Zdarzenia, które nie są rejestrowane przez dokumenty transakcyjne, można księgować dokumentami ręcznymi. Przygotowuje się je w definicjach Księgowości.

Rodzaje ręcznych dokumentów księgowych

Graffiti.ERP dostarczane jest z kilkoma rodzajami ręcznych dokumentów księgowych. Te dokumenty nazywamy predefiniowanymi (zobacz: Przywracanie dokumentów predefiniowanych). Na ich podstawie można dopisać nowe rodzaje dokumentów ręcznych.

W oparciu o rodzaje ręcznych dokumentów można wystawiać ręczne dokumenty księgowe (ręczne PK). Niektóre dokumenty ręczne (np. różnice kursowe lub faktury wewnętrzne) mogą być generowane i księgowane automatycznie.

Zobacz: Ręczne dokumenty księgowe.

Różnice kursowe generowane automatycznie

RKurs

Księgowanie różnic kursowych, naliczanych przy wpłacie i zapłacie rozrachunków walutowych (sprzedaż i zakupy). Dokumenty RKurs są generowane automatycznie i mogą być automatycznie księgowane.

Żeby uruchomić automatyczne księgowanie różnic kursowych:

1. Wybierz kolejno Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Księgowość.
2. Kliknij przycisk Dopisz.
3. Na zakładce Rozrachunki włącz opcję Generuj automatycznie RKurs podczas tworzenia zapłaty walutowej.
4. Zapisz ustawienia przyciskiem Potwierdź.

Jeśli dokument RKurs nie zostanie od razu zaksięgowany, lecz z jakiegoś powodu trafi do schowka edycyjnego (np. wystąpią niezgodności), musi zostać zaksięgowany ręcznie.

RKursO

Zapis techniczny, który pozwala uzgodnić obroty w walucie. Dokumenty RKursO mogą być generowane i księgowane automatycznie. Zaksięgowane dokumenty RKursO nie podlegają edycji i nie można ich usunąć.

Dokument RKursO jest w zasadzie niezbędny, jeśli w systemie rejestrowane są dokumenty płacone w innej walucie niż waluta z dokumentu.

Żeby uruchomić automatyczne generowanie i księgowanie dokumentów RKursO:

1. Wybierz kolejno Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Księgowość.
2. Kliknij przycisk Dopisz.
3. Na zakładce Inne włącz (zaznacz) opcję Generuj RKursO podczas tworzenia rozrachunków między różnymi walutami.
4. Określ konto techniczne.
5. Zapisz ustawienia przyciskiem Potwierdź.

RKursM

Zapis techniczny, który pozwala prowadzić wycenę bieżącą wartości rzeczywistej w złotówkach rachunku prowadzonego w innej walucie (rachunku walutowego). Dokumenty RKursM są generowane automatycznie, lecz trzeba je ręcznie zaksięgować.

Dokumenty RKursM naliczają się do pozycji rozchodowych, zgodnie z ustalonym w administracji systemu kursem.

Żeby włączyć obsługę magazynu walut:

1. Uruchom administrację rachunku bankowego: wybierz kolejno Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe > Rachunki bankowe.
2. Wybierz rachunek i kliknij przycisk Zmień.
3. Na zakładce Magazyn walut, w części Magazyn walut FIFO, wybierz jedną z opcji:
• Nie
• Tak
• Tak z możl. stanów ujemnych
• Tak bez ingerencji w kurs i pozycje WB – generowanie RKursM: W przypadku rozchodu system podstawia kurs według wytycznych z zakładki Dane cd. i generuje przeszacowanie RKursM (różnica między kursem z dostawy a kursem podpiętym do rozchodu).
💡
Opcja Tak bez ingerencji w kurs i pozycje WB oferuje pełną automatyzację procesu i jest zalecana.
• Nieaktywny → „wygaszenie” magazynu walut na rachunku: Opcja przydatna w momencie otwierania nowego rachunku z magazynem walut z BO. W takiej sytuacji poprzedni rachunek („stary”) należy „wygasić”.
4. Zapisz ustawienia przyciskiem Potwierdź.

Starszą alternatywą dla magazynu walut jest wykorzystanie dokumentów RKursS lub RKursR. O ile w przypadku magazynu walut kwoty są rozksięgowywane z kont rachunków bankowych, w przypadku RKursS wykorzystywane są konta rozrachunkowe. Żeby skorzystać z tej możliwości, uruchom opcję: Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe > Rachunki bankowe > [rachunek] > zakładka Dane > Doliczaj RKursS i RKursR do salda PLN przy rachunku walutowym.

Różnice kursowe generowane ręcznie

RKursR

Ręczny odpowiednik dokumentu RKurs. Wykorzystywany do dodatkowego uzgadniania rozrachunków związanych z różnicami kursowymi. W odróżnieniu od zwykłego dokumentu PK, wystawienie dokumentu RKursR nie generuje rozrachunku. W konsekwencji jest przydatny np. w sytuacji, kiedy dokumenty w walucie zostały już zapłacone, ale w wyniku przeliczenia z waluty i różnic w zaokrągleniach powstała rozbieżność w rozliczeniu.

RKursS

Księgowanie różnic kursowych dla środków własnych – ręczna alternatywa dla dokumentów RKursM. Jeśli nie korzysta się z dokumentów RKursM, można na koniec miesiąca wygenerować zbiorczo dokument RKursS i w ten sposób naliczyć wartość rzeczywistą kwot na rachunku.

RKursW

Księgowanie wyceny bilansowej środków własnych – przeszacowań na dzień bilansowy, po kursie bilansowym.

RKursN

Księgowanie wyceny bilansowej nierozliczonych zapisów rozrachunkowych – przeszacowań na dzień bilansowy, po kursie bilansowym.

Pozostałe dokumenty ręczne

Nal, Nal-kor, Nal-exp

Dokument prosty pozwalający wprowadzać należności (np. sprzedaż) skojarzone z rejestrem VAT należnym i konkretnym kontrahentem.

Zob, Zob-kor, Zob-imp

Dokument prosty pozwalający wprowadzać zobowiązania (np. zakupy) skojarzone z rejestrem VAT i konkretnym kontrahentem.

Dokumenty Zob, Zob-kor i Zob-imp mogą służyć do rejestrowania faktur kosztowych. W oknie dopisywania lub zmiany dokumentu można włączyć opcje automatycznego generowania dokumentów zakupu (w momencie księgowania generowane są nagłówki).

Alternatywą mogą być faktury kosztowe (zakupowe) dla indeksów powiązanych z kontami planu kont. Dopisanie takiej faktury spowoduje wówczas wygenerowanie (i ewentualnie zaksięgowanie) odpowiedniego dokumentu księgowego. Taki mechanizm wykorzystuje szablony dekretacji, które oferują większe możliwości niż matryce dekretacji (wykorzystywane w ręcznych dokumentach księgowych). Jednocześnie pozwala uniknąć niektórych problemów wynikających z różnic zaokrąglania wartości pozycji.

Zobacz: Tworzenie relacji kont księgowych do cech dokumentów, towarów, kontrahentów, kart kredytowych, zleceń produkcji.

WB

Alternatywna (poprzednia) wersja do księgowania wyciągów bankowych.

RK

Alternatywna (poprzednia) wersja do księgowania raportów kasowych.

Komp (kompensata)

Kompensata nierozliczonych zapisów na kontach rozrachunkowych (rozliczeniowych). W miejsce ręcznego dopisywania pozycji posiada wbudowany mechanizm wyboru zapisów do rozliczenia. Żeby rozliczyć zapisy trzeba kliknąć przycisk Rozrachunek, wybrać zakres (dla kontrahenta, dla urzędu, dla pracownika, zaznaczone syntetyki, wszystkie), zaznaczyć pozycje klikając je z wciśniętym klawiszem Ctrl (Control).

Pozycje do kompensaty muszą dotyczyć co najmniej innego konta lub innej strony (Wn, Ma).

Zlec

Rozksięgowanie zamkniętych zleceń.

FWewn

Księgowanie faktur wewnętrznych (dokumentów wewnętrznych opodatkowania).

Faktury wewnętrzne mogą być generowane na podstawie faktur importowych (F.IMP), co oznacza obliczenie podatku VAT z wartości z faktury. To rozwiązanie może się okazać nieodpowiednie, ponieważ podatek VAT powinien być liczony na podstawie wartości z dokumentów celnych, które mogą mieć inne wartości niż te z faktur.

Stąd coraz częściej stosowanym rozwiązaniem jest wykorzystanie faktur importowych z edycją rejestru VAT bezpośrednio z ich poziomu. Kwota z rejestru może być następnie pobierana przez szablon dekretacji dokumentu zakupu (Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Zakupy > [szablon] > Definicje > [pozycja szablonu] > zakładka Kwota, opcja VAT dla rejestru).

RFZal

Alternatywna (poprzednia) wersja do rozliczania zaliczek.

PK-VAT

Prosty dokument księgowania z obsługą rejestru VAT.

Dopisywanie rodzaju dokumentów ręcznych

Żeby dopisać rodzaj ręcznego dokumentu księgowego (źródłowego):

1. Wybierz polecenie Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Rodzaje dokumentów ręcznych. Otworzy się okno Księgowania: rodzaje dokumentów źródłowych.
2. Kliknij przycisk Dopisz i ustaw parametry dokumentu:
• Źródło (oznaczenie dopisywanego źródła, do 10 znaków), pochodzenie źródła (ze słownika źródeł predefiniowanych) i opis.
• Zaznacz opcję Kompensata, jeśli dopisujesz dokument typu kompensata.
• Rejestr VAT dla dokumentów zobowiązań i należności: Tak (NAL wg miesiąca księgowania, ZOB wg daty wpływu), Nie – blokuj wprowadzanie rejestru, TAK – VAT księgowany wg terminu płatności, TAK – VAT księgowany wg daty zakupu + 30 dni, TAK – VAT księgowany wg daty dostawy/wykonania usługi.
• (Opcjonalnie) Zaznacz opcje: Kompaktuj pozycje PK po zaksięgowaniu, Nie sprawdzaj poprawności kwot, Nie wliczaj do noty odsetkowej, Odblokuj termin płatności… (tylko dla dokumentów PK), Nie badaj poprawności okresu VAT z dokumentem PK (tylko dla dokumentów PK-VAT), Blokuj źródło.

Zaznaczenie opcji Blokuj źródło dla rodzaju dokumentu źródłowego uniemożliwi korzystanie z niego podczas księgowania.

3. (Opcjonalnie) W przypadku dopisywania dokumentu RKursR dostępna jest dodatkowa opcja Uwzględnij RKursR w zestawieniu rozrachunkowym (Tak, Nie dla poziomu analizy „dokument”, Nigdy nie uwzględniaj).
4. (Opcjonalnie) W przypadku dokumentów dopisywanych na podstawie dokumentów predefiniowanych Zob, Zob-imp i Zob-kor na zakładce Dokument zakupu ustaw dodatkowe parametry dla dokumentów zakupowych:
• Generuj dokument zakupu: Po wprowadzeniu do bufora lub zaksięgowaniu takiego PK, powstaje nagłówek faktury zakupowej. Jest to opcja wykorzystywana do prostego księgowania kosztów związanych z zakupami niemagazynowymi. Zaznaczenie tej opcji pozwala wybrać rodzaj dokumentu.
• Rejestr zakupu i sposób zapłaty (opcja Płatność): Na podstawie słowników systemowych.
• (Opcjonalnie) Zaznacz opcje: Nr w mc dokumentu zakupu przepisz z dokumentu PK, Nr w roku dokumentu zakupu przepisz z dokumentu PK, Po wyborze kontrahenta wyświetlaj nierozliczone wpłaty.
• Wybierz miejsce pobierania kwot netto, VAT i brutto: z rejestru VAT lub dla wskazanej pary, podpary.
5. Kliknij przycisk Potwierdź.

Zmiana i usuwanie rodzaju dokumentów ręcznych

Żeby zmienić lub usunąć dokument źródłowy, wybierz jego pozycję na liście, następnie wykonaj jedną z czynności:

• Kliknij przycisk Zmień i wprowadź zmiany w parametrach pozycji.
• Kliknij przycisk Usuń i potwierdź przyciskiem Tak.

Przywracanie dokumentów predefiniowanych

Przycisk Dodaj predefinicje w oknie Księgowania: rodzaje dokumentów źródłowych pozwala odtworzyć listę predefiniowanych rodzajów dokumentów źródłowych. Nie powoduje to modyfikacji istniejących rodzajów dokumentów – nawet jeśli powstały przez zmianę rodzajów predefiniowanych.

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych