Dokumenty transakcyjne, takie jak faktury lub dokumenty magazynowe, są księgowane automatycznie w momencie wystawienia lub później, w module Księgowości.

Księgowanie zależy od szablonów dekretacji

Dokumenty transakcyjne są księgowane w oparciu o szablony dekretacji. Ich właściwa definicja jest warunkiem poprawnego księgowania.

Szablon dekretacji to wzorzec, który mówi systemowi, jak zaksięgować dokument – czyli na jakie konta księgowe mają trafić odpowiednie kwoty. Zanim skorzystasz z automatycznego księgowania, musisz utworzyć odpowiednie szablony. Opis tworzenia szablonów znajduje się w rozdziale Szablony dekretacji.

Zależnie od ustawień konfiguracji, księgowanie może przebiegać w pełni automatycznie lub wymagać akcji ze strony użytkownika. Dokumenty transakcyjne można księgować w module Księgowość lub z poziomu niektórych modułów transakcyjnych.

Parametry szablonu

Każdy szablon zawiera zestaw parametrów, które określają:

• rodzaj dokumentu,
• rodzaj kwoty do zaksięgowania (np. netto, brutto, VAT),
• konta księgowe, na które system zapisze wartość kwoty.

Kiedy księgujesz dokument, system sprawdza, czy istnieje szablon dla danego rodzaju dokumentu. Jeśli tak – odczytuje kwoty z dokumentu i zapisuje je na kontach określonych w szablonie.

Wybór szablonu w momencie księgowania

W module Księgowość można wybrać (zmienić) szablon dekretacji dla zaznaczonych dokumentów sprzedaży, zakupu lub magazynowych. Funkcję tę uruchamia przycisk Zmień szablon umieszczony w oknie wyboru dokumentów do księgowania.

W pozostałych przypadkach szablony są przypisywane w Definicjach.

Brak szablonu, błędy i priorytety automatycznego wyboru szablonów

W przypadku braku szablonu lub błędu księgowania, wstępnie przygotowany dokument księgowy trafia do schowka edycyjnego. Z tamtego poziomu może być księgowany ręcznie. Zobacz: Schowek edycyjny.

Jeśli dla dokumentu istnieje kilka szablonów, automatycznie zostanie wybrany szablon o mniejszym numerze. W przypadku wyciągów bankowych i raportów kasowych szablony dotyczą konkretnych operacji.

W przypadku dokumentów magazynowych, jeśli dla dokumentu istnieją dwa szablony, ale jeden z nich dodatkowo dotyczy także konkretnego magazynu, zostanie on wykorzystany w momencie księgowania tego rodzaju dokumentu w tym magazynie.

Księgowanie dokumentów transakcyjnych w module Księgowość

Z poziomu modułu Księgowości można księgować pojedyncze lub zaznaczone (zbiorczo) dokumenty transakcyjne.

Płace i środki trwałe można księgować tylko z poziomu Księgowości.

Dokumenty transakcyjne

W tym podręczniku dokumenty transakcyjne to:

• dokumenty sprzedaży
• dokumenty zakupu
• wyciągi bankowe
• raporty kasowe
• dokumenty magazynowe
• listy płac
• operacje na środkach trwałych

Dopisanie nowych dokumentów księgowych

Żeby zaksięgować dokumenty transakcyjne:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę rodzaju dokumentu:
• Sprzedaż
• Zakupy
• Wyciągi bankowe
• Raporty kasowe
• Dokumenty magazynowe
• Płace
• Środki trwałe
💡

Zakładka Ręczne służy do wystawiania ręcznych dokumentów księgowych (zobacz: Ręczne dokumenty księgowe). Zakładka Wszystkie oferuje tylko podgląd dokumentów księgowych.

3. (Opcjonalnie) Ustaw otwarty okres bilansowy (rok, miesiąc).
4. Kliknij przycisk Dopisz. Otworzy się okno wyboru dokumentów.
5. Wybierz jedną z opcji:
• Księguj na miesiąc bilansowy
• Księguj wg daty dokumentu
6. (Opcjonalnie) Ustaw rodzaj dat i zakres wyświetlania.
• Wyciągi bankowych, raporty kasowe: Data zamknięcia.
• Dokumenty sprzedaży: Data wystawienia lub data sprzedaży.
• Dokumenty zakupu: Data wystawienia, data wpływu, data zakupu.
• Dokumenty magazynowe: Data z dokumentu.
• Listy płac: Miesiąc ZUS, miesiąc podatkowy, miesiąc listy.
• Faktury wewnętrzne: Data wystawienia, data przyjęcia.
7. (Opcjonalnie) W przypadku dokumentów magazynowych można ukryć (filtrować) dokumenty spełniające wybrane warunki. Dostępne opcje:
• Filtruj dokumenty Wz niepołączone z fakturami sprzedaży
• Filtruj dokumenty Wz połączone z fakturami sprzedaży
• Filtruj dokumenty Pz niepołączone z fakturami zakupu
• Filtruj dokumenty Pz połączone z fakturami zakupu
• Filtruj dokumenty z zerową wartością
• Filtruj dokumenty z magazynów pozabilansowych
8. Żeby wybrać dokumenty do księgowania, zaznacz je, klikając z wciśniętym klawiszem Ctrl (Control).

Wyjątkiem są środki trwałe, gdzie brak zaznaczenia spowoduje księgowanie operacji dla wszystkich środków trwałych – zarówno środków trwałych w użyciu, jak i zamkniętych.

9. (Opcjonalnie) Kliknij przycisk Opcje i zaznacz opcję:
• Zaznaczaj łącznie z dokumentami magazynowymi
• W przypadku błędu korzystaj ze schowka edycyjnego
10. (Opcjonalnie) Kliknij przycisk Zmiana szablonu dekretacji i wybierz szablon.

Zmiana jest możliwa dla dokumentów sprzedaży, zakupu i magazynowych.

11. Kliknij przycisk Do bufora lub Do ksiąg i określ parametry:
• Przypisanie cechy PK i treści dokumentu: Wybierz cechę z listy i wprowadź treść w dostępnym polu.
• Data dokumentu księgowego: Pozwala ustawić datę z dokumentu lub wprowadzić własną datę.

Żeby domyślnie podpowiadała się data z dokumentu, wybierz polecenie Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Księgowość, następnie na zakładce PK zaznacz (włącz) opcję Data PK = data dokumentu. Pomimo takiego ustawienia w momencie księgowania będzie możliwość zmiany daty.

• Przesunięcie dokumentu do schowka edycyjnego: Opcja dostępna przy przesuwaniu do bufora. Zaznacz pole Załaduj dokument do schowka edycyjnego. Zobacz: Schowek edycyjny.
12. Kliknij przycisk Potwierdź.

Jeżeli system nie wykryje żadnych niezgodności, np. braku odpowiedniego szablonu dekretacji lub niezgodności kwot, dokument zostanie zaksięgowany lub przeniesiony do bufora.

Księgowanie dokumentów z bufora

Jeśli dokument został wprowadzony do bufora, przed zamknięciem okresu bilansowego należy go przesunąć do ksiąg.

Żeby wprowadzić do ksiąg dokumenty, które znajdują się w buforze:

1. Wybierze kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę rodzaju dokumentu, ustaw okres bilansowy.
3. Zaznacz dokumenty do zaksięgowania, klikając pozycje z wciśniętym klawiszem Ctrl (Control).
💡
Ustaw status dokumentów na Bufor, żeby wyświetlić tylko dokumenty z bufora księgowego.
4. Kliknij przycisk Księguj.

Kontrola poprawności księgowania

Przy przesuwaniu dokumentu do bufora lub ksiąg przeprowadzane są:

• wbudowane kontrole poprawności dekretacji,
• formuły kontroli księgowań, których miejsce przetwarzania jest ustawione na Edycja PK, Wszędzie i Automatycznie przy przesuwaniu PK ręcznego do bufora.

Formuły kontroli tworzy się w definicjach Księgowości. Zobacz: Formuły kontroli księgowań.

Schowek edycyjny

Schowek edycyjny – podobnie jak bufor i księgi – jest statusem dokumentu księgowego. Pełni rolę ewidencji dokumentów księgowych otwartych (w edycji). Stąd nazywany jest czasami księgowaniem niepełnym.

Schowek edycyjny jest dostępny w przypadku księgowania dokumentów transakcyjnych – oprócz księgowania środków trwałych i różnic kursowych. Nie można z niego korzystać dla ręcznych dokumentów księgowych.

Schowek edycyjny może być użyty w trzech sytuacjach:

• Podczas dopisywania dokumentów: Pozwala wprowadzić do systemu nowy dokument księgowy bez przesuwania go do bufora lub ksiąg. Żeby to zrobić, przy przesuwaniu do bufora zaznacz opcję Przesunięcie dokumentu do schowka edycyjnego.
• W momencie edycji dokumentów: Pozwala zachować zmiany w otworzonym dokumencie bez konieczności zapisu w buforze lub księgach. Żeby to zrobić, wybierz dokument umieszczony w buforze, kliknij przycisk Usuń, a następnie kliknij przycisk Schowek.
• W sytuacji wystąpienia błędów podczas księgowania automatycznego: Żeby ta funkcja działała, w oknie księgowania kliknij przycisk Opcje i włącz opcję W przypadku błędu korzystaj ze schowka edycyjnego. Kiedy opcja jest włączona, obok niej wyświetlany jest znak ✓.

Dokumenty umieszczone w schowku edycyjnym nie są wprowadzane ani do bufora, ani do ksiąg. Jest to zatem dodatkowy etap między utworzeniem a księgowaniem dokumentów transakcyjnych.

Wyświetlanie dokumentów w schowku

Żeby wyświetlić dokumenty ze schowka, wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi i kliknij przycisk Schowek.

Księgowanie dokumentów ze schowka

Żeby zaksięgować dokument umieszczony w schowku:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi i kliknij przycisk Schowek.
2. Przejdź na zakładkę rodzaju dokumentu.
3. Wybierz dokument na liście i kliknij przycisk Zmień / Księguj.
4. Wprowadź konieczne poprawki i kliknij przycisk Do bufora lub Do ksiąg.

Usuwanie dokumentów ze schowka

Żeby usunąć dokument umieszczony w schowku:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Księgi i kliknij przycisk Schowek.
2. Przejdź na zakładkę rodzaju dokumentu.
3. Wykonaj jedną z czynności:
• Wybierz dokument na liście, kliknij przycisk Usuń i potwierdź przyciskiem Kasuj.
• Kliknij przycisk Usuń wszystkie i potwierdź przyciskiem Kasuj.

Księgowanie z poziomu modułów transakcyjnych

W momencie dopisywania lub edycji możliwe jest ręczne zaksięgowanie pojedynczego dokumentu:

• sprzedaży,
• zakupu,
• wyciągu bankowego,
• raportu kasowego.

Z poziomu modułów transakcyjnych nie można księgować zbiorczo.

Możliwe jest także automatyczne księgowanie w momencie wystawienia dokumentu.

Automatyczne księgowanie dokumentów

System może automatycznie księgować niektóre dokumenty transakcyjne, na przykład faktury lub wyciągi bankowe, w momencie ich zatwierdzenia. Tak jak przy księgowaniu z poziomu księgowości, odbywa się to w oparciu o szablony dekretacji.

System sprawdza, czy księgowanie jest poprawne. Jeśli zawiera błędy, dokument nie zostanie zaksięgowany. Inaczej niż w module księgowości, z poziomu modułów transakcyjnych nie ma możliwości ręcznego uruchomienia formuł kontroli księgowania.

W pełni automatyczne księgowanie wymaga dodatkowej konfiguracji systemu do automatycznego księgowania.

Konfiguracja automatycznego księgowania

Odpowiednie ustawienie konfiguracji może spowodować w pełni automatyczne księgowanie dokumentów transakcyjnych oraz różnic kursowych.

Opcje konfiguracji księgowania automatycznego dla poszczególnych obszarów:

• Sprzedaż: Administracja Systemu > Słowniki Systemowe > Słowniki podstawowe > Rejestry sprzedaży > [rejestr] > zakładka Inne (2), opcja Automatyczne księgowanie po zamknięciu faktury.
• Zakupy: Administracja Systemu > Słowniki Systemowe > Słowniki podstawowe > Rejestry zakupów > [rejestr] > zakładka Dane cd., opcja Automatycznie księguj fakturę bezpośrednio po zatwierdzeniu.

W przypadku faktur zakupu można też włączyć automatyczne generowanie faktur wewnętrznych: Administracja Systemu > Słowniki Systemowe > Słowniki podstawowe > Rejestry zakupów > [rejestr] > zakładka Dane cd. 3, opcja Generuj automatycznie fakturę wewnętrzną dla zamykanej faktury zakupu IMP.

• Wyciągi bankowe: Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Księgowość > zakładka Bank, opcja Księguj WB po zamknięciu.
• Raporty kasowe: Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Księgowość > zakładka Kasa, opcja Księguj RK po zamknięciu.
• Kasa > Księguj RK po zamknięciu.
• Dokumenty magazynowe: Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Gospodarka Magazynowa / Zakupy > Rodzaje dokumentów magazynowych > [dokument] > zakładka Księgowość, opcja Automatycznie księguj dokument po zamknięciu.

Usuwanie księgowania dokumentów transakcyjnych

Żeby usunąć księgowanie dokumentu transakcyjnego:

1. Wybierz polecenie Moduły > Finanse i księgowość > Księgi.
2. Wybierz zakładkę rodzaju dokumentu.
3. (Opcjonalnie) Ustaw otwarty okres bilansowy (rok, miesiąc).
4. Podświetl dokument lub zaznacz kilka dokumentów i kliknij przycisk Usuń PK.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe z pytaniem „Czy chcesz usunąć dokument PK?”.

5. Kliknij przycisk Tak.

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych