Listy z danymi można filtrować i dopasowywać do własnych potrzeb. Dane mogą być wprowadzane do systemu ręcznie lub przez wybór pozycji ze słowników lub list.

Wyświetlanie list

Wiele okien systemowych wyświetla informacje w formie list. Mogą to być listy dokumentów, listy kontrahentów, listy rejestrów itp. Zwykle system pozwala określać zakres wyników – na przykład wybrać rodzaj dokumentów, określić zakres czasowy lub zakres wynikający z parametrów.

Kliknięcie prawym klawiszem myszy na listę wyświetla menu podręczne z poleceniami, które pozwalają:

• zaznaczać lub odznaczać pozycje listy,
• eksportować lub kopiować pozycje listy,
• wywołać opcje filtrowania,
• zobaczyć objaśnienia ikon stosowanych na liście.

Wygląd list

Wygląd list, w tym kolory tekstu i tła kolumny sortowania i pól filtrów można zmieniać przy pomocy opcji dostępnej z menu systemu: Okna > Style okien > zakładka Listy.

Sposób zachowania list zależy także od konfiguracji list w Administracji Systemu.

Objaśnienie znaczenia ikon

W zależności od listy, pozycje mogą być oznaczane jedną lub wieloma ikonami. Żeby dowiedzieć się, co znaczą, kliknij prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu listy i z menu podręcznego wybierz polecenie Objaśnienie znaczenia ikon.

Filtrowanie danych w listach

Dane prezentowane na listach mogą być filtrowane – ich zakres może być ograniczany przez warunki nałożone przez użytkownika. Poniżej znajduje się opis podstawowych możliwości filtrowania list w systemie Graffiti.ERP.

Filtrowanie listy w kolumnie sortowania

Najprostszym sposobem filtrowania wyników jest wprowadzenie wartości, która będzie wyszukiwana w kolumnie sortowania. Poniżej znajduje się szczegółowy opis tej funkcji.

Kolumna sortowania

Każda lista jest sortowana – czyli układana w kolejności – według przynajmniej jednego parametru. Na przykład lista dokumentów może być sortowana między innymi według numeru lub daty dokumentu, a lista kontrahentów między innymi według kodu kontrahenta lub nazwy (alfabetycznie).

Kolumna sortowania – czyli kolumna, w której wyświetlany jest parametr, według którego jest sortowana lista – jest oznaczona znakiem [+] (rosnąco) lub [-] (malejąco).

Żeby określić drugorzędne sortowanie list, kliknij prawym klawiszem myszy w kolumnę listy, która nie jest kolumną sortowania i wybierz polecenie Dodatkowe sortowanie rosnące lub Dodatkowe sortowanie malejące.

Filtrowanie w kolumnie sortowania

Żeby filtrować wartości w kolumnie sortowania:

1. (Opcjonalnie) Jeśli okno zawiera kilka list, kliknij w dowolnym miejscu listy, którą chcesz filtrować.
2. Zacznij pisać (wciśnij klawisz litery lub cyfry). Nad listą zostanie wyświetlone pole wyszukiwania, a w miarę wprowadzania kolejnych znaków, lista będzie filtrowana.

W przypadku parametrów tekstowych – np. nazwy kontrahenta lub numeru dokumentu – na liście będą wyświetlane tylko pozycje, które zaczynają się od wpisanej frazy (ciągu znaków). W przypadku parametrów liczbowych – np. kodu kontrahenta, dni po terminie, kwoty – wyświetlane są tylko pozycje, których wartość jest równa wpisanej frazie.

Przykład: Na liście dokumentów sortowanej po nazwie kontrahenta zacznij wpisywać nazwę kontrahenta. W miarę wpisywania będzie widocznych coraz mniej pozycji, których nazwa zaczyna się od wpisywanego ciągu znaków. Jeśli na liście znajduje się kontrahent o nazwie Jan Maria Wścieklica oraz kontrahent o nazwie Jannek, wpisanie frazy JAN, spowoduje wyświetlenie obydwu tych kontrahentów. Wpisanie frazy JANN, spowoduje wyświetlenie kontrahenta Jannek, ale już nie Jan Maria Wścieklica.

Jeśli lista dokumentów jest sortowana po kodzie kontrahenta, fraza musi być dokładnie taka, jak kod kontrahenta. Jeśli kontrahent Jan Maria Wścieklica ma kod 33, a kontrahent o nazwie Jannek kod 3, wpisanie cyfry 3 wyświetli wyłącznie dokumenty dla kontrahenta Jannek.

Do filtrowania można także stosować filtr prosty na kolumny lub filtr użytkownika.

Usunięcie filtrowania w kolumnie sortowania

Żeby usunąć filtr w kolumnie sortowania:

1. Kliknij ikonę filtru (F) albo zacznij pisać (wciśnij klawisz litery lub cyfry), żeby wyświetlić pole filtru.
2. Usuń wszystkie znaki z pola wyszukiwania.

Filtr prosty na kolumny (Ctrl+Q)

Standardowo filtr prosty pozwala filtrować pozycje listy w oparciu o dwie wartości: „od” i „do” występujące w wybranej kolumnie danych. Możliwe jest wykorzystanie tylko wartości „od”.

Filtr prosty jest niezależny od sortowania – można go stosować dla wartości z innych kolumn niż kolumny sortowania (których wartość wyznacza kolejność wyświetlania pozycji listy).

Możliwe jest ustawienie filtru w taki sposób, żeby nie korzystał z zakresu. Nastawy filtru mogą być ukryte lub cały czas widoczne. Zobacz: Konfiguracja list.

Nałożenie filtru prostego

1. (Opcjonalnie) Jeśli okno zawiera kilka list, kliknij w dowolnym miejscu listy, którą chcesz filtrować.
2. Żeby wyświetlić pola filtru, wykonaj dowolną z czynności:
• Wciśnij klawisze Ctrl+Q.
• Kliknij lewym klawiszem myszy ikonę filtru (F) w lewym górnym rogu listy.
• Kliknij prawym klawiszem myszy kolumnę sortowania.
• Kliknij prawym klawiszem myszy w kolumnę listy, która nie jest kolumną sortowania i wybierz polecenie Filtr na kolumnę.
• Kliknij prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu listy i z menu podręcznego wybierz polecenie Filtr prosty na kolumny.
3. Uruchomienie filtru wyświetla dwa dodatkowe wiersze nad właściwą listą. Można w nich wprowadzić, dla każdej kolumny, dwie wartości: od (górna pozycja filtru) i do (dolna pozycja). Żeby wprowadzić wartości, wykonaj dowolną z ļczynności:
• Tryb zastępowania: Kliknij raz pole (podświetl je) i zacznij pisać.

Jeśli w polu znajduje się jakaś wartość, zostanie zastąpiona tekstem, który wprowadzisz. Żeby usunąć całą zawartość podświetlonego pola, wciśnij klawisz Del (Delete).

• Tryb edycji: Kliknij dwukrotnie pole i wpisz wartość lub wybierz pozycję z listy. Na liście znajdują się wartości, które byłyby wyświetlane na liście bez filtrowania. Na przykład w kolumnie nazwy kontrahenta znajdują się nazwy wszystkich kontrahentów, którzy byliby wyświetlani na niefiltrowanej liście.

Jeśli w polu znajduje się jakaś wartość, dwukrotne kliknięcie pola podświetla ją. Możesz ją wtedy dowolnie edytować: dopisać lub usunąć fragment lub wykasować całość klawiszem Del (Delete) lub Backspace.

Jeśli filtr był uruchamiany poleceniem Filtr na kolumnę lub prawym kliknięciem w kolumnę sortowania, od razu uruchamiany jest tryb edycji.

4. Żeby zatwierdzić wprowadzone wartości wykonaj dowolną z czynności:
• Wciśnij klawisz Enter.
• Wciśnij klawisze Ctrl+Q.

Jeśli wartość w polu filtru jest podświetlona, najpierw wciśnij Enter

• Kliknij lewym klawiszem myszy w dowolne miejsce listy.
• Kliknij lewym klawiszem myszy ikonę filtru (F) w lewym górnym rogu listy.
• Kliknij prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu listy lub filtru i wybierz polecenie Opuść tryb filtrowania i zastosuj filtry.

Alternatywny sposób nałożenia filtru prostego

Istnieje także alternatywny sposób uruchomienia filtru.

1. Kliknij konkretne pole – w określonej kolumnie i pozycji listy – po którym chcesz sortować. Może to być przykładowo konkretna nazwa kontrahenta, konkretny numer NIP, konkretna data itp.
2. Cały czas trzymając wciśnięty klawisz myszy przeciągnij wskaźnik nad nagłówki listy.
3. Zwolnij przycisk myszy.

W ten sposób ustawiany jest filtr prosty – w polu „od” i w polu „do” wstawiana jest wartość, która została przeciągnięta na nagłówek listy. Tym samym na liście będą wyświetlane tylko pozycje, których parametr jest identyczny z tym, który znajdował się w przeciągniętym polu.

Przykład: Na liście dokumentów dla kontrahenta kliknij pole daty (w wierszu konkretnego dokumentu) i przeciągnij ją nad nagłówki listy. Spowoduje to wyświetlenie tylko dokumentów z datą, która została przeciągnięta. Jeśli zamiast daty klikniesz i przeciągniesz pole nazwy kontrahenta, wyświetlone zostaną tylko dokumenty dla tego kontrahenta.

Zapamiętanie ustawień filtru prostego

Ustawienia filtru prostego mogą być automatycznie zapisywane:

1. Wyświetl pola ustawień filtru. Żeby to zrobić wykonaj dowolną z czynności:
• Wciśnij klawisze Ctrl+Q.
• Kliknij lewym klawiszem myszy ikonę filtru (F) w lewym górnym rogu listy.
• Kliknij prawym klawiszem myszy kolumnę sortowania.
• Kliknij prawym klawiszem myszy w kolumnę listy, która nie jest kolumną sortowania i wybierz polecenie Filtr na kolumnę.
• Kliknij prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu listy i z menu podręcznego wybierz polecenie Filtr prosty na kolumny.
2. Kliknij prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu listy lub filtru i wybierz polecenie Zapamiętaj filtry.

Po włączeniu tej opcji obok nazwy polecenia znajduje się znaczek ✓ (zaznaczenie).

Przy ponownym uruchomieniu listy będzie ona automatycznie filtrowana zgodnie z ostatnimi ustawieniami filtru prostego.

Żeby wyłączyć zapamiętywanie ustawień filtru prostego, wyświetl pola ustawień filtru, kliknij prawym klawiszem myszy i ponownie wybierz polecenie Zapamiętaj filtry. Tym razem znaczek ✓ (zaznaczenie) zostanie usunięty.

Usunięcie filtru prostego

Żeby usunąć filtr:

• Kliknij prawym klawiszem myszy ikonę filtru (F).
• Jeśli filtr jest edytowany (pozycje filtru są wyświetlone), wciśnij klawisz Esc (Escape) albo kliknij prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu listy lub filtru i wybierz polecenie Opuść tryb filtrowania i skasuj filtry.
💡

Standardowo, jeśli filtr nie jest edytowany, wciśnięcie klawisza Esc (Escape) zamyka okno. To ustawienie może zostać zmienione w konfiguracji – klawisz Esc może wyłączać filtrowanie także wtedy, kiedy filtr nie jest edytowany. Zobacz: Konfiguracja list.

Filtr prosty w momencie uruchamiania listy (filtr na starcie)

Filtr prosty może być uruchamiany w momencie otwierania okna, jeszcze przed załadowaniem listy.

Żeby ustawić filtr:

1. Kliknij prawym klawiszem myszy dowolną pozycję listy w kolumnie, po której chcesz filtrować.
2. Z menu podręcznego wybierz polecenie Filtr na starcie okna dla kolumny: [nazwa kolumny]. Nazwa kolumny zmienia się w zależności od klikniętej kolumny.

Przy kolejnym uruchomieniu okna lista będzie pusta, a pola filtru aktywne. Można wtedy wprowadzić wartości i zatwierdzić klawiszem Enter lub wcisnąć klawisz Esc (Escape), żeby wyświetlić listę bez zmian filtrowania, zgodnie z zapamiętanymi ustawieniami filtrowania.

Żeby skasować filtr na starcie, kliknij prawym klawiszem myszy w dowolną pozycję listy i z menu podręcznego wybierz polecenie Skasuj filtr na starcie okna dla kolumny: [nazwa kolumny].

Filtry użytkownika (Ctrl+F)

Filtry użytkownika pozwalają precyzyjniej określać zakres danych na listach. Filtry są zapisywane do późniejszego wykorzystania i mogą być dostępne dla wszystkich lub dla wybranych użytkowników.

Żeby utworzyć albo zmienić filtr użytkownika dla okna:

1. Otwórz okno, dla którego chcesz przygotować definicję listy.
2. Wciśnij klawisze Ctrl+F albo kliknij prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu listy i z menu podręcznego wybierz polecenie Filtr użytkownika.
3. Wybierz z listy rodzaj filtru: Dowolne lub Obligatoryjne stosowane na starcie okna.
4. Kliknij przycisk Dopisz, jeśli chcesz dodać nowy filtr. Jeśli chcesz zmienić istniejący, podświetl jego pozycję.
5. Na zakładce Definicja wprowadź:

Opis: Na podstawie opisu będzie można wybrać właściwy filtr.

Filtr: Algorytm filtru. Można korzystać z filtrów i funkcji SQL, funkcji, zmiennych, parametrów i pól z tabel. Żeby je wprowadzać ze słownika, kliknij przycisk obok pola algorytmu.

Zakres obowiązywania: Wybór użytkowników, dla których będzie dostępny filtr. Do wyboru: Użytkownik, Użytkownicy posiadający funkcję systemową, Wszyscy. Administrator ma dostęp do wszystkich filtrów.

💡

Funkcje systemu i użytkowników dla nich tworzy się w administracji: Administracja systemu > Role systemowe > Funkcje systemu.

Wywołanie filtru przy starcie okna: Pozwala wskazać zachowanie systemu w momencie otwierania okna. Do wyboru: Brak akcji, Uruchom na starcie okna, Wybieraj na starcie okna. Ostatnia opcja pozwala zdecydować w momencie otwierania okna, czy zastosować filtr.

6. (Opcjonalnie) Na zakładce Parametry wprowadź listę parametrów wykorzystanych w algorytmie.

Parametry są dostępne dla filtrów oznaczonych jako Dowolne. Można wykorzystać parametry z obsługą definiowanych przez użytkownika słowników oraz dodatkowych filtrów SQL.

7. Kliknij przycisk Zapisz.

Żeby wykorzystać filtr dla listy, podświetl go i kliknij przycisk Zastosuj.

Filtry dodatkowe

Niektóre okna oferują dodatkowe filtry, także wyświetlane po wciśnięciu klawiszy skrótów. Skróty oraz opis są często podane w formie dymków wyświetlanych nad listami – żeby je wyświetlić, trzeba przytrzymać nieruchomo wskaźnik myszy nad listą (bez klikania).

Definicja listy (Ctrl+L)

Dla wielu okien w systemie użytkownik może przygotować własny format listy – wybrać wyświetlane kolumny, wskazać tabele, z których pobierane będą dane, ustawić własne formatowanie i własne ikony.

Listy można definiować dla pojedynczych użytkowników, grup lub dla wszystkich użytkowników. Są to tzw. profile, które wyznaczają zakres dostępności listy.

Żeby utworzyć definicję listy dla okna:

1. Otwórz okno, dla którego chcesz przygotować definicję listy.
2. Wciśnij klawisze Ctrl+L albo kliknij prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu listy i z menu podręcznego wybierz polecenie Definicja listy.
3. Kliknij przycisk Dodaj profil i z menu wybierz zakres:
• Dla funkcji systemowej: Definicja dla użytkowników z przypisaną wybraną funkcją systemową.
💡

Funkcje systemu i użytkowników dla nich tworzy się w administracji: Administracja systemu > Role systemowe > Funkcje systemu.

• Dla użytkownika: Definicja listy dla konkretnego użytkownika.
• Ogólny dla wszystkich: Definicja dla wszystkich użytkowników Graffiti.ERP.
4. (Opcjonalnie) Wybierz funkcję lub użytkownika z wyświetlonego słownika.
5. Na zakładkach Kolumny listy, Tabele, Czcionki dla kolumn, Ikony dla kolumn – wybierz dane i sposób ich prezentacji. Na zakładce Opis znajdziesz dodatkowe informacje dotyczące zastosowania kolorów, czcionek i ikon.
6. Kliknij przycisk Zapisz zmiany.

Zaznaczanie pozycji list

Aby zaznaczyć jedną lub więcej pozycji listy – np. dokumenty lub kontrahentów – wykonaj dowolną z czynności:

• Ręczne zaznaczanie pozycji: Naciśnij i przytrzymaj klawisz Ctrl (Control), następnie kliknij pozycję. Żeby zaznaczyć wiele pozycji, klikaj je z wciśniętym klawiszem Ctrl.
• Automatyczne zaznaczanie wielu pozycji: Ustaw filtrowanie listy, następnie kliknij prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu listy i z menu podręcznego wybierz polecenie Zaznacz wszystko.

Konfiguracja list (Administracja Systemu)

Zachowanie list, w tym filtrowanie, jest określane w konfiguracji: Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Parametry ogólne systemu > zakładka Nastawy dla list.

Znajdują się tam nastawy, które decydują o wyświetlaniu i korzystaniu z list w systemie:

• Odświeżanie list: Duże listy mogą się długo ładować. Nastawy pozwalają włączać lub wyłączać niektóre funkcje odświeżania list.
• Sposób wyszukiwania dla filtrów: Wpisana fraza (ciąg znaków) może być wyszukiwana na początku pola lub w dowolnym miejscu pola tekstowego.
• Wyświetlanie filtrów prostych: Konfiguracja pozwala określić, czy filtr prosty na kolumny zawiera zakres (od–do) oraz czy jest widoczny po zastosowaniu.
• Wyłączanie filtrów: Standardowo klawisz Esc (Escape) wyłącza filtr tylko w trakcie edycji filtru; w pozostałych sytuacjach zamyka okno. Żeby wyłączać filtr klawiszem Esc, zaznacz opcję Wyłącz filtr Ctrl+Q poprzez naciśnięcie Esc.

Wprowadzanie danych w systemie

Najczęściej wprowadzanie danych sprowadza się do wpisania tekstu w dostępne pole tekstowe lub wybrania pozycji z listy (np. ze słownika systemowego).

Korzystanie ze słownika

Niektóre pola mogą być wypełnione przez wybór pozycji ze słownika systemowego, np. słownika kontrahentów, słownika rejestrów sprzedaży, rodzajów dokumentów itp.

W zależności od wypełnianego pola, żeby wyświetlić listę słownika, wykonaj jedną z czynności:

• Przycisk słownika w wypełnianym polu (▼): Taki słownik jest otwierany jako lista, od razu pod polem.

Żeby wybrać pozycję, kliknij ją lewym przyciskiem myszy lub używając klawiszy Strzałka w dół i Strzałka w górę i wciśnij Enter.

• Przycisk słownika obok wypełnianego pola (wielokropek lub nazwa słownika): Taki słownik jest otwierany w osobnym oknie, w którym często można także edytować listę jego pozycji (dodawać nowe, zmieniać lub usuwać istniejące).

Żeby wybrać pozycję, kliknij przycisk słownika, wybierz pozycję (kliknij lewym klawiszem myszy lub podświetl klawiszami Strzałka w dół i Strzałka w górę) i kliknij przycisk Wybierz (lub odpowiadający mu przycisk).

Określanie dat

W wielu miejscach systemu wprowadza się daty. W zależności od miejsca (okna systemowego), można to robić na różne sposoby:

• Wpisz datę w polu daty w formacie DD.MM.RRRR (DD – dzień, MM – miesiąc, RRRR – rok).

Datę można też wpisać bez kropek (DDMMRRRR). Po przejściu do kolejnego pola data zostanie automatycznie przekształcona do formatu DD.MM.RRRR.

• Kliknij dwa razy w polu daty, żeby wyświetlić kalendarz i wybierz dzień.
• W przypadku zakresu dat, możesz ręcznie wpisać daty w polach od i do albo kliknąć ikonę zakresu dat (ikona z cyframi 1 i 2) i wybrać opcję (np. miesiąc, kwartał, rok, półrocze, bieżący tydzień, 7 dni wstecz itp.).

W niektórych miejscach kliknięcie ikony zakresu otwiera okno, w którym można wprowadzić zakres w inny sposób.

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych