określ parametry pozycji raportu:
• Operacja: Ustaw KW (–).
• Podmiot: Zaznacz pole Pracownik i wybierz pracownika ze słownika.
• Kod operacji: Wybierz z listy.

Listę operacji kasowych można edytować z poziomu pozycji raportu (przycisk Opcje > Operacje kasowe) lub w administracji systemu: Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe Systemu, zakładka Kasa.

• Kwota: Wpisz kwotę zaliczki.
• Powiązanie z zaliczką: Na zakładce Treść znajduje się pole Nr kolejny zaliczki, w które można wprowadzić ręcznie numer zaliczki lub wybrać zaliczkę z listy zaliczek.

Dostępna z tego poziomu lista zatwierdzonych zaliczek pracowniczych, może być bezpośrednio modyfikowana – na przykład można do niej dopisać nową zaliczkę.

Zaznacz opcję Generuj zaliczkę z datą, żeby określić datę dla zaliczki, która zostanie wygenerowana na podstawie informacji z pozycji raportu.

7. Kliknij przycisk Potwierdź, żeby wprowadzić pozycję raportu kasowego.

Jeżeli kwota z faktur jest większa niż kwota zaliczki, dopisując pozycję raportu kasowego jako rodzaj operacji trzeba zostawić KP – pomimo tego, że nastąpi kolejna wypłata z kasy. Na liście zaliczek dla pracownika zobaczysz wówczas rzeczywistą kwotę do rozliczenia (ujemną – ponieważ kwota zaliczki była niewystarczająca na zapłacenie faktur). Wskazanie takiej zaliczki spowoduje automatyczną zmianę rodzaju operacji dla pozycji raportu z KP na KW i wprowadzenie na nią kwoty do rozliczenia – różnicę kwot z faktur i kwoty zaliczki.

Zobacz także: Raporty kasowe.

Wiązanie zaliczki z fakturą zakupu (od strony faktury)

Przy odpowiedniej konfiguracji rejestru zakupowego, w głównym oknie faktur zakupowych znajduje się przycisk Zaliczka. Wywoła on funkcję wiązania (lub zerwania połączenia) wybranej faktury zakupowej z zaliczką dla pracownika.

Żeby wiązanie faktur i zaliczek było możliwe, rejestr zakupowy musi mieć w konfiguracji zaznaczoną opcję Edytuj zaliczki (Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe).

Wiązanie zaliczki z dokumentami (od strony zaliczki)

Żeby połączyć zaliczkę pracowniczą z pozycją raportu kasowego od strony zaliczek pracowniczych:

1. Wybierz polecenie menu Moduły > Zaliczki.
2. Wybierz zakładkę Zatwierdzone i kliknij przycisk Pozycje zaliczek. Zostanie otworzone okno z dwoma listami:
• Górna lista: Dokumenty powiązane z zaliczką.
• Dolna lista: Dokumenty bez odniesienia do zaliczki.
3. Na dolnej liście wybierz zakładkę rodzaju dokumentów:
• Pozycje raportu kasowego
• Dokumenty zakupu
• PK
• BO
• Pozycje wyciągów bankowych
4. (Opcjonalnie) Na dolnej liście ustaw parametry filtrowania dokumentów:
• Pracownik lub wskazany kontrahent: Filtr dla raportów kasowych i wyciągów bankowych.
• Sposób płatności, Zakres dat: Filtry dla dokumentów zakupu.
• Rok, miesiąc, strona i numer konta księgowego: Filtry dla dokumentów PK.
5. Żeby powiązać dokument z zaliczką, wykonaj jedną z czynności:
• Na dolnej liście podświetl dokument i kliknij przycisk ze strzałką w górę.
• Przeciągnij dokument z dolnej listy na górną listę.
6. (Opcjonalnie) Wprowadź kwotę rozliczenia (procent lub wartość) i kliknij przycisk Potwierdź.

Zaliczki mogą być rozliczane wyłącznie przez faktury, których zapłata nie nastąpiła na drodze przelewu.

Księgowanie zaliczek pracowniczych

Żeby zaksięgować zaliczkę pracowniczą, trzeba najpierw przenieść do bufora lub ksiąg dokumenty, które rozliczają zaliczkę (raporty kasowe, faktury zakupowe, dokumenty PK, BO, wyciągi bankowe).

Zaliczki pracownicze można księgować przez operacje w module Księgowości. Zobacz: Księgowanie zaliczek pracowniczych.

Przesuwanie zaliczek do etapu rozrachowanych

Przesunięcie zaliczki do etapu rozrachowanych może nastąpić wyłącznie po zaksięgowaniu zaliczki. Może być wykonane automatycznie w momencie księgowania lub ręcznie w module zaliczek.

Żeby ręcznie przesunąć zaliczkę do rozrachowanych:

1. Wybierz polecenie menu Moduły > Zaliczki.
2. Wybierz zakładkę Zatwierdzone i kliknij przycisk Rozrachowane.

Zostanie otworzone okno zamykania zaliczki.

3. (Opcjonalnie) W oknie zamykania zaliczki zmień ustawienia:
• zaznacz lub odznacz pola generowania rozrachunków kontrahenckich i pracowniczych,
• zmień datę zamknięcia.
4. Kliknij przycisk Potwierdź.

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych