Operacje kasowe w Graffiti.ERP rejestrowane są jako kolejne pozycje raportów kasowych. Raporty mogą być zamykane i otwierane, zmieniane albo usuwane.

Uruchamianie modułu raportów kasowych

Wykonaj jedną z czynności:

• Kliknij ikonę Kasa z belki górnej.
• Wciśnij klawisze Ctrl+R.
• Wybierz polecenie menu Moduły > Kasy.
• Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Kartoteki > Raporty kasowe.

Zobacz: Uruchamianie modułów.

Dopisywanie raportu kasowego

Żeby dopisać raport kasowy:

1. Wybierz polecenie menu Moduły > Kasy.
2. Wybierz kasę z listy.
3. Kliknij przycisk Dopisz i wprowadź numer i datę raportu.

Domyślnie podpowiadany jest numer kolejny w stosunku do ostatnio zamkniętego raportu.

Jeżeli wprowadzany raport kasowy nie jest pierwszym raportem otwieranym dla wybranej kasy, kwota otwarcia zostanie wprowadzona automatycznie na podstawie wartości kwoty zamknięcia ostatniego raportu (bez możliwości zmiany).

4. Kliknij przycisk Potwierdź.

Żeby dopisać raport kasowy, trzeba wcześniej zamknąć poprzedni raport kasowy dla kasy, w której chcesz otworzyć nowy raport.

Po dopisaniu raportu kasowego można do niego dodawać pozycje – ewidencję wpłat i wypłat.

Modyfikacja nagłówka i usuwanie raportu

Parametry nagłówka raportu możesz zmienić tylko dla otwartego raportu.

Do usuwania całego raportu służy przycisk Usuń z głównego okna raportów kasowych. Operacja jest możliwa tylko wtedy, gdy raport jest otwarty i nie zawiera żadnych pozycji. Żeby usunąć zamknięty raport, w którym znajdują się pozycje, trzeba go otworzyć i usunąć wszystkie jego pozycje.

Zamykanie, księgowanie, otwieranie raportów

Zamykanie raportu kasowego

Żeby zamknąć raport kasowy:

1. Wybierz polecenie menu Moduły > Kasy.
2. Wybierz kasę z listy.
3. Wybierz otwarty raport i kliknij przycisk Zamknij.
4. W oknie parametrów zamknięcia określ datę i (opcjonalnie) zaznacz opcję Księguj po zamknięciu. Następnie zatwierdź przyciskiem OK.

Domyślnie jako data zamknięcia podpowiada się aktualna data.

Kwota zamknięcia wynika z pozycji raportu i nie podlega edycji.

Księgowanie raportu kasowego

Raport kasowy może zostać zaksięgowany w momencie zamykania.

Jeśli raport nie zostanie zaksięgowany w momencie zamykania, wybierz go, kliknij przycisk PK i wybierz polecenie Księguj.

Otwieranie raportu kasowego

Żeby otworzyć raport kasowy:

1. Wybierz polecenie menu Moduły > Kasy.
2. Wybierz kasę z listy.
3. Wybierz zamknięty raport.
4. (Opcjonalnie) Jeśli raport został zaksięgowany, kliknij przycisk PK, wybierz polecenie Skasuj PK i potwierdź przyciskiem Tak.
5. Kliknij przycisk Otwórz.

Kasy walutowe

Jedna kasa może obsługiwać operacje związane wyłącznie z jedną walutą. Do obsługi każdej waluty potrzebna jest zatem co najmniej jedna kasa.

Kasy definiuje się słownikach systemu: Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe > Kasy.

Pozycje raportów kasowych

Dopisywanie pozycji możliwe jest w dwóch trybach: pojedynczo, pozycja po pozycji, oraz blokowo – kiedy na podstawie wybranych dokumentów tworzonych jest kilka pozycji raportu jednocześnie.

Dopisywanie pojedynczych pozycji RK

1. Wybierz polecenie menu Moduły > Kasy.
2. Wybierz kasę z listy.
3. Wybierz otwarty raport i kliknij przycisk Pozycje.
4. Kliknij przycisk Dodaj i wybierz polecenie Pozycję RK. W wyświetlonym oknie określ kolejne parametry dopisywanej pozycji:
• Rodzaj operacji: KP – kasa przyjmie lub KW – kasa wyda.
• Datę operacji.
• Podmiot operacji, kod operacji oraz dokument, który będzie powiązany z pozycją: Kod operacji wprowadzany jest na podstawie słownika operacji kasowych. Dokumenty wskazywane są z list nierozliczonych dokumentów danego rodzaju.

Wiązanie dokumentów kontrahenta może być przeprowadzone również od strony samych dokumentów. Dzieje się tak np. podczas zatwierdzania faktury sprzedażowej.

• Kwota oraz konto przystające (korespondujące).
• Na zakładce Treść: Osoba wpłacająca lub wypłacająca oraz dowolna treść do operacji.

Jeżeli podmiotem operacji jest pracownik, na zakładce Treść udostępnione są opcje związane z zaliczkami pracowniczymi.

• Na zakładce VAT: Kwoty dla wybranego rejestru VAT, we wskazanym okresie.

Operacje kasowe można edytować:

• W administracji systemu: Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe > Kasy.
• W oknie pozycji raportu: przycisk Opcje, polecenie Operacje kasowe.

Blokowe dopisywanie pozycji RK

1. Wybierz polecenie menu Moduły > Kasy.
2. Wybierz kasę z listy.
3. Wybierz otwarty raport i kliknij przycisk Pozycje.
4. Kliknij przycisk Dodaj i wybierz polecenie Blokowo pozycje RK.
5. W oknie blokowego dopisywania pozycji wybierz kontrahenta i zakładkę rodzaju dokumentu. Następnie wybierz dokument i kliknij przycisk Zmień kwotę zapłać lub wciśnij klawisz Enter. Określ kwotę do zapłaty i kliknij przycisk Potwierdź.

Powtórz operację dla wszystkich dokumentów, dla których mają być generowane pozycje.

6. Kliknij przycisk Generuj pozycje.
7. Określ datę, treść i kod operacji (ze słownika) oraz konto przystające. Następnie kliknij przycisk Potwierdź.

Pozwoli to na jednoczesne utworzenie kilku pozycji RK, przez powiązanie kwoty z nierozliczonymi dokumentami dla wskazanego kontrahenta.

Na podstawie rodzaju dokumentu i zawartych w nim kwot, Graffiti.ERP utworzy pozycje raportu o odpowiednim rodzaju operacji (KW lub KP).

Wiązanie pozycji raportu z zaliczką pracowniczą

Kiedy wprowadzasz pozycję raportu kasowego, możesz ją powiązać z zaliczką pracowniczą i w ten sposób całkowicie lub częściowo ją rozliczyć. Będzie to możliwe, jeśli podmiotem pozycji będzie pracownik. Wtedy na zakładce Treść, oprócz pola, w które możesz wprowadzić dane wpłacającego/wypłacającego, znajdziesz też pole Nr kolejny zaliczki; pozwoli ono wskazać zaliczkę (zatwierdzoną) dla określonego jako podmiot pozycji raportu pracownika.

Wskazanie zaliczki pracowniczej spowoduje wprowadzenie w pole kwoty (zakładka Dane) kwoty do rozliczenia dla wskazanej zaliczki. Wartość ta może zostać później zmodyfikowana.

Pozycje RK rozliczające zaliczkę powiązaną z fakturami, których suma wartości jest większa od wartości zaliczki

Jest to specyficzna operacja, którą należy przeprowadzić następująco:

1. Pomimo tego, że pieniądze będą pracownikowi wypłacane, należy pozostawić jako rodzaj operacji KP, a następnie wskazać, jako podmiot pozycji, odpowiedniego pracownika.
2. Na zakładce Treść wybrać odpowiednią zaliczkę, wykorzystując listę wniosków o zaliczkę wywoływaną przyciskiem znajdującym się obok pola Nr kolejny zaliczki. Na liście zaliczek będzie ona posiadała, jako kwotę do rozliczenia, wartość ujemną.
3. Kwota do rozliczenia z zaliczki – lecz już nieujemna – zostanie wprowadzona jako kwota pozycji raportu, a rodzaj operacji zostanie automatycznie zmieniony na KW.

Generowanie zaliczki pracowniczej na podstawie pozycji raportu kasowego

Możesz wygenerować zaliczkę pracowniczą na podstawie wprowadzanej pozycji raportu kasowego.

1. Podczas dopisywania pozycji raportu z operacją KW (wydanie), wybierz pracownika jako podmiot pozycji raportu.
2. Na zakładce Treść zaznacz opcję Generuj zaliczkę z datą i określ datę dla wniosku o zaliczkę w polu obok.

Wprowadzenie takiej pozycji RK spowoduje utworzenie zatwierdzonej zaliczki pracownika na kwotę ustaloną w pozycji raportu. Zaliczka będzie powiązana z pozycją raportu kasowego, na podstawie której została wygenerowana.

Wydruki i zestawienia dla raportów kasowych

Masz do dyspozycji kilka możliwości:

• Wydruk kwitu kasowego: Przycisk Drukuj kwit z okna pozycji raportu kasowego.
• Wydruk wszystkich pozycji raportu kasowego: Przycisk Drukuj raport z okna pozycji raportu kasowego.
• Zestawienia raportów kasowych: Przycisk Zestawienia z głównego okna raportów kasowych.

Każda z tych opcji uruchamia okno listy raportów predefiniowanych oraz raportów użytkownika z miejscem wywołania ustawionym na odpowiednio Kasa – wydruk kwitu, Kasa – wydruk raportu kasowego oraz Kasa – zestawienia.

Zobacz: Tworzenie własnych raportów.

Opcje dla pozycji raportów kasowych

Przycisk Opcje, który znajduje się w oknie pozycji raportów kasowych daje dostęp do funkcji:

• Operacje kasowe: Pozwala definiować słownik operacji kasowych. Oprócz tego miejsca, słownik dostępny jest też w Administracji Systemu: Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe > Kasy.
• Wydziel drugą pozycję: Procedura wydzielająca nową pozycję w wybranym kwicie: z jednej pozycji tworzone są dwie, przy czym pierwsza pozycja umniejszana jest o wartość drugiej (o kwotę wydzielaną). Operacja ta jest przeprowadzana w ramach jednego kwitu.

Wydzielanie pozycji jest możliwe tylko w przypadku pozycji RK niepowiązanych z dokumentami kontrahenta.

• Rachuj: Opcja zliczania wartości na podstawie ilości egzemplarzy poszczególnych nominałów.
• Uporządkuj lp. wg daty: Mechanizm zmiany liczby porządkowej według daty wprowadzenia kwitów w raporcie kasowym.
• Usuń powiązanie z dokumentem, Przywiąż dokument: Opcje pozwalające wiązać i usuwać powiązanie pozycji RK z dokumentami kontrahenta.

• Makra-cechy dla pozycji (wszystkich, wybranej, zaznaczonych): Pozwala rozdzielić kwoty na pozycje makra-cechy. Zasada działania jest analogiczna do rozdziału kwot z dokumentu księgowego. Zobacz: Makra-cechy dla pozycji dokumentu księgowego.

Na listą pozycji znajduje się przycisk Filtry. Daje dostęp do filtrów ograniczających wyświetlane pozycji raportu:

• Filtr dla kontrahenta
• Filtr dla pracownika
• Filtr dla urzędu
• Filtr dla operacji kasowej

Pod listą znajduje się przycisk sumy (∑). Jego kliknięcie wprowadza sumy kwot z pozycji raportu:

• Kwota otwarcia raportu
• Przyjęto
• Wydano
• Stan kasy

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych