Formuły kontroli księgowań pozwalają automatycznie sprawdzać poprawność księgowania.

Tworzenie formuły kontroli

Formuły kontroli składają się z danych oraz definicji i filtrów.

Dane formuły

Żeby dopisać formułę kontroli:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Formuły kontroli księgowań.
2. Kliknij przycisk Dopisz.
3. Na zakładce Dane ustaw parametry nagłówka matrycy:
• Opis formuły: Wprowadzany w polu Formuła.

Opis może być uzupełniany parametrami dodatkowymi – [>], [<], [>=], [<=]. W ten sposób można włączyć badanie dodatkowych warunków – odpowiednio: strona 1 większa od strony 2, strona 1 mniejsza od strony 2, strona 1 większa lub równa stronie 2, strona 1 mniejsza lub równa stronie 2. Jeśli warunek nie zostanie spełniony, wyświetlany jest błąd. Wyjaśnienie działania tej funkcji jest też podane na zakładce Uwagi.

• Technika badania formuły: Na poziomie obrotów kont, Na poziomie każdego dokumentu PK (porównanie stron formuły), Formuła predefiniowana: kontrola ciągłości numeracji PK, Formuła predefiniowana: kontrola ciągłości numeracji dziennika księgowań. Zobacz: Formuły predefiniowane.
💡
Badanie na poziomie obrotów kont jest przydatne na przykład do sprawdzania zgodności zapisów pod koniec miesiąca. Badanie na poziomie dokumentu będzie przydatne w momencie edycji lub księgowania pojedynczych dokumentów.
• Miejsce przetwarzania formuły: Księgi – Operacje – Kontrola formuł, Zamykanie miesiąca, Edycja PK, Podgląd PK, Wszędzie, Automatycznie przy przesuwaniu PK ręcznego do bufora, Nigdzie. Zobacz: Uruchamianie formuł kontroli.
• Rok bilansowy i liczba porządkowa są wprowadzane automatycznie i nie podlegają edycji.
4. Na zakładce Definicja formuły wprowadź pozycje formuły. Definicji nie tworzy się dla formuł predefiniowanych.
5. Kliknij przycisk Potwierdź.

Definicja i filtry formuły

Na definicję formuł składają się kolejne pozycje, z których każda dotyczy jednej z dwu stron – 1 lub 2 – równania. Można dodawać dowolną ilość pozycji oraz relacje, jakie będą zachodziły pomiędzy poszczególnymi pozycjami dla strony (dodawanie lub odejmowanie). W ten sposób ustala się, jakie kwoty będą ze sobą porównywane – czyli kwoty wynikające ze strony 1 i ze strony 2.

Żeby utworzyć definicję formuły kontroli:

1. W oknie dopisywania lub edycji formuły kliknij zakładkę Definicja formuły, kliknij przycisk Dopisz i ustaw parametry:
• Strona równania: Do wyboru 1 lub 2.
• Podmiot: Element, do którego odwoływać się będzie pozycja: Konto lub stała kwota (Constans).
• (Opcjonalnie) W przypadku wskazania konta jako podmiotu, określ konto (pole Obroty na koncie) i ustaw parametr Strona konta (Wn, Ma, Saldo).
💡
Można wskazać konto ze słownika lub wprowadzić tylko fragment numeru kont. Przykładowo wpisanie cyfry 4 spowoduje wzięcie pod uwagę wszystkich kont zespołu 4.
• (Opcjonalnie) Jeśli w nagłówku formuły jako technika badania formuły ustawiono opcję Na poziomie kont, określ zakres (Narastająco lub W miesiącu).
• (Opcjonalnie) Zaznacz opcję Minus, jeżeli powiązana z pozycją kwota ma zostać wprowadzona ze znakiem ujemnym.
• Rok bilansowy i numer są wprowadzane automatycznie i nie podlegają modyfikacji.
2. Kliknij przycisk Potwierdź, żeby wprowadzić pozycję definicji.
3. Powtórz kroki 1 i 2, żeby dopisać kolejne pozycje definicji formuły.
4. (Opcjonalnie) Na zakładce Filtry zdefiniuj dodatkowy warunek przetwarzania formuły.

Żeby zmienić lub usunąć pozycję, kliknij ją, następnie wykonaj jedną z czynności:

• Kliknij przycisk Zmień, żeby modyfikować parametry.
• Kliknij przycisk Usuń i potwierdź przyciskiem Tak.

Zmiana i usuwanie formuły kontroli

Żeby zmienić lub usunąć formułę, wybierz jej pozycję na liście w oknie głównym formuł kontroli, następnie wykonaj jedną z czynności:

• Kliknij przycisk Zmień, żeby modyfikować parametry nagłówka i pozycje definicji.
• Kliknij przycisk Usuń i potwierdź przyciskiem Tak.

Formuły predefiniowane

Ciągłość numeracji dokumentów PK lub dziennika księgowań może zostać zaburzona np. w sytuacji edycji lub usunięcia PK. Graffiti.ERP udostępnia dwie formuły predefiniowane, które pozwalają to sprawdzić:

• Kontrola ciągłości numeracji PK
• Kontrola ciągłości numeracji dziennika księgowań

Żeby dopisać formuły predefiniowane, w oknie formuł kontroli księgowań kliknij przycisk Dodaj predefinicje. Spowoduje to dopisanie dwóch formuł z miejscem przetwarzania ustawionym na Księgi – Operacje – Kontrola formuł.

Formuły kontroli służą wyłącznie sprawdzeniu ciągłości numeracji. Żeby automatycznie przenumerować PK lub dziennik księgowań trzeba skorzystać z narzędzi kontroli integralności danych. Zobacz: Przenumerowanie dziennika księgowań/PK.

Uruchamianie formuł kontroli

W zależności od ustawienia miejsca przetwarzania formuły, może być ona uruchomiona ręcznie lub automatycznie w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia.

Wybór miejsca przetwarzania formuły polega na zaznaczeniu jednej z opcji:

• Księgi – Operacje – Kontrola formuł: Uruchomienie ręczne przez wybór opcji Operacje > Kontrola formuł w oknie dokumentów PK (Moduły > Finanse i księgowość > Księgi).
• Zamykanie miesiąca: Uruchomienie automatyczne w momencie przeprowadzania kontroli w momencie zamykania miesiąca.
• Edycja PK: Uruchomienie ręczne przez wybór opcji Formuły w oknie edycji PK.
💡

Formuła z miejscem Edycja PK może także służyć do generowania pozycji ręcznego dokumentu księgowego.

• Podgląd PK: Uruchomienie ręczne przez wybór opcji Formuły w oknie podglądu PK.
• Automatycznie przy przesuwaniu PK ręcznego do bufora: Automatycznie przy zatwierdzaniu dokumentu – zarówno przy przesunięcia do bufora, jak i do ksiąg. W przypadku wykrycia braku zgodności przesunięcie zostanie zablokowane i wyświetlony komunikat z informacją na ten temat.

Formuła z takim miejscem przetwarzania może też być uruchamiana ręcznie

• Wszędzie: Formuła dostępna we wszystkich powyższych sytuacjach.
• Nigdzie: Równoznaczne z blokadą dostępu do formuły.

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych