Dokumenty ręczne dotyczą zdarzeń, które nie wynikają z dokumentów transakcyjnych. Można je wypełniać ręcznie lub generować na podstawie matryc dekretów.

Wystawianie ręcznych dokumentów księgowych

Ręczne dokumenty księgowe – ręczne PK – mogą być wystawiane zarówno przy wykorzystaniu zdefiniowanych wcześniej matryc dekretów, jak i z ich pominięciem, z dostępem jedynie do odpowiednich słowników, np. cech PK lub planu kont. Nawet korzystając z matrycy, użytkownik może ręcznie wprowadzać księgowane kwoty i wybierać konta do dekretacji. Matryca ma zapewnić poprawność dekretu, ale pozwala edytować dane, które są wprowadzane do dokumentów.

Zobacz: Matryce dekretów.

Niektóre dokumenty ręczne mogą być generowane automatycznie (np. różnice kursowe lub faktury wewnętrzne). Rozliczenie międzyokresowe kosztów, także wprowadzane jako dokument ręczny, może działać w oparciu o utworzony wcześniej harmonogram. Zobacz: Pozostałe dokumenty ręczne.

Standardowe dokumenty ręczne

Ręczne dokumenty księgowe są wprowadzane z zgodnie z rodzajami dokumentów ręcznych. Zobacz: Rodzaje dokumentów ręcznych.

W jednym oknie wprowadza się parametry nagłówka i dopisuje pozycje.

Żeby dopisać ręczny dokument księgowy:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę Ręczne.
3. (Opcjonalnie) Ustaw parametry: Rok bilansowy, Miesiąc bilansowy, Rejestr PK, Konto. Zobacz: Filtrowanie dokumentów księgowych.
4. Wybierz rodzaj dokumentu ręcznego z listy.
5. Kliknij przycisk Dopisz albo wciśnij klawisze Alt+D.
💡

Niektóre dokumenty ręczne dopisuje się w specjalny sposób. Zobacz: Pozostałe dokumenty ręczne.

6. Wprowadź dane nagłówka.

Cechę PK, walutę, kod kontrahenta, formę płatności, bank (dla płatności przelewem) i treść można wprowadzać na podstawie słowników. Kontrahenta i treść można w tym miejscu dopisać – te pozycje zostaną wprowadzone do baz systemowych i będą dostępne w późniejszym czasie (także dla innych użytkowników).

7. Dopisz pozycje. Zobacz: Dopisywanie pozycji ręcznego dokumentu księgowego.
8. Zatwierdź przyciskiem Do bufora lub Do ksiąg.

Księgowanie ręczne może dotyczyć konkretnych dokumentów systemowych lub zostać przeprowadzone bez odniesienia do innych zdarzeń systemowych (tzw. prosty dokument PK).

W zależności od wybranego rodzaju dokumentu ręcznego, dostępne opcje i funkcje mogą się nieznacznie różnić.

Żeby zmienić lub usunąć pozycje dokumentu, wykonaj jedną z czynności:

• Wybierz pozycję dokumentu i kliknij przycisk Zmień.
• Wybierz pozycję dokumentu lub zaznacz wiele pozycji, klikając je z wciśniętym klawiszem Ctrl (Control). Następnie kliknij przycisk Usuń i potwierdź przyciskiem Tak.

Jeśli usuwane pozycje wprowadzały zapisy do rejestru VAT, w kolejnym oknie wyboru potwierdź usunięcie wpisów do rejestru przyciskiem Kasuj.

Pozostałe dokumenty ręczne

Księgowanie niektórych zdarzeń wymaga specjalnej procedury lub odwołania do zdarzeń zarejestrowanych w systemie i przebiega w innym trybie.

Są to księgowania:

• według harmonogramu (rozliczenie międzyokresowe kosztów)
• zaliczek pracowniczych
• różnic kursowych
• rozliczeń faktur zaliczkowych

Takie księgowania są dostępne przez przycisk Operacje z okna ręcznych dokumentów księgowych. Zobacz: Operacje dodatkowe, bilans otwarcia, wydruki.

Więcej informacji o rodzajach dokumentów i automatyzacji znajduje się w rozdziale Rodzaje dokumentów ręcznych.

Dopisywanie pozycji ręcznego dokumentu księgowego

Pozycje standardowego ręcznego dokumentu księgowego rożna dopisywać na kilka sposobów:

• ręcznie
• na podstawie matryc dekretów
• na podstawie automatów przeksięgowujących
• w oparciu o rozrachunki z kontrahentem
• korzystając z formuł kontroli

Ręczne dopisanie pozycji

To najprostszy sposób dopisania pozycji dokumentu księgowego.

1. W oknie dopisywania lub edycji dokumentu ręcznego kliknij przycisk Dopisz.
2. Wprowadź treść pozycji, wartości i konta dla stron Wn i Ma.
3. Kliknij przycisk Potwierdź.

Żeby wprowadzić dekretację równoległą wykonaj jedną z czynności:

• Kliknij przycisk Dopisz i zaznacz opcję Zapis równoległy.
• Kliknij przycisk Nowy zapis.

Zapis równoległy nie wchodzi do rejestru VAT i nie zwiększa wartości dokumentu księgowego. Niemniej taki zapis jest oddzielnie bilansowany, zatem wprowadzane kwoty powinny się równoważyć.

Dopisanie pozycji na podstawie matrycy dekretów

1. W oknie dopisywania lub edycji dokumentu ręcznego kliknij przycisk Matryca i wybierz polecenie Matryce przeksięgowań.

Zostanie wywołana lista matryc dekretów dla wybranego rodzaju dokumentu ręcznego.

2. Wybierz matrycę i zaznacz jedną z opcji:
• Nałóż: Pozycje matrycy utworzą kolejne pozycje w wybranej parze.
• Dodaj: Pozycje matrycy wprowadzą zapis równoległy (nowe pary) do dekretacji.
3. Kliknij przycisk Wybierz.
4. Jeśli matryca ma włączoną opcję edycji rejestru VAT, wyświetlone zostanie okno rejestru VAT dokumentu PK. Jeśli dopisywany rodzaj PK został przypisany do więcej niż jednego rejestru VAT, wybierz rejestr. Wybierz rok VAT, miesiąc i określ kwoty dla poszczególnych grup rejestru. Wskaż też rejestr sprzedaży, zakupów lub faktur wewnętrznych (w zależności od rodzaju wprowadzanego dokumentu).
💡

Skojarzenie rodzajów dokumentów księgowych z rejestrami VAT przeprowadza się w definicjach Księgowości. Zobacz: Dokumenty dla rejestru VAT.

5. Jeśli matryca zawiera odniesienia do danych, które trzeba wprowadzić dla dokumentu, wywołane zostanie okno z listą pozycji do uzupełnienia. Wybierz pozycję i kliknij przycisk Zmień, żeby ustawić wartość parametru (np. wybrać kontrahenta z kartoteki). Po określeniu ustawień wszystkich parametrów, kliknij przycisk Potwierdź.
6. Kliknij przycisk Potwierdź, żeby wprowadzić pozycje matrycy do dokumentu.

Dopisanie pozycji na podstawie automatu przeksięgowującego

1. W oknie dopisywania lub edycji dokumentu ręcznego kliknij przycisk Matryca i wybierz polecenie Automaty przeksięgowujące.
2. Wybierz automat przeksięgowań i kliknij przycisk Wybierz.
3. Określ rok i okres.
4. Kliknij przycisk Potwierdź, żeby wprowadzić pozycje do dokumentu.

Zobacz: Automaty przeksięgowań.

Dopisanie pozycji w oparciu o rozrachunki z kontrahentem

W przypadku dokumentów typu Komp (kompensata) możliwe jest dopisanie pozycji dokumentu księgowego na podstawie rozrachunków wybranych w rozliczeniu.

1. W oknie dopisywania ręcznej kompensaty (Komp) kliknij przycisk Rozrachunek i wybierz zakres analizy zapisów:
• Dla kontrahenta
• Dla urzędu
• Dla pracownika
• Zaznaczone syntetyki
• Wszystkie (nierozliczone zapisy na kontach rozrachunkowych)
2. Zaznacz pozycje do rozliczenia klikając je z wciśniętym klawiszem Ctrl (Control).
3. (Opcjonalnie) Podświetl pozycję i kliknij przycisk Zmień kwotę, żeby określić inną niż z dokumentu kwotę do rozliczenia. Wywołane zostanie okno, w którym można ręcznie określić kwotę do rozliczenia.

Jeśli kwota z dokumentu jest większa niż dostępna kwota do rozliczenia, po otwarciu okna zmiany kwoty wciśnij klawisz Strzałka w dół, żeby automatycznie wprowadzić kwotę do rozliczenia (różnicę między kwotą z dokumentu a kwotą rozliczoną przez pozostałe zaznaczone dokumenty).

Żeby automatycznie wprowadzić konieczne zmiany rozliczanych kwot we wszystkich dokumentach, kliknij przycisk Uzgodnij.

4. Kliknij przycisk Rozlicz.

Żeby powstała kompensata, rozliczane dokumenty muszą być zaksięgowane.

Podczas wystawiania zwykłego dokumentu PK (ręcznego), opcja Rozrachunek pozwala tylko rozliczać (pinezka Rozrachunek), ale nie tworzy pozycji dokumentu księgowego.

Dopisanie pozycji w oparciu o formuły kontroli

Zobacz: Wykorzystanie formuł kontroli księgowań.

Rejestr VAT

Przycisk Rej. VAT w oknie dopisywania lub edycji dokumentu ręcznego pozwala prowadzić ewidencję wartości w rejestrach VAT. Jest to możliwe dla dokumentów typu Zob i Nal.

Jest to funkcjonalność, która różni się od funkcji dostępnej w podglądzie dokumentu księgowego, która wyświetla wpisy do rejestru VAT. Zobacz: Rejestry VAT (edycja dokumentu).

Żeby edytować zapisy w rejestrze VAT:

1. W oknie dopisywania lub edycji dokumentu ręcznego kliknij przycisk Rej. VAT.
2. W oknie rejestru VAT określ:
• Rejestr VAT: Dotyczy sytuacji, w której dokument jest połączony z kilkoma rejestrami.
💡

Skojarzenie rodzajów dokumentów księgowych z rejestrami VAT przeprowadza się w definicjach Księgowości. Zobacz: Dokumenty dla rejestru VAT.

• Rok i miesiąc VAT.
• Kwoty dla poszczególnych grup rejestru: Kliknij dwukrotnie pozycję do zmiany lub wybierz pozycję i kliknij przycisk Zmień. Następnie wprowadź kwoty w polu kwoty Netto. Kwota VAT i brutto jest obliczana automatycznie.

Możliwa jest ręczna zmiana kwoty VAT. Żeby przywrócić kwotę VAT obliczoną na podstawie grup rejestru, kliknij przycisk z kłódką umieszczony obok pola VAT.

• Rejestr: W zależności od rodzaju wprowadzanego dokumentu księgowego będzie to rejestr sprzedaży, zakupów lub faktur wewnętrznych.
3. Kliknij przycisk Zamknij.

Makra-cechy dla pozycji

Zobacz: Przydział kwot do cech (makra-cechy).

Przydzielanie cech pozycjom

Przycisk Cecha poz. w oknie edycji dokumentu księgowego pozwala przypisać do dokumentu księgowego:

• Cechę PK.
• Zlecenia z podziałem wartości zgodnym z kluczem standardowym lub kluczem incydentalnym.

Możliwość przydzielania cech zależy od konfiguracji systemu. Żeby włączyć tę funkcjonalność, wybierz kolejno Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Księgowość, następnie na zakładce PK włącz (zaznacz) opcję Edytuj cechę dla pozycji PK.

Sumowanie wartości

W oknie edycji ręcznego dokumentu księgowego dostępny jest przycisk ∑. Jego kliknięcie przełącza sumowanie wartości z pozycji dokumentu w trzech rodzajach kwot: Wn, Ma, Saldo.

Sumy są wyświetlane w dwóch postaciach:

• Po lewej stronie: Sumy bez zapisów równoległych.
• Po prawej stronie: Sumy wszystkich zapisów.

Wykorzystanie formuł kontroli księgowań

W oknie edycji znajduje się przycisk Formuły. Daje dostęp do dwóch opcji:

• Badanie formuł poprawności dekretu: Pozwala wybrać formuły kontroli księgowań, które mają być wykonane dla dokumentu.
• Dodanie pozycji PK na podstawie formuły poprawności dekretu: Pozwala wygenerować pozycje w oparciu o formułę kontroli. Dostępne tu są formuły z miejscem przetwarzania formuły ustawionym na Edycja PK lub Wszędzie.

Formuły kontroli tworzy się w definicjach Księgowości. Zobacz: Formuły kontroli księgowań.

Przesunięcie do bufora lub do ksiąg

Po wprowadzeniu wszystkich informacji można dokument przesunąć do bufora lub od razu do ksiąg. Służą do tego przyciski Do bufora i Do ksiąg – dostępne w oknie edycji dokumentu. Jeśli dokument został wprowadzony do bufora, przed zamknięciem okresu bilansowego należy przesunąć dokument do ksiąg (zaksięgować). Zobacz: Bufor a księgi.

W momencie przesuwania do bufora lub ksiąg przeprowadzane są standardowe testy poprawności danych. Uruchamiane są także przygotowane przez użytkownika formuły kontroli księgowań. Zobacz: Formuły kontroli księgowań.

Księgowanie dokumentów z bufora

Żeby wprowadzić do ksiąg dokumenty, które znajdują się w buforze:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Zaznacz dokumenty do zaksięgowania – klikaj pozycje z wciśniętym klawiszem Ctrl (Control).
💡
Ustaw status dokumentów na Bufor, żeby wyświetlić tylko dokumenty z bufora księgowego.
3. Kliknij przycisk Księguj.

Kontrola poprawności księgowania

Przy przesuwaniu dokumentu do bufora lub ksiąg przeprowadzane są:

• wbudowane kontrole poprawności dekretacji,
• formuły kontroli księgowań, których miejsce przetwarzania jest ustawione na Edycja PK, Wszędzie i Automatycznie przy przesuwaniu PK ręcznego do bufora.

Formuły kontroli tworzy się w definicjach Księgowości. Zobacz: Formuły kontroli księgowań.

Otwieranie i usuwanie ręcznych dokumentów księgowych

Niezaksięgowany ręczny dokument księgowy można otworzyć, wprowadzić poprawki i ponownie przenieść do bufora lub od razu do ksiąg.

Otwieranie dokumentu

Żeby otworzyć ręczny dokumenty PK:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę Ręczne.
3. (Opcjonalnie) Ustaw parametry: Rok bilansowy, Miesiąc bilansowy, Rejestr PK, Konto. Zobacz: Filtrowanie dokumentów księgowych.
4. Wybierz rodzaj dokumentu ręcznego z listy.
5. Wybierz dokument na liście. Następnie kliknij przycisk Otwórz i w oknie wyboru kliknij przycisk Otwórz.

Usuwanie dokumentu

Żeby usunąć ręczny dokumenty PK:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę Ręczne.
3. (Opcjonalnie) Ustaw parametry: Rok bilansowy, Miesiąc bilansowy, Rejestr PK, Konto. Zobacz: Filtrowanie dokumentów księgowych.
4. Wybierz rodzaj dokumentu ręcznego z listy.
5. Wykonaj dowolną z czynności:
• Wybierz dokument na liście. Następnie kliknij przycisk Otwórz i w oknie wyboru kliknij przycisk Usuń.
• Otwórz dokument i w oknie edycji kliknij przycisk Anuluj. Następnie w oknie wyboru kliknij przycisk Anuluj dok.
• Zaznacz dokumenty, klikając je z wciśniętym klawiszem Ctrl (Control). Następnie kliknij przycisk Operacje i wybierz z menu polecenie Kasowanie PK zaznaczonych. Potwierdź operację przyciskiem Tak.

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych