Makra pozwalają budować plan kont, księgować oraz do przydzielać cechy dokumentom. System posiada wbudowane makra, ale można też tworzyć własne.

Zastosowanie makr

Makra księgowe są wykorzystywane do trzech podstawowych celów:

• budowa planu kont,
• księgowanie,
• przydzielanie cech dokumentom (do celów raportowych).

Budowa planu kont

Makra księgowe można wykorzystać do budowy planu kont. Służą do tego makra standardowe. Najczęściej do tego celu stosuje się makra predefiniowane, które są szczególnym rodzajem makr standardowych.

Kiedy dodajesz konta księgowe w planie kont, zamiast numeru lub oznaczenia analityki możesz podać symbol makra. Wybór konkretnej analityki – pozycji słowników systemowych lub pozycji makra – nastąpi dopiero w momencie księgowania.

Zobacz: Wykorzystanie makr do budowy planu kont.

Księgowanie

Makra księgowe można też wykorzystać do wspomagania księgowania. Służą do tego makra oznaczone jako słowniki cech dokumentów.

Zasada działania tego mechanizmu jest następująca. Makro posiada pozycje; każda pozycja ma opis i jest związana z kontem księgowym. Następnie makro wiąże się z odpowiednim rodzajem dokumentów. W momencie wystawiania dokumentu użytkownik wybiera konkretną pozycję makra. Ponieważ do pozycji przypisane jest konto księgowe, wskazując pozycję makra, użytkownik wybiera określone konto z planu kont.

Żeby użyć konto księgowe wybrane przez użytkownika podczas księgowania, najczęściej wykorzystuje się mechanizm wyznaczania konta stałego w szablonach dekretacji. Oznacza to, że w odpowiednim miejscu szablonu dekretacji, zamiast numeru konta wprowadza się kod makra. W momencie księgowania w miejsce kodu makra podstawiane jest konto przypisane do wybranej przez użytkownika pozycji.

Przykład: Utworzono makro o kodzie MPK, którego pozycje odpowiadają działom firmy – każda pozycja tego makra jest opisana nazwą działu i ma przypisane konto księgowe związane z tym konkretnym działem. Kod makra został wprowadzony do szablonu dekretacji dokumentów Rw (przez zmienną %Konto%MPK w polu konta stałego w pozycji definicji szablonu). Kiedy pracownik wystawia dokument Rw, wybiera – z listy pozycji makra – dział firmy i w ten sposób podaje miejsce powstawania kosztu. Ponieważ pozycja makra jest powiązana z konkretnym kontem księgowym, wartość jest księgowana na konto związane z działem.

Makra można kojarzyć z dokumentami zakupu, z dokumentami magazynowymi lub ze zleceniami produkcji. Żeby makro było dostępne podczas wystawiania dokumentów, trzeba skonfigurować dostęp do makr w dokumentach.

Możliwe jest przypisanie wielu kont do pojedynczej pozycji makra. W takiej sytuacji określa się procentowe rozbicie kwoty na każde konto z listy. Zobacz: Pozycje makra.

Dostęp do makr w dokumentach transakcyjnych – konfiguracja

Żeby makra były dostępne w dokumentach, trzeba skonfigurować system.

Opcje konfiguracji:

• Faktury zakupu: Lista makr tworzona jest dla całego rejestru zakupu (Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe > Rejestry zakupów > [rejestr] > zakładka Makra dekretacji).

Z tego poziomu możliwe jest określenie, czy dane makro jest wymagane, czy ma być dostępne dla nagłówka (na poziomie dokumentu), czy dla poszczególnych pozycji.

• Dokumenty magazynowe: Lista dostępnych makr ustalana jest dla rodzaju dokumentu (Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Gospodarka Magazynowa/Zakupy > Rodzaje dokumentów magazynowych > [rodzaj dokumentu] > przycisk Makra dekretacji).

Z tego poziomu możliwe jest określenie, czy dane makro będzie dostępne dla nagłówka (czyli na poziomie dokumentu), czy dla poszczególnych pozycji oraz czy jest wymagane.

• Zlecenie produkcji: Dopisując zlecenie produkcyjne masz dostęp do wszystkich makr-cech dokumentów na zakładce Makra dekret.

Z rejestrami zakupu i z rodzajami dokumentów magazynowych można wiązać tylko makra oznaczone jako słownik cech dokumentów.

Przydzielanie cech dokumentom (do celów raportowych)

Oprócz budowania planu kont i księgowania, makra kont można wykorzystać do rozdzielania kwot z dokumentów do przygotowanej wcześniej listy cech (pozycji makr). Tak jak w przypadku księgowania, służą do tego makra oznaczone jako słowniki cech dokumentów.

Przypisanie w taki sposób kwot pozycjom makr nie wpływa na samo księgowanie. Pozwala natomiast powiązać dokumenty z cechami, z którymi kojarzone są określone kwoty. Na tej podstawie mogą być później tworzone dodatkowe zestawienia na obrotówce.

Przypisanie kwot do cech można przeprowadzić:

• w dokumentach księgowych – ręcznych i księgujących dokumenty transakcyjne,
• w dokumentach transakcyjnych – w fakturach, raportach kasowych i wyciągach bankowych oraz w dokumentach magazynowych.

Makra w dokumentach transakcyjnych

Kwoty można przypisywać do pozycji makr-cech bezpośrednio w dokumentach transakcyjnych. Żeby wykorzystać je w księgowości, trzeba uruchomić mechanizm przepisywania makro-cech z księgowanych dokumentów do dokumentów księgowych. W tym celu trzeba skonfigurować system i ustawić szablon dekretacji.

• Konfiguracja systemu: Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Księgowość > druga zakładka PK. Włącz opcję Udostępnij przepisywanie makro-cech z księgowanych dokumentów do PK.
• Szablon dekretacji dokumentu transakcyjnego: Włącz odpowiednią opcję w szablonie dekretacji. Zobacz: Przepisywanie makro-cech z dokumentów transakcyjnych.

Tworzenie makra konta

Można dodawać własne makra kont. Zwykle makro składa się z nagłówka i pozycji.

Nagłówek makra

Żeby dopisać makro:

1. Wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Makro – konta.
2. Kliknij przycisk Dopisz i określ parametry makra:
• Kod makra (pole Makro – do pięciu znaków) i opis.

Kod makra musi się zaczynać od litery „M”.

• Charakter makra – zaznacz jedną z opcji:

Standard: Służy do budowy planu kont.

Makro jako słownik cech dokumentu: Służy do wspomagania księgowania.

Makro dla harmonogramu PK: Służy do budowania harmonogramu (numer analityki makra to numer harmonogramu).

Makro jako słownik rejestrów PK: Służy do generowania raportów obrotów dla rejestru PK. Numer analityki musi być zgodny z numerem rejestru PK. Dzięki takiej konfiguracji, przy księgowaniu dokumentu Graffiti.ERP przypisuje całą kwotę z dokumentu (100%) do pozycji makra odpowiadającej rejestrowi PK z dokumentu. Przykładem wykorzystania tej funkcji jest powiązanie rejestrów PK z oddziałami firmy; dzięki temu można następnie filtrować obroty na kontach dla makra dla rejestru PK – i tym samym dla oddziału firmy.

• (Opcjonalnie) Zaznacz opcje: Nie badaj poprawności pozycji makra podczas księgowania, Nie uwzględniaj przy rozbiciu obrotówki na makra, Blokuj. Zablokowanie makra uniemożliwi dodawanie kont na jego podstawie.
3. (Opcjonalnie) Dopisz pozycje makra na zakładce Pozycje makra. Zobacz: Pozycje makra.
4. Kliknij przycisk Potwierdź.

Pozycje makra

Żeby wprowadzić nowe pozycje makra:

1. W oknie dodawania lub zmiany makra kliknij zakładkę Pozycje makra.
2. Kliknij przycisk Dodaj i zdefiniuj opcje:
• Kod analityki (do pięciu znaków) i opis pozycji.

To właśnie kod i opis pozycji zobaczy użytkownik, który wystawia dokument, z którym związane jest makro. Na podstawie kodu i opisu może wybrać odpowiednią pozycję makra.

• Konto lub listę kont do pozycji. Pozwala określić konto lub konta księgowe, które są związane z pozycją makra.

Po zaznaczeniu opcji Lista kont, aktywna jest zakładka Lista kont, na której można zdefiniować listę kont wraz z procentowym podziałem wartości dla każdego z nich.

• (Opcjonalnie) Włącz dodatkowe opcje: VAT nieodliczany lub VAT nieodliczany % (na użytek pozycji faktury zakupu), Rozbijaj pozycje rejestru VAT (zakupy), Blokuj. Zablokowanie makra uniemożliwi dodawanie kont na jego podstawie.
• Na zakładce Dostępność dla rodzajów zleceń możesz przydzielić rodzaje zleceń do pozycji makra. Brak przydziału oznacza dostęp do wszystkich rodzajów zleceń.
3. Kliknij przycisk Potwierdź.

Żeby zmienić lub usunąć pozycję, wybierz ją na liście, następnie wykonaj jedną z czynności:

• Kliknij przycisk Zmień, żeby modyfikować parametry.
• Kliknij przycisk Usuń i potwierdź przyciskiem Tak.

Zmiana i usuwanie makra

Żeby zmienić lub usunąć makro, wybierz jego pozycję na liście, następnie wykonaj jedną z czynności:

• Kliknij przycisk Zmień, żeby modyfikować parametry nagłówka lub pozycji makra.
• Kliknij przycisk Usuń i potwierdź przyciskiem Tak.

Makra predefiniowane nie mogą być zmieniane ani usuwane.

Makra predefiniowane

Graffiti.ERP posiada predefiniowane, dostarczane z systemem, makra kont. Nie można ich modyfikować ani usuwać.

Makra predefiniowane odwołują się do słowników standardowych:

• KONTR: Rejestr kontrahentów
• PRAC: Rejestru pracowników
• PROJ: Projekty
• ST: Środki trwałe
• TOWAR: Kartoteka towarów
• URZE: Rejestr urzędów
• ZLEC: Zlecenia produkcyjne

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych