Przy zamykaniu miesiąca i roku należy wykonać kilka czynności, żeby zapobiec błędom. W tym miejscu znajduje się opis tych czynności, krok po kroku.

Zamknięcie okresu rozliczeniowego jest zalecane

Zamykanie okresów rozliczeniowych – miesięcy lub lat – nie jest wymagane prawnie. Natomiast ma swoje zalety i jest zalecane.

Zalety

Zalety zamykania miesięcy lub roku:

• Zabezpieczenie danych przed przypadkową edycją
• Podniesienie wydajności systemu

Strategie zamykania

Niektórzy użytkownicy na bieżąco zamykają kolejne miesiące. Inni wolą pozostawiać miesiące otwarte aż do ostatniego miesiąca i dopiero wtedy zamykają po kolei wszystkie miesiące.

Niezależnie od tego, czy zamyka się miesiące na bieżąco, czy pod koniec roku, trzeba je zamykać osobno, po kolei. Nawet jeśli robi się to pod koniec roku, miesiące zamyka się jeden po drugim.

Zamknięcie ostatniego miesiąca bilansowego oznacza zamknięcie roku.

Przygotowanie do zamknięcia okresu – krok po kroku

Zanim zamkniesz okres rozliczeniowy – miesiąc lub rok – wykonaj następujące kroki:

1. Sprawdź, czy wszystkie dokumenty transakcyjne zostały zatwierdzone.
2. Sprawdź, czy wszystkie dokumenty transakcyjne zostały zaksięgowane.
3. Sprawdź, czy wszystkie różnice kursowe zostały zaksięgowane.
4. Uruchom formuły kontroli księgowań.
5. Popraw ewentualne błędy księgowań.

Poniżej znajduje się bardziej szczegółowy opis tych kroków.

Krok 1. Zatwierdzenie dokumentów transakcyjnych

Sprawdź, czy w modułach transakcyjnych w buforze (w edycji) są jakieś dokumenty dla badanego okresu. Dotyczy to szczególnie dokumentów:

• sprzedaży
• zakupów
• magazynowych

Dokumentów transakcyjnych, które nie zostały zatwierdzone, nie można zaksięgować – nie pojawią się na listach dokumentów do zaksięgowania, ani nie są objęte mechanizmem księgowania automatycznego. Tym samym w księgach mogą wystąpić nieprawidłowości. Przykładowo niezatwierdzenie i brak księgowania dokumentu MM- lub MM+ doprowadzi do nieprawidłowego salda na koncie.

Krok 2. Księgowanie dokumentów transakcyjnych

Sprawdź, czy na listach dokumentów do księgowania nie ma niezaksięgowanych dokumentów transakcyjnych.

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę rodzaju dokumentu.
3. Ustaw filtrowanie. Zobacz: Filtrowanie dokumentów księgowych.

Zobacz: Księgowanie dokumentów transakcyjnych.

Krok 3. Księgowanie różnic kursowych

Sprawdź, czy w ręcznych dokumentach księgowych nie ma do zaksięgowania różnic kursowych.

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę Ręczne.
3. Ustaw filtrowanie. Zobacz: Filtrowanie dokumentów księgowych.
4. Kliknij przycisk Operacje i z listy wybierz polecenie Księgowanie różnic kursowych.
5. Sprawdź rozrachunki. Wybierz zakładkę Rozrachunki walutowe [RKurs] i ustaw:
• Filtr: Niezaksięgowane różnice kursowe.
• Okres: Rozrachunki wszystkie.
6. Sprawdź przeszacowania. Wybierz zakładkę Przeszacowania i ustaw:
• Filtr: Sprawdź kolejne rodzaje dokumentów.
• Stan: Niezaksięgowane (RKursN, RKursW, RKursS) lub Niezaksięgowane – wszystkie (RKursM).

Niektóre różnice kursowe są naliczane automatycznie i trzeba je zaksięgować ręcznie.

Niektóre dokumenty dekretacji różnicy kursowych – różnice kursowe zwykłe, rozrachunkowe i magazynu walut – mogą być generowane i księgowane automatycznie. Jednak nawet w ich przypadku mogą zdarzyć się przypadki, w których będzie trzeba księgować ręcznie. Taka sytuacja może mieć miejsce na przykład wtedy, kiedy wystąpią błędy w momencie księgowania i dokument trafi do schowka lub gdy różnica kursowa zostanie odksięgowana przy ręcznym rozłączaniu rozrachunku.

Zobacz: Księgowanie różnic księgowych.

Krok 4. Kontrola formuł

Formuły kontroli pozwalają automatycznie sprawdzać poprawność księgowania. Oprócz formuł dostarczanych z systemem (predefiniowanych), można tworzyć własne, które badają określone aspekty księgowania i są dopasowane do potrzeb firmy.

Zobacz: Kontrola formuł.

Krok 5. Poprawianie błędów

Skorzystaj z narzędzi kontroli integralności danych i w miarę potrzeb przeprowadź Przenumerowanie dziennika księgowań/PK.

Zobacz: Testy integralności danych.

Zamknięcie okresu rozliczeniowego

Jeśli wszystkie kroki przygotowujące do zamknięcia okresu zostały wykonane, można go zamknąć.

Zamknięcie miesiąca

Żeby zamknąć miesiąc:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę Wszystkie.
3. Ustaw rok i miesiąc, który będzie zamykany.
4. Ustaw status na Bufor.
5. Kliknij prawym przyciskiem myszy na dowolny dokument na liście i z menu podręcznego wybierz polecenie Zaznacz wszytko.
6. Kliknij przycisk Księguj, określ datę PK (edycja lub data z bufora) i kliknij przycisk Potwierdź.
7. Wyświetli się okno z informacją o liczbie dokumentów zaznaczonych oraz o liczbie dokumentów przesuniętych. kliknij przycisk Potwierdź, żeby zamknąć okno.
8. Kliknij przycisk Operacje i z menu podręcznego wybierz polecenie Zamykanie miesiąca. Otworzy się okno opcji zamykania miesiąca.
9. (Opcjonalnie) Ustaw miesiąc i rok.
10. (Opcjonalnie) Żeby przeprowadzić tylko kontrolę, bez faktycznego zamykania miesiąca, kliknij przycisk Kontrola.

Uruchomi się automatyczne sprawdzenie poprawności przygotowania dokumentów do zamknięcia miesiąca. Kontrola obejmuje między innymi sprawdzenie, czy istnieją zatwierdzone, ale niezaksięgowane dokumenty.

Po przeprowadzonej kontroli wyświetli się okno z informacją o wynikach kontroli. Kliknij przycisk Zamknij, żeby zamknąć okno wyników.

11. Kliknij przycisk Potwierdź.
12. Otworzy się okno z pytaniem, czy chcesz zamknąć miesiąc bez kontroli, oraz dwoma przyciskami. Kliknij przycisk:
• Tak: Spowoduje zamknięcie miesiąca bez kontroli.
• Nie: Spowoduje uruchomienie kontroli i – po zamknięciu okna z wynikami kontroli – zamknięcie miesiąca. Jeśli wystąpiły błędy, zostanie wyświetlone okno z pytaniem, czy mimo błędów chcesz zamknąć okres bilansowy. Kliknij przycisk Zamknij.
13. Otworzy się okno z informacją o udanym zamknięciu miesiąca. Kliknij przycisk Potwierdź.

W oknie księgowania przy podglądzie dokumentów z zamkniętego miesiąca przyciski Dopisz, Usuń PK i Księguj są ukryte.

Zamknięcie roku

Zamknięcie ostatniego miesiąca roku księgowego – standardowo dwunastego – jest równoznaczne z zamknięciem roku.

Zatrzaski

Zatrzask to dodatkowa blokada dokumentów danego rodzaju do określonej daty. Na przykład zatrzask na magazynie powoduje blokadę dopisywania dokumentów magazynowych lub korekt przed datą zatrzasku.

Zatrzask rejestrów VAT

Po zamknięciu miesiąca i wysłaniu deklaracji zaleca się dodatkowo nałożyć tzw. zatrzask na rejestry VAT.

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Zestawienia. Otworzy się okno raportów.
2. Wybierz Rejestry VAT z raportów predefiniowanych i kliknij przycisk Raport. Otworzy się okno z parametrami raportu.
3. Na zakładce Rejestr VAT wybierz rejestr i kliknij przycisk Zatrzask rejestru.
4. Ustaw miesiąc i rok dla zatrzasku. Zatrzask jest nakładany z datą ostatniego dnia wybranego miesiąca.

Żeby nałożyć zatrzask w kolejnym miesiącu, trzeba powtórzyć procedurę z innym miesiącem. Żeby zdjąć zatrzask, trzeba usunąć wartości z pól miesiąca i roku (pozostawić je puste).

Zobacz: Rejestry VAT.

Zatrzask dla magazynu

Po zamknięciu miesiąca i sprawdzeniu magazynów wartościowo (porównanie z wartościami na odpowiednich kontach księgowych), zaleca się wykonanie zatrzasku dla magazynu (zatrzask magazynowy).

1. Wybierz polecenie menu Moduły > SML > Magazyn, a następnie kliknij przycisk Stany magazynowe.
2. Kliknij przycisk Opcje i z menu podręcznego wybierz polecenie Zamknięcie magazynu. Otworzy się okno zatrzasków dla magazynu.
3. Kliknij przycisk Dopisz. Otworzy się okno generowania nowego zatrzasku.
4. Na zakładce Dane zatrzasku w polu Zatrzask na dzień wpisz datę i kliknij przycisk Generuj zatrzask.

Po wygenerowaniu zatrzasku uaktywni się zakładka Pozycje zatrzasku, gdzie wyświetlana jest lista materiałów z wartościami dla zatrzasku (przychód i rozchód ilościowo i wartościowo oraz saldo).

Zatrzaski magazynowe po utworzeniu można podglądać i usuwać (przycisk Usuń w oknie zatrzasków dla magazynu).

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych