Dokumenty księgowe można przeglądać (podgląd) oraz edytować (zmieniać lub dopisywać informacje). Jednak nawet z poziomu podglądu można zmieniać niektóre dane.

Podgląd dokumentów księgowych

Żeby wyświetlić podgląd dokumentu księgowego:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę rodzaju dokumentu.
3. Wybierz dokument i kliknij przycisk Pokaż.

Zostanie otworzone okno podglądu dokumentu księgowego. W oknie podglądu można przeglądać zapisy z dokumentu, zmienić niektóre zapisane w nim informacje oraz wyświetlić dokumenty powiązane z dokumentem księgowym.

Edycja treści z poziomu podglądu

Z poziomu podglądu dokumentu księgowego można w ograniczonym stopniu zmieniać informacje z tego dokumentu.

1. W oknie podglądu dokumentu księgowego kliknij przycisk Edycja. Otworzy się okno edycji PK.
2. W oknie edycji PK wybierz zakładkę:
• Nagłówek PK: Pozwala zmienić treść nagłówka dokumentu.
• Pozycja PK: Pozwala edytować dane związane z podświetloną pozycją dokumentu: opis, cechę PK, zaliczkę pracowniczą (z modułu zaliczek pracowniczych), stronę (Wn lub Ma), konta księgowe dla pozycji. Z tego poziomu można przeglądać zapisy na wybranych kontach księgowych.

Jeśli na koncie związanym z pozycją PK jest już rozrachunek dla tego dokumentu, konto nie podlega edycji. Jeśli konto nie jest związane z kontrahentem lub pracownikiem wskazanym w nagłówku dokumentu (np. konto kosztowe), można je edytować.

• Zlecenie / Klucz: Opcje związane z Technicznym kosztem wytworzenia (TKW). Możesz przyporządkować przeglądanemu PK zlecenie produkcyjne albo określić rozdział kosztów wynikających z PK – na podstawie klucza standardowego, zdefiniowanego w module Kontrolingu lub klucza incydentalnego, zdefiniowanego dla wybranego PK.

Standardowy klucz podziału kosztów jest definiowany w module Kontrolingu (Moduły > Kontroling > Techniczny koszt wytworzenia, przycisk Klucze podziałowe). Klucz incydentalny definiowany jest dla pojedynczych PK, można jednak korzystać podziału (Predefinicje na użytek kluczy incydentalnych).

Żeby wprowadzić inne zmiany trzeba dokument odksięgować lub wprowadzić do schowka edycyjnego. Zobacz: Edycja dokumentów księgowych.

Formuły kontroli

Przycisk Formuły wyświetla listę dostępnych formuł kontroli, które jako miejsce przetwarzania formuły mają wybraną opcję Wszędzie, Podgląd PK lub Automatycznie przy przesuwaniu PK ręcznego do bufora.

Wywołane z tego poziomu formuły sprawdzają poprawność księgowania dokumentu. Alternatywą jest wywołanie formuł księgowania dla wielu dokumentów księgowych jednocześnie (przycisk Operacje w oknie dokumentów).

Zobacz: Formuły kontroli księgowań.

Rejestry VAT

Przycisk Rejestr VAT wyświetla wpisy do rejestru VAT, które pochodzą z przeglądanego dokumentu księgowego.

W oknie z wpisami można:

• zmienić okres VAT (dla wybranego rejestru lub wszystkich rejestrów)
• zmienić stawkę VAT
• zamienić rejestr VAT
• zmienić rejestr wprowadzania (dotyczy dokumentów ZOB i NAL)
• wybrać część kwoty do zamiany rejestru, okresu lub stawki VAT (przycisk Wytnij część kwoty)

Wytnij część kwoty

Żeby zmienić rejestr, okres lub stawkę VAT tylko dla części kwoty:

1. W oknie podglądu dokumentu księgowego wybierz pozycję i kliknij przycisk Rejestr VAT.
2. Wybierz pozycję z kwotą (dolna lista).
3. Kliknij przycisk Wytnij część kwoty. Wyświetli się okno wprowadzenia kwoty do wycięcia.
4. Określ kwotę do wycięcia (netto, VAT lub brutto).
5. Wykonaj jedną z czynności:
• Żeby przepisać wyciętą kwotę do innego rejestru: Kliknij przycisk Zamiana rejestru VAT i wybierz rejestr.
• Żeby ustawić inną stawkę dla wyciętej kwoty: Kliknij przycisk Zmiana stawki VAT i z menu wybierz stawkę.
• Żeby zmienić okres VAT dla wyciętej kwoty: Kliknij przycisk Zmiana okresu VAT i z menu wybierz polecenie Dla podświetlonego rejestru (tylko wycięte kwoty) lub Dla wszystkich rejestrów (tylko wycięte kwoty).

Podgląd dokumentów i informacji związanych z dokumentem księgowym

Przycisk Dok. źródłowe wyświetla dokument lub listę dokumentów, które są źródłem dla pozycji dokumentu księgowego. W zależności od rodzaju dokumentu księgowego może to być pojedynczy dokument (na przykład faktura sprzedaży lub wyciąg bankowy) lub kilka dokumentów (na przykład kilka nierozliczonych faktur walutowych, na podstawie których został wygenerowany RKursN).

Rozrachunki

Przycisk Rozrachunki wyświetla menu, które pozwala przejrzeć rozrachunki dla wybranego zapisu i strony (Wn lub Ma) albo uruchomić pulpit rozrachunkowy dla konta z wybranej strony pozycji.

Zobacz: Rozrachunki.

Zapisy

Przycisk Zapisy pozwala wyświetlić zapisy ze wskazanego okresu dla kont z aktualnie podświetlonej pozycji dokumentu. Jeśli pozycja ma zapisy po obydwu stronach (Wn i Ma), najpierw wyświetlane jest menu wyboru strony (konta dla strony).

Dodatkowe opcje podglądu

Przycisk Opcje wyświetla menu z poleceniami:

• Zapis walutowy: Przełącza wyświetlanie kwot na walutę dokumentu. Tę samą funkcję można włączyć przyciskiem umieszczonym w prawym górnym rogu okna podglądu dokumentu.

Opcja aktywna dla dokumentów walutowych.

Po przełączeniu wyświetlania na walutę dokumentu, pojawia się dodatkowa kolumna na walutę, a opcja zmienia się na Zapis PLN, który przełącza wyświetlanie kwot ponownie na polskie złote.

• Kurs: Wyświetla okienko z informacjami o kursie waluty (waluta, kurs, data kursu, tabela kursu, rodzaj kursu i kategoria kursu).
• Protokoły/formularze: Ewidencja protokołów i formularzy.
• Generuj przelew: Pozwala wygenerować przelew dla niezapłaconych dokumentów powiązanych z podświetloną pozycją dokumentu księgowego.
• Podgląd faktury źródłowej.
• Przywiąż pozycję budżetu.
• Kasuj przywiązanie do pozycji budżetu.
• Zamówienie klienta.

Edycja dokumentów księgowych

Dokumenty księgowe można zmieniać do momentu przesunięcia do ksiąg. Dokumentów umieszczonych w księgach zasadniczo nie można już edytować. Zobacz: Bufor a księgi.

Edycja różni się nieco w przypadku dokumentów ręcznych i księgowania dokumentów transakcyjnych:

• Edycja dokumentów ręcznych: Dokument ręczny wprowadzony do bufora można chwilowo otwierać i wprowadzać zmiany. Następnie taki dokument należy na nowo wprowadzić do bufora.

Nie ma w tym przypadku opcji zachowania zmian bez wprowadzania do bufora lub ksiąg.

• Edycja księgowania dokumentów transakcyjnych: Dokumenty księgowe, które nie są dokumentami ręcznymi, można otwierać i zmieniać. Następnie można je wprowadzić do bufora, do ksiąg, lub zachowywać zmiany w schowku edycyjnym (bez wprowadzania do bufora lub ksiąg).

Edycja ręcznych dokumentów księgowych

Żeby edytować ręczny dokumentu księgowy:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę Ręczne.
3. (Opcjonalnie) Ustaw parametry: Rok bilansowy, Miesiąc bilansowy, Rejestr PK, Konto. Zobacz: Filtrowanie dokumentów księgowych.
4. Wybierz rodzaj dokumentu ręcznego z listy.
5. Wybierz dokument i kliknij przycisk Otwórz.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Usuwanie/Otwieranie PK.

6. Kliknij przycisk Otwórz.

Edycja księgowania dokumentów transakcyjnych

Żeby edytować księgowanie dokumentu transakcyjnego:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę rodzaju dokumentu:
• Sprzedaż
• Zakupy
• Wyciągi bankowe
• Raporty kasowe
• Dokumenty magazynowe
• Płace
3. (Opcjonalnie) Ustaw otwarty okres bilansowy (rok, miesiąc).
4. Wybierz dokument i kliknij przycisk Usuń PK.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Usuń/Schowek PK.

5. Kliknij przycisk Schowek.

Przydział kwot do cech (makra-cechy)

Rozdział kwot do cech z makr można przeprowadzić w momencie dopisywania ręcznego dokumentu księgowego lub po dopisaniu dokumentów księgowych, z poziomu podglądu lub edycji dokumentu. Używa się do tego makr-cech.

Przypisanie w taki sposób kwot pozycjom makr nie wpływa na samo księgowanie. Pozwala natomiast powiązać dokumenty z cechami, z którymi kojarzone są określone kwoty. Na tej podstawie mogą być później tworzone dodatkowe zestawienia na obrotówce.

Żeby przydzielić wartości pozycjom makra:

1. Wykonaj jedną z czynności:
• W oknie dopisywania lub edycji dokumentu księgowego: Kliknij przycisk Opcje i z menu wybierz jedno z poleceń: Makra-cechy dla wszystkich pozycji, Makra-cechy dla wskazanej pozycji, Makra-cechy dla zaznaczonych rekordów.
• W oknie podglądu dokumentu księgowego: Kliknij przycisk Makra.

Otworzy się okno rozdziału procentowego cech dla dokumentu PK.

2. (Opcjonalnie) Jeśli przydzielasz makra kilku pozycjom, w oknie rozdziału wybierz pozycję dokumentu (górna lista).
3. Wybierz makro na liście (lista na dole, po lewej stronie).
4. Wybierz pole w kolumnie Procent lub w kolumnie Wartość w wierszu pozycji makra (lista na dole, po prawej stronie), wciśnij klawisz Enter i wpisz wartość (przydziału procentowego lub kwoty).

Wpisanie wartości procentowej powoduje automatyczne obliczenie kwoty. Analogicznie wpisanie kwoty powoduje obliczenie wartości procentowej.

Suma wartości ze wszystkich pozycji makra powinna odpowiadać kwocie z pozycji dokumentu (100%). Rozdział kwot zależy od użytkownika – można przydzielić 100% pojedynczej pozycji makra lub rozdzielić kwotę na wszystkie lub tylko wybrane pozycje makra.

W miarę wpisywania wartości w pozycjach makra, na liście makr (lista na dole, po lewej stronie) przy makrze wyświetlana jest kwota pozostająca do rozdziału. Po rozdzieleniu całej kwoty (100%), przy makrze wyświetlany jest znaczek ✓.

Rozdział można automatyzować przy pomocy szablonów. Przycisk Wskaż szablon wywołuje okno, które pozwala określić ile procent wartości ma zostać przypisane poszczególnym pozycjom makra. Wybranie tak przygotowanego szablonu spowoduje automatyczny rozdział wartości z dokumentu PK na pozycje makra.

5. Powtórz kroki od 2 do 4 dla wszystkich pozycji dokumentu i dla wszystkich makr, dla których chcesz rozdzielić kwoty z pozycji.
6. Kliknij przycisk Zapisz, żeby zachować wprowadzone wartości.
7. Kliknij przycisk Zamknij.

Zobacz: Makra-cechy – przydzielanie cech dokumentom.

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych