Graffiti.ERP oferuje dodatkowe funkcjonalności związane z księgowaniem zdarzeń systemowych, edycję wartości bilansu otwarcia oraz wydruki dokumentów PK.

Księgowanie według harmonogramu (rozliczenie międzyokresowe)

Żeby obsługiwać rozliczenia międzyokresowe kosztów, trzeba dopisać nowy rodzaj dokumentu ręcznego (w oparciu o dokument PK) i wskazać go w konfiguracji systemu. Zobacz: Konfiguracja dokumentu rozliczenia międzyokresowego.

Takim dokumentem można księgować na podstawie harmonogramu. Zobacz: Księgowanie w oparciu o harmonogram.

Konfiguracja dokumentu rozliczenia międzyokresowego

1. (Opcjonalnie) Dopisz ręczny dokument księgowy, który będzie wykorzystywany do rozliczeń międzyokresowych.
2. Wybierz kolejno Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Księgowość > druga zakładka PK.
3. W polu Rodzaj PK dla harmonogramu wskaż rodzaj ręcznego dokumentu księgowego, który będzie wykorzystywany do rozliczeń międzyokresowych.

Księgowanie w oparciu o harmonogram

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę Ręczne.
3. Ustaw filtrowanie. Zobacz: Filtrowanie dokumentów księgowych.
4. Kliknij przycisk Operacje i z listy wybierz polecenie Księgowanie wg harmonogramu.
5. W części dokumentów (górna lista) kliknij przycisk Dopisz i określ opcje:
• Kod i datę wprowadzenia.
• Wartość rozdziału.
• (Opcjonalnie) Faktura zakupu, Opis, Cecha PK.
6. W części harmonogramu (dolna lista) wykonaj jedną z czynności:
• Żeby dodawać pojedynczo pozycje harmonogramu, kliknij przycisk Dopisz i określ parametry pozycji (Rok, Mc, Nr pary, Wartość, Konto Wn, Konto Ma). Dopisz w ten sposób poszczególne pozycje harmonogramu rozliczenia.
• Kliknij przycisk Generuj automatycznie, zdefiniuj pozycje i wygeneruj harmonogram. Zobacz: Automatyczne generowanie pozycji harmonogramu.
7. Wybierz harmonogram i kliknij przycisk Do realizacji.
8. Wybierz zakładkę W realizacji.
9. Wybierz harmonogram i kliknij przycisk Do bufora lub przycisk Do ksiąg, określ parametry (Cecha, Opis, Data) i kliknij przycisk Potwierdź.

Na podstawie harmonogramu zostanie wygenerowany dokument księgowy dla aktualnego okresu bilansowego.

Automatyczne generowanie pozycji harmonogramu

Możliwe jest automatyczne wygenerowanie wszystkich pozycji harmonogramu rozliczenia.

1. Dopisując dokument księgowania wg harmonogramu, kliknij przycisk Generuj automatycznie (pod dolną listą).
2. Określ Wartość do rozdziału i okres rozdziału.
3. Kliknij przycisk Dodaj pozycję i podaj parametry:
• Konto Wn i Konto Ma.
• Wartość miesięczna (podpowiadana). Wprowadzenie cyfry 0 (zero) powoduje automatyczne naliczanie wartości miesięcznej w momencie generowania.
• (Opcjonalnie) Żeby dopisać pozycję równoległą, zaznacz (włącz) opcję Nie wliczaj do sumy.
4. Powtórz krok 3, żeby zdefiniować kolejne pozycje do generowania w harmonogramie.

Dopisanie kilku pozycji spowoduje wygenerowanie kilku pozycji miesięcznie.

5. Kliknij Generuj i wybierz sposób generowania harmonogramu:
• Z kontrolą sumy miesięcy w stosunku do kwoty całościowej: W przypadku rozbieżności między sumą wartości z generowanego harmonogramu a wartością do rozdziału, system automatycznie koryguje wartość ostatniej pozycji harmonogramu.
• Bez kontroli sumy miesięcy w stosunku do kwoty całościowej.

Księgowanie zaliczek pracowniczych

Graffiti.ERP pozwala rejestrować zaliczki na zakupy, które są wypłacane pracownikom. Służy do tego dedykowany moduł zaliczek pracowniczych. Od strony Księgowości można księgować obrót kwot związanych z zaliczkami pracowników oraz ich rozliczeniem. Zobacz: Zaliczki.

Żeby zaksięgować zaliczkę:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę Ręczne.
3. Ustaw filtrowanie. Zobacz: Filtrowanie dokumentów księgowych.
4. Kliknij przycisk Operacje i z listy wybierz polecenie Księgowanie zaliczek pracowniczych.
5. Wybierz zaliczkę.
6. (Opcjonalnie) Kliknij przycisk Pozycje zaliczek, żeby rozliczyć zaliczkę.

Żeby zaksięgować zaliczkę pracowniczą, trzeba najpierw przenieść do bufora lub ksiąg dokumenty, które rozliczają zaliczkę (raporty kasowe, faktury zakupowe, dokumenty PK, BO, wyciągi bankowe).

7. Kliknij przycisk Do bufora lub Do ksiąg i określ parametry księgowania:
• Przypisanie cechy PK i treści dokumentu: Wybierz cechę z listy i wprowadź treść w dostępnym polu.
• Data dokumentu księgowego: Pozwala ustawić datę z dokumentu lub wprowadzić własną datę.

Żeby domyślnie podpowiadała się data z dokumentu, wybierz polecenie Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Księgowość, następnie na zakładce PK zaznacz (włącz) opcję Data PK = data dokumentu. Pomimo takiego ustawienia w momencie księgowania będzie możliwość zmiany daty.

• Przesunięcie dokumentu do schowka edycyjnego: Opcja dostępna przy przesuwaniu do bufora. Zaznacz pole Załaduj dokument do schowka edycyjnego. Zobacz: Schowek edycyjny.
8. Kliknij przycisk Potwierdź.

Zaksięgowanie zaliczki sprawia, że automatycznie generowane są rozrachunki dla dokumentów, a zaliczka jest przesuwana do rozrachowanych.

Rozliczanie zaliczek

W module księgowości, podczas księgowania zaliczek pracowniczych, można rozliczać zaliczki, kojarząc je z dokumentami systemowymi. Proces przebiega tak samo jak w module zaliczek. Jedyną różnicą jest to, że w module księgowości dostępne są tylko zaliczki zatwierdzone; nie ma natomiast zaliczek niezatwierdzonych i rozrachowanych.

Zobacz: Wiązanie zaliczek z dokumentami (od strony zaliczki).

Księgowanie różnic kursowych

Z poziomu Ksiąg można księgować różnice wartości dokumentów oraz przeszacowania wynikające ze zmiany kursów walut. Różnice kursowe można generować dla dokumentów znajdujących się w księgach i dla dokumentów w buforze księgowym.

Księgowanie rozrachunków walutowych

Żeby księgować zdarzenia związane z różnicami kursowymi:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę Ręczne.
3. Ustaw filtrowanie. Zobacz: Filtrowanie dokumentów księgowych.
4. Wykonaj jedną z czynności:
• Kliknij przycisk Operacje i z listy wybierz polecenie Księgowanie różnic kursowych. Następnie wybierz zakładkę Rozrachunki walutowe [RKurs].
• Rodzaj dokumentu ustaw na dokument księgowania różnic kursowych (RKurs). Następnie kliknij przycisk Dopisz.
5. Ustaw filtr i okres.
6. Zaznacz dokumentu, klikając je z wciśniętym klawiszem Ctrl (Control).
7. Kliknij przycisk Do bufora lub Do ksiąg i określ parametry księgowania:
• Przypisanie cechy PK i treści dokumentu: Wybierz cechę z listy i wprowadź treść w dostępnym polu.
• Data dokumentu księgowego: Pozwala ustawić datę z dokumentu lub wprowadzić własną datę.

Żeby domyślnie podpowiadała się data z dokumentu, wybierz polecenie Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Księgowość, następnie na zakładce PK zaznacz (włącz) opcję Data PK = data dokumentu. Pomimo tego ustawienia, w momencie księgowania będzie możliwość zmiany daty.

W przypadku różnic kursowych nie można przesuwać dokumentu do schowka edycyjnego.

8. Kliknij przycisk Potwierdź.

Księgowanie przeszacowań

W tym przypadku nie dopisuje się ręcznie dokumentów. Zamiast tego trzeba wykorzystać mechanizm generowania przeszacowań.

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę Ręczne.
3. Ustaw filtrowanie. Zobacz: Filtrowanie dokumentów księgowych.
4. Wykonaj jedną z czynności:
• Kliknij przycisk Operacje i z listy wybierz polecenie Księgowanie różnic kursowych. Następnie wybierz zakładkę Przeszacowania.
• Rodzaj dokumentu ustaw na dokument przeszacowań (RKursN, RKursW, RKursS). Następnie kliknij przycisk Dopisz.
5. Kliknij przycisk Generuj przeszacowania.
6. Ustaw parametry – rodzaj dokumentu:
• Rodzaj dokumentu:
• RKursN: Przeszacowanie zapisów nierozliczonych podatkowo lub rozrachunkowo – dotyczy sprzedaży, zakupów, wszystkich rozrachunków walutowych z kontrahentami.
• RKursW: Przeszacowanie środków własnych, Przeszacowanie wyceny bilansowej na koniec roku.
• RKursS: Różnice kursowe dla środków własnych.
• Zakres wyboru konta: Syntetyka lub analityka.
• Konto: Konto księgowe z planu kont.
• Data.
• Waluta: Na podstawie słownika walut.
• Kurs: Na podstawie tabeli kursu.
7. Kliknij przycisk Potwierdź.
8. Zaznacz wygenerowane przeszacowania, klikając je z wciśniętym klawiszem Ctrl (Control).
9. Kliknij przycisk Do bufora lub Do ksiąg i określ parametry księgowania:
• Przypisanie cechy PK i treści dokumentu: Wybierz cechę z listy i wprowadź treść w dostępnym polu.
• Data dokumentu księgowego: Pozwala ustawić datę z dokumentu lub wprowadzić własną datę.

Żeby domyślnie podpowiadała się data z dokumentu, wybierz polecenie Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Księgowość, następnie na zakładce PK zaznacz (włącz) opcję Data PK = data dokumentu. Pomimo tego ustawienia, w momencie księgowania będzie możliwość zmiany daty.

W przypadku przeszacowań nie można przesuwać dokumentu do schowka edycyjnego.

10. Kliknij przycisk Potwierdź, następnie przycisk Księguj.

Wybrane dokumenty dekretacji różnicy kursowych mogą być generowane i księgowane automatycznie. Zobacz: Rodzaje dokumentów ręcznych.

Kontrola formuł

Z poziomu listy dokumentów można zbiorczo uruchomić kontrolę formuł. Z tego poziomu dostępne są formuły kontroli, które jako miejsce przetwarzania mają wybraną opcję Księgi – Operacje – Kontrola formuł lub Wszędzie. Zobacz: Formuły kontroli księgowań.

Wywołane z tego poziomu formuły sprawdzają poprawność księgowania zaznaczonych dokumentów. Alternatywą jest wywołanie formuł księgowania z poziomu podglądu pojedynczego dokumentu.

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę rodzaju dokumentu.
3. Ustaw filtrowanie. Zobacz: Filtrowanie dokumentów księgowych.
4. Zaznacz dokumenty, klikając je z wciśniętym klawiszem Ctrl (Control).
5. Kliknij przycisk Operacje i z listy wybierz polecenie Kontrola formuł.
6. W oknie listy formuł zaznacz formuły, klikając je z wciśniętym klawiszem Ctrl (Control).
7. Kliknij przycisk Kontrola zaznaczonych.

Zamykanie i otwieranie miesiąca

W zależności od tego, czy wskazałeś zamknięty czy otwarty okres (w oknie księgowania), zmieni się opis polecenia udostępnianego przez przycisk Operacje: Otwarcie miesiąca lub Zamykanie miesiąca. W przypadku okresu zamkniętego, nie będą również dostępne przyciski dopisywania, usuwania oraz księgowania dokumentów PK.

Zobacz: Zamykanie miesiąca i roku.

Pozostałe operacje dodatkowe

• Księgowanie rozliczeń faktur zaliczkowych
• Zlecenia nierozksięgowane
• Kasowanie PK zaznaczonych
• Księgowanie windykacji
• Przeksięgowanie kont rozrachunkowych
• Księgowanie not odsetkowych od należności
• Zmiana rejestru VAT dla zaznaczonych
• PK z automatyczną zapłatą „końcówek” groszowych
• Uzgodnienie salda konta rozrachunkowego walutowego
• Kasuj zaznaczone pozycje PK dla środków trwałych
• STORNO (F4)
• Wykonaj STORNO czerwone (F6)
• Wykonaj STORNO czarne (F7)
• Kopiuj PK (F5) nr:
• Odznacz do STORNO (F8)

Bilans otwarcia (BO)

W oknie dokumentów księgowych znajduje się przycisk BO. Jest aktywny, jeżeli aktualnie ustawiony rok bilansowy (dla okna dokumentów księgowych) jest pierwszym wprowadzonym w księgowości rokiem bilansowym. Przycisk ten wyświetla okno, w którym można edytować i przeglądać wartości bilansu otwarcia poszczególnych kont.

Bilans otwarcia można wprowadzać na dwa sposoby, w zależności od rodzaju konta:

• Konto rozrachunkowe: Bilans otwarcia jest tworzony przez rozrachunki bilansu otwarcia z kontrahentami lub pracownikami.
• Konta nierozrachunkowe: Bilans otwarcia powstaje przez proste określenie kwoty bilansu otwarcia.

Bilans otwarcia i obroty rozpoczęcia dla kont rozrachunkowych

Rozrachunek wymaga dokumentu. Zasada ta obowiązuje także przy wprowadzaniu bilansu otwarcia.

W przypadku kont rozrachunkowych wprowadza się:

• bilans otwarcia (BO) – w miesiącu 0,
• obroty rozpoczęcia (OR) – w pozostałych miesiącach (od 1 do 12).

Zarówno bilans otwarcia, jak i obroty rozpoczęcia przechowywane są w tej samej bazie.

Żeby dopisać bilans otwarcia dla kont rozrachunkowych:

1. Otwórz okno bilansu otwarcia i wybierz zakładkę zespołu kont.
2. Podświetl analitykę najniższego poziomu wybranego konta rozrachunkowego.

W przypadku kont rozrachunkowych będą to konta zbudowane z wykorzystaniem makr KONTR lub PRAC. Zobacz: Wykorzystanie makr do budowy planu kont.

3. Kliknij przycisk BO dla kontr./prac. Wyświetli się okno z listą kontrahentów lub pracowników, z kwotami i dokumentami w kolejnych miesiącach.
4. Wybierz kontrahenta lub pracownika.
5. (Opcjonalnie) Żeby ręcznie wprowadzić bilans otwarcia (podając kwoty, a nie na podstawie dokumentów) – wybierz miesiąc 0 (zerowy) i kliknij przycisk Dopisz BO. W oknie zmiany obrotów na koncie wykonaj dowolną z czynności:
• Wprowadź kwotę Wn i Ma dla obrotów na koncie.
• Kliknij przycisk Obroty walutowe, żeby określić kwoty Wn i Ma dla różnych walut.
• Kliknij przycisk Obroty dla makro-cech, żeby wprowadzić kwoty Wn i Ma dla pozycji makro-cech. Zobacz: Makra-cechy – przydzielanie cech dokumentom.
💡

Obroty bilansu otwarcia można też wprowadzać bezpośrednio z okna bilansu otwarcia (przycisk Zmień). Zobacz: Bilans otwarcia dla kont nierozrachunkowych.

6. Żeby wprowadzić bilans otwarcia dokumentami, dopisz dokumenty dla bilansu otwarcia konta (prawa część okna, dolna lista) i kliknij przycisk Synchro.

Przycisk Synchro synchronizuje wartości dokumentów i wprowadzonych obrotów – kwoty z dokumentów dla rozrachunków zostaną wprowadzone na odpowiednie strony – Wn lub Ma.

Jeśli istnieje już bilans otwarcia ręcznie wprowadzony kwotami (nie dokumentami), zostanie wyświetlone ostrzeżenie z informacjami o kwotach bezpośrednio wprowadzonych i kwotach wynikających z dokumentów. Żeby zastąpić kwoty wprowadzone ręcznie kwotami wynikającymi z dokumentów, kliknij przycisk Tak.

💡

Dokumenty dla bilansu otwarcia można też wprowadzać bezpośrednio z okna bilansu otwarcia (przycisk Dokum. dla rozrach.).

7. Wybierz miesiąc od 1 do 12, kliknij przycisk Dopisz OR i określ kwotę obrotu rozpoczęcia.

Bilans otwarcia dla kont nierozrachunkowych

Żeby dopisać bilans otwarcia dla kont nierozrachunkowych:

1. Otwórz okno bilansu otwarcia i wybierz zakładkę zespołu kont.
2. Podświetl ostatnią analitykę wybranego konta (najniższy poziom).
3. Kliknij przycisk Zmień.
4. W oknie zmiany obrotów na koncie wykonaj dowolną z czynności:
• Wprowadź kwotę Wn i Ma dla obrotów na koncie.
• Kliknij przycisk Obroty walutowe, żeby określić kwoty Wn i Ma dla różnych walut.
• Kliknij przycisk Obroty dla makro-cech, żeby wprowadzić kwoty Wn i Ma dla pozycji makro-cech. Zobacz: Makra-cechy – przydzielanie cech dokumentom.
5. Kliknij przycisk Potwierdź.

Kwoty dla kont wyższych poziomów są obliczane automatycznie z kwot najniższych poziomów.

Wydruk i raporty (zestawienia)

W oknie dokumentów księgowych znajdują się dwa przyciski, które dają dostęp do różnych wydruków:

• Przycisk Wydruk: Wydruki i zestawienia dokumentów PK.
• Przycisk Raport: Wydruki zestawień dla dokumentów PK. Dostępny na zakładce Wszystkie.

Raporty predefiniowane

• Wydruk PK: Wydruk wybranego dokumentu księgowego.
• Zestawienie dokumentów PK: Wydruk listy aktualnie wyświetlanych dokumentów księgowych.

Raporty użytkownika

• Przycisk Wydruk: daje dostęp do raportów z miejscem wywołania PK – wydruk PK.
• Przycisk Raporty: daje dostęp do raportów z miejscem wywołania PK – zestawienia.

Zobacz: Tworzenie własnych raportów.

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych