Szablony dekretacji pozwalają księgować dokumenty transakcyjne. Właściwe przygotowanie szablonów jest kluczowe dla księgowania i decyduje o jego efektywności.

Dokumenty transakcyjne

W tym podręczniku dokumenty transakcyjne to:

• dokumenty sprzedaży
• dokumenty zakupu
• wyciągi bankowe
• raporty kasowe
• dokumenty magazynowe
• listy płac
• operacje na środkach trwałych

Automatyczne i ręczne księgowanie dokumentów transakcyjnych

Szablon dekretacji to inaczej zestaw parametrów, które określają kwoty z księgowanego dokumentu i konta księgowe, na które te kwoty mają być zapisane. Parametry definiuje się najczęściej na dwóch poziomach: w nagłówku i w pozycjach szablonu.

Po przygotowaniu szablonów dekretacji możliwe jest uruchomienie – w konfiguracji systemu – automatycznego księgowania wybranych dokumentów transakcyjnych. W pozostałych sytuacjach to użytkownik inicjuje księgowanie. Niezależnie od tego, czy proces jest przeprowadzany w pełni automatycznie czy rozpoczynany przez użytkownika, księgowanie dokumentów transakcyjnych przebiega w oparciu o szablony dekretacji.

Dzięki szablonom księguje się szybciej i z mniejszym ryzykiem błędu – ciężar księgowania jest przenoszony na zdefiniowanie szablonu dekretacji. Dobrze przygotowany szablon sprowadza operację księgowania do wybrania dokumentów i kliknięcia przycisku Księguj; źle zdefiniowany – uniemożliwi zaksięgowanie.

Zobacz: Księgowanie dokumentów transakcyjnych.

Szablony tworzy się osobno dla obszarów systemu

Szablony dekretacji są definiowane osobno dla poszczególnych obszarów systemu – czyli niezależnie dla sprzedaży, zakupów, raportów kasowych itd. Różne obszary obsługiwane są przez różne moduły systemu Graffiti.ERP.

W ramach każdego obszaru wskazuje się rodzaje dokumentów, które będą księgowane przy użyciu konkretnych szablonów. Sposób wskazania rodzaju dokumentów zależy od wybranego obszaru. Na przykład dla obszaru sprzedaży wskazuje się rejestr VAT i rodzaj przychodu, a dla obszaru wyciągów bankowych wskazuje się rodzaj operacji bankowej.

W dalszej części rozdziału znajduje się szczegółowy opis tworzenia szablonów i przydzielania im dokumentów w każdym z obszarów.

Panel Szablony księgowań

Wszystkie opcje szablonów dekretacji uruchamia się z panelu Szablony księgowań. Znajdują się na nim przyciski, które wywołują funkcje związane z szablonami dekretacji dla poszczególnych modułów Graffiti.ERP.

Żeby wyświetlić panel szablonów księgowań, wybierz kolejno Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji.

Szablony dekretacji – informacje wspólne dla wszystkich obszarów

Szablon najczęściej składa się z dwóch poziomów:

1. Nagłówek: Określa jaki dokument lub zdarzenie będzie obsługiwane przez szablon.
2. Definicje: Wyznaczają konta do księgowania oraz sposób pobierania kwoty, która będzie zapisywana na kontach.

W przypadku różnic walutowych i faktur wewnętrznych szablony składają się z jednego poziomu.

Nagłówek i definicje różnią się w zależności od obszaru. W tym rozdziale opisane są zagadnienia ogólne, które są wspólne dla większości szablonów. W kolejnych rozdziałach znajdują się informacje specyficzne dla wybranych obszarów.

Nagłówki szablonów

Tworzenie szablonu księgowań rozpoczyna się od dopisania nagłówka.

Żeby dopisać nowy szablon dekretacji:

1. Wybierz polecenie Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji.
2. Wskaż obszar, dla którego będziesz tworzyć szablon – kliknij odpowiedni przycisk lub wciśnij odpowiadający mu klawisz skrótu. Klawisze skrótów są wyświetlane na każdym przycisku panelu szablonów księgowań.
3. Kliknij przycisk Dopisz i zdefiniuj parametry nagłówka. Zobacz: Przypisanie dokumentów do szablonu.
4. Kliknij przycisk Potwierdź.

Przypisanie dokumentów do szablonu

Na nagłówek szablonu składają się przede wszystkim parametry, które pozwalają przypisać konkretne dokumenty systemowe do szablonu. Jest to rodzaj filtru: dokumenty, które spełniają warunki (posiadają określone parametry), będą księgowane przy pomocy danego szablon dekretacji.

W przypadku każdego obszaru parametry, na podstawie których wybierany jest szablon, są inne:

• Sprzedaż: Rodzaj dokumentu sprzedaży, rejestr sprzedaży.
• Zakupy: Typ dokumentu zakupu, rejestr zakupów.
• Raporty kasowe: Operacja kasowa, cecha PK, znak (należność lub zobowiązanie), podmiot (kontrahent, pracownik, urząd, paragon, pozostałe). Podmiot ustawiony na „pozostałe” dotyczy operacji bez wskazanego podmiotu (rodzaj podmiotu operacji ustawiony na „Brak filtra” lub „bez podmiotu”).
• Wyciągi bankowe: Operacja bankowa, cecha PK, znak (należność lub zobowiązanie), podmiot (kontrahent, pracownik, urząd, pozostałe). Podmiot ustawiony na „pozostałe” dotyczy operacji bez wskazanego podmiotu (rodzaj podmiotu operacji ustawiony na „Brak filtra” lub „bez podmiotu”).
• Gospodarka magazynowa: Rodzaj dokumentu magazynowego.

Dodatkowo (nieobligatoryjnie) do filtrowania dokumentów dla szablonu można wykorzystać magazyn oraz makro-cechę.

• Amortyzacje (środki trwałe): Grupa, operacja. Możliwe jest też przygotowanie szablonów dla wybranych środków trwałych (szablon jednostkowy).
• Płace: Grupa składników płacowych, wzorzec listy płac.

Gdy istnieje więcej niż jeden szablon odwołujący się do wybranego dokumentu, system domyślnie podpowiada niezablokowany szablon o najniższym kodzie i najwyższej specyficzności. Przykładowo, jeśli dla rodzaju dokumentu magazynowego istnieją dwa szablony, ale jeden z nich dodatkowo dotyczy konkretnego magazynu, zostanie on wykorzystany w momencie księgowania tego rodzaju dokumentu w tym magazynie. Gdyby dopisano trzeci szablon, dla tych samych dokumentu i magazynu, ale ze wskazanym dodatkowo makrem – dokumenty tego rodzaju, dla tego magazynu i z przypisanym wskazanym makrem będą księgowane przy wykorzystaniu trzeciego szablonu dekretacji.

Nagłówki zawierają także dodatkowe parametry oraz elementy opisowe (np. nazwa szablonu).

Zmiana i usuwanie nagłówka

W zależności od obszaru, proces może się nieznacznie różnić. Ogólna zasada pozostaje jednak taka sama w większości przypadków. Żeby zmienić lub usunąć szablon, wybierz odpowiadającą mu pozycję na liście, następnie wykonaj jedną z czynności:

• Kliknij przycisk Zmień, żeby modyfikować parametry.
• Kliknij przycisk Usuń i potwierdź przyciskiem Tak.

Definicje szablonów

Szablony dekretacji różnic walutowych i faktur wewnętrznych posiadają tylko nagłówek. Pozostałe szablony posiadają drugi poziom – definicje.

Definicje to lista pozycji, do których – do każdej pozycji – określa się:

• konto księgowe,
• kwotę, która zostanie zapisana na koncie.

Inaczej mówiąc, definicje to struktura kont księgowych, na które zostaną zapisane określone kwoty – oraz sposób pobierania tych kwot.

Zależnie od obszaru pozycje zawierają różne parametry. Opis tworzenia definicji dla konkretnych obszarów systemu znajduje się w dalszych podrozdziałach. W tym miejscu opisane są ogólne informacje, które dotyczą większości sytuacji. Zobacz: Szablony dekretacji – informacje szczegółowe.

Dopisywanie definicji

W przypadku większości szablonów księgowań, żeby dopisać definicje, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji.
2. Wskaż obszar, dla którego będziesz tworzyć szablon – kliknij odpowiedni przycisk lub wciśnij odpowiadający mu klawisz skrótu.
3. Wybierz szablon na liście i kliknij przycisk Definicje.
4. Kliknij przycisk Dopisz i określ parametry pozycji definicji.
5. Kliknij przycisk Potwierdź.
6. Powtarzaj kroki 4–5, żeby wprowadzić wszystkie pozycje.

Zmiana i usuwanie definicji

Żeby zmienić lub usunąć pozycję definicji, kliknij ją, następnie wykonaj jedną z czynności:

• Kliknij przycisk Zmień, żeby modyfikować jej parametry.
• Kliknij przycisk Usuń i potwierdź przyciskiem Tak.

Kopiowanie definicji

W obrębie niektórych obszarów można kopiować definicje pomiędzy szablonami dla różnych rodzajów dokumentów. Przycisk Kopiuj z… pozwala wskazać szablon, z którego mają zostać skopiowane poszczególne pozycje.

Wyznaczanie konta stałego

Edytując pozycję definicji, w polu konta stałego można wprowadzić algorytm, który wskazuje konto. Może to być kombinacja numeru konta z planu kont oraz makra lub zmiennej systemowej. Symbol zmiennej lub makra trzeba poprzedzić znakiem % (procent); nie dotyczy to makr stałych, które są wprowadzane bez tego znaku.

Przykład: Wprowadzenie w pole konta stałego konstrukcji 202-2-KONTR powoduje utworzenie konta stałego, w którym numerem analityki będzie numer kontrahenta powiązanego z dokumentem księgowanym – 202-2-1 dla kontrahenta o kodzie 1, 202-2-12 dla kontrahenta o kodzie 12, 202-2-333 dla kontrahenta o kodzie 333 itd.

Symbole makr oraz zmiennych obsługiwanych przez skrypt konta stałego znajdują się w zakładkach opisowych okna wprowadzania pozycji definicji.

Księgowanie równoległe

W definicjach dekretu wprowadza się numer pary oraz numer podpary – odpowiednik liczby porządkowej dla pozycji z tym samym numerem pary. Umożliwia to zastosowanie księgowania równoległego. Oprócz pierwszej pary, każda kolejna traktowana jest jako księgowanie równoległe, tj. niewchodzące do rejestru VAT i niezwiększające wartości dokumentu księgowego. Niemniej każda z par musi się bilansować, zatem wprowadzane przez nią do dekretu kwoty powinny się równoważyć.

Często w pierwszej parze wprowadza się zapisy kwot brutto (z jednej strony), netto i VAT (z drugiej strony). W kolejnych parach można wprowadzić koszty lub inne obciążenia, które powinny zostać zaksięgowane.

Przykład. Do definicji wprowadzamy dwie pary. Na pierwszą parę składają się dwie pozycje – wartości wprowadzane na wyznaczone dla nich konta wejdą do rejestru VAT (jeżeli jest to dokument transakcyjny) i będą stanowić o wartości dokumentu PK. Druga para, na którą składa się jedna pozycja, ma pomóc w określaniu dodatkowych (równoległych) parametrów związanych z księgowanymi kwotami.

202-2-KONTR, %KTK i %GT1K w przykładzie są zmiennymi, które pozwalają dynamicznie wyznaczać konto dla dekretu. Podczas księgowania w miejsce nazwy makra KONTR wprowadzony zostanie kod kontrahenta, wyznaczający analitykę konta 202-2. Zamiast zmiennej katalogowej %KTK wprowadzone zostanie konto katalogu, do którego należy towar. W miejscu zmiennej %GT1K znajdzie się konto powiązane z pozycją rodzaju 1 towarów.

Filtr

W kilku obszarach – sprzedaż, zakupy, raporty kasowe, wyciągi bankowe oraz gospodarka magazynowa – możliwe jest ustawienie dodatkowych filtrów i warunków przetwarzania pozycji.

Konkretne umiejscowienie filtrów i warunków jest inne dla każdego obszaru:

• Sprzedaż: Ustawienia filtrowania znajduje się na zakładce Inne. Jednym z ustawień filtrów jest opcja Skrypt, która uaktywnia zakładkę Skrypt.
• Zakupy: Zakładka Filtr z opcjami predefiniowanymi oraz opcją Skrypt, która uaktywnia zakładkę Skrypt – warunek.
• Raporty kasowe, wyciągi bankowe: Zakładka Skrypt – warunek przetwarzania.
• Gospodarka magazynowa: Zakładka Warunek przetwarzania.

Zakładka skryptu pozwala wprowadzić algorytm (filtr, warunek przetwarzania) korzystając z funkcji i zmiennych systemowych. Zmienne i funkcje można wprowadzać korzystając z przycisku znajdującego się obok pola skryptu.

Przepisywanie makro-cech z dokumentów transakcyjnych

W niektórych dokumentach transakcyjnych można przypisywać kwoty do pozycji makr-cech.

Przypisanie w taki sposób kwot pozycjom makr nie wpływa na samo księgowanie. Pozwala natomiast powiązać dokumenty z cechami, z którymi kojarzone są określone kwoty. Na tej podstawie mogą być później tworzone dodatkowe zestawienia na obrotówce.

Żeby kwoty przypisane do makr-cech zostały przeniesione z dokumentów transakcyjnych do dokumentów księgowych, trzeba włączyć opcję w definicji pozycji szablonu. W zależności od rodzaju dokumentu są to opcje:

• Sprzedaż oraz Zakupy: opcja Udostępnij przepisywanie makro-cech z faktury do PK.
• Raporty kasowe, Wyciągi bankowe: opcja Udostępnij przepisywanie makro-cech z WB/RK do PK.
• Gospodarka Magazynowa: opcja Udostępnij przepisywanie makro-cech z dokumentu GM do PK.

Żeby przepisywanie makro-cech z dokumentów transakcyjnych działało, trzeb dodatkowo włączyć opcję konfiguracyjną: Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Księgowość > druga zakładka PK, opcja Udostępnij przepisywanie makro-cech z księgowanych dokumentów do PK.

Zobacz: Przydzielanie cech dokumentom (do celów raportowych).

Szablony dekretacji – informacje szczegółowe

Sprzedaż

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Sprzedaż.

Tworzenie definicji dekretacji dla dokumentów sprzedaży należy do najbardziej złożonych. Na poszczególne pozycje definicji składa się wiele parametrów.

Wskazanie konta dla księgowania

Określając parametry pozycji definicji szablonu księgowania sprzedaży, system pozwala na różne przyporządkowanie konta z planu kont do pozycji definicji:

• Stałe: Uaktywnia pole edycyjne, w które można wprowadzić numer konta (ręcznie lub wybierając z planu kont), na które przeprowadzane będzie księgowanie. Do wyznaczenia konta stałego można wykorzystać makra i zmienne. Obsługiwane makra i zmienne są podane na zakładkach opisowych. Zobacz: Wyznaczanie konta stałego.
• Dodaj konto jeżeli brak analityki: Powoduje dodanie nowej analityki do planu kont, jeżeli konto stałe nie zostanie odnalezione.
• Rejestr, Magazyn, Towar / Usługa: Pobiera numer konta zdefiniowany dla rejestru sprzedaży, dla magazynu lub towaru/usługi powiązanych z dokumentami odwołującymi się do tworzonego szablonu.
• Wyłącz stronę: Dezaktywacja konta dla strony (Wn lub Ma).

Powiązanie z rejestrem VAT

Żeby zaksięgować fakturę sprzedaży lub zakupu, musi jednocześnie powstać wpis do rejestru VAT. Powiązanie rejestru sprzedaży lub zakupu z rejestrem VAT tworzy się w Definicjach. Zobacz: Rejestry VAT.

Określenie kwoty

Wybór rodzaju kwoty do zaksięgowania następuje na zakładce Kwota. W zależności od wyboru konta, na które wprowadzana będzie księgowana kwota, może ona być wartością całego dokumentu lub poszczególnych pozycji.

• Księgowanie wartości z całego dokumentu: Księgowanie wartości całego dokumentu będzie miało miejsce wówczas, kiedy jako konto wybrane zostanie konto rejestru lub magazynu.
• Księgowanie wartości z pozycji: Żeby zaksięgować wartości pochodzące z poszczególnych pozycji, jako konto należy wskazać konto towaru lub usługi.
• Księgowanie z wykorzystaniem konta stałego: W przypadku stałego konta, zależnie od ustawień można księgować wartość całego dokumentu lub wartości z jego pozycji.

Zakupy

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Zakupy.

Definicje dekretacji dla zakupów tworzy się analogicznie do definicji dekretacji sprzedaży. Najogólniej proces sprowadza się do dodania kolejnych pozycji definicji, w każdej w nich wskazania kont dekretacji (stałe, konto rejestru zakupu lub konto dla towarów) oraz określenia kwot do pobrania z dokumentu źródłowego. Obsługiwane przez konto stałe makra i zmienne są podane na zakładkach opisowych.

Podobnie jak w przypadku szablonów dekretacji sprzedaży, numer konta stałego można tworzyć w oparciu o makra lub zmienne systemowe (zobacz: Wyznaczanie konta stałego), a wykorzystanie pozycji filtrować i uzależnić od spełnienia warunku.

Powiązanie z pracownikiem

Zaznaczenie opcji Nie przetwarzaj w oknie dopisywania lub zmiany pozycji definicji, udostępnia opcję Przetwarzaj jeżeli jest pracownik. Jej zaznaczenie powoduje, że pozycja dekretu będzie aktywna tylko wtedy, gdy księgowany dokument będzie miał powiązanie z pracownikiem.

Jest to przydatne np. w sytuacji, gdy pracownik z własnych środków zapłacił kontrahentowi. Rozliczenie dotyczy wtedy pracownika, a nie kontrahenta.

Zapis alternatywny

Dodatkową funkcjonalnością definicji zakupów jest wyszukiwanie zapisu alternatywnego. Jest to możliwe w trzech sytuacjach:

• braku konta wprowadzanego przez aktualną definicję,
• zaznaczenia opcji Ignoruj definicje konta jeżeli jest pracow.,
• w przypadku dokumentów na kartę kredytową.

W tych przypadkach system skorzysta z ustawień innej pozycji szablonu dekretu. Tę ostatnią wskazuje się przez podanie numeru pary i podpary na zakładce Współrzędne alter.

Raporty kasowe i wyciągi bankowe

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Raporty kasowe / Wyciągi bankowe.

Definicje dla raportów kasowych i definicje dla wyciągów bankowych tworzy się w podobny sposób. Z punktu widzenia dekretacji istotne jest przydzielenie kont księgowych do kas, rachunków bankowych i operacji bankowych. Zobacz: Słowniki – konta.

Określenie konta

Możliwości określenia konta:

• Stałe: Wskazanie konta z planu kont lub algorytmu konta stałego. Obsługiwane makra i zmienne są podane na zakładce Konto stałe: opis. Zobacz: Wyznaczanie konta stałego.
• Nr kasy / bank: Konto księgowe przypisane do kasy lub rachunku bankowego. Zobacz: Słowniki – konta.
• Operacja kasowa / bankowa: Konto księgowe przypisane do operacji. Zobacz: Słowniki – konta.
💡
Operacje kasowe i bankowe definiuje się w administracji systemu: Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe.
• Konto rozrachunkowe: Konto z dokumentu powiązanego z księgowanym raportem kasowym lub bankowym.

Szablon dekretacji wyciągów bankowych może korzystać z kodu kontrahenta. Kod kontrahenta pobierany jest na podstawie powiązania kontrahenta z numerem rachunku bankowego.

Gospodarka Magazynowa

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Gospodarka Magazynowa.

Żeby wybrać rodzaj dokumentu dla szablonu dekretacji, wybierz zakładkę z okna szablonów dekretacji dla Gospodarki Magazynowej (Pz, Rw, Pw itd.). Dodatkowo możliwe jest ustalenie warunku przetwarzania (dla każdej pozycji osobno).

Określanie konta

Ze względu na odmienny charakter obsługiwanych dokumentów, dostępne są inne konta dla dekretacji.

• Stałe: Wskazanie konta z planu kont lub algorytmu konta stałego. Zobacz: Wyznaczanie konta stałego.

Lista zmiennych dostępnych do wykorzystania przy budowaniu konta stałego znajduje się na zakładkach Konto stałe: opis.

• Magazynowe: Konto księgowe przypisane do magazynu. Zobacz: Słowniki – konta.
• Zleceniowe(4), Zleceniowe(5): Konto księgowe uzupełnione na zleceniu, przypisane do zespołu 4 lub zespołu 5.
• Indeksowe: Konto księgowe przypisane do indeksu magazynowego. Zobacz: Tworzenie relacji kont księgowych do cech dokumentów, towarów, kontrahentów, kart kredytowych, zleceń produkcji.

Konfiguracja księgowania dokumentów Wz

Dokumenty Wz mogą być skojarzone z fakturami sprzedaży. Ta zależność jest ustawiana w konfiguracji: Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Księgowość > druga zakładka PK > opcje w części Księgowanie Faktura >> Wz.

Amortyzacje (środki trwałe)

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Amortyzacje.

Istnieją dwa rodzaje szablonów dekretacji środków trwałych:

• Szablon standardowy: Szablon dla określonej grupy i operacji. Dotyczy środków trwałych, dla których nie ma szablonu jednostkowego.
• Szablon jednostkowy: Szablon dla wybranych środków trwałych i operacji. Środek trwały, dla którego utworzono szablon jednostkowy, nie jest księgowany przy użyciu szablonu standardowego.

W systemie przewidzianych zostało kilka podstawowych operacji na środkach trwałych, dla których można wprowadzić osobną dekretację. Są to:

• przyjęcie
• amortyzacja
• zmiana wartości początkowej (+ lub –)
• zwrot amortyzacji
• likwidacja
• sprzedaż

Generowanie nagłówków i kopiowanie definicji dekretów środków trwałych

Szablonów dekretacji środków trwałych potrzeba wiele – wpływa na to ilość grup i operacji. Graffiti.ERP posiada narzędzia generowania i kopiowania szablonów.

Przycisk Operacje (główne okno szablonów dekretacji Środków Trwałych) daje dostęp do dwóch opcji:

• Generuj nagłówki szablonów: Powoduje automatyczne utworzenie nagłówków dla wszystkich operacji na środkach trwałych w każdej z grup według Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT). Do użytkownika należy dodanie definicji dla poszczególnych nagłówków.
• Kopiuj szablony pomiędzy grupami: Pozwala kopiować definicje pomiędzy szablonami dla wskazanych grup środków trwałych. Określanie grup następuje przez wpisanie numer grupy źródłowej (pole Grupa – matryca) i docelowej (Grupa – cel).

Zaznaczenie opcji synchronizacji spowoduje zastąpienie definicji wprowadzonych w szablonach grupy-celu definicjami kopiowanymi; w przeciwnym razie pozostaną one niezmienione.

Wybór pojedynczych środków trwałych dla szablonu

Możliwe jest przypisanie konkretnych środków trwałych do tworzonego szablonu. Żeby to zrobić:

1. W oknie dopisywania lub zmiany nagłówka szablonu dekretacji środków trwałych, w części Rodzaj szablonu zaznacz opcję Jednostkowy i zatwierdź operację przyciskiem Potwierdź.
2. W oknie szablonów środków trwałych wybierz szablon oznaczony jako jednostkowy (w kolumnie Rodzaj posiada wpis Dla ST) i kliknij przycisk Środki Trwałe dla szablonu.
3. W oknie przyporządkowania wybierz zakładkę Środki Trwałe w użyciu, wskaż pozycję i kliknij przycisk Przyporządkuj. Żeby usunąć wcześniej przypisany do szablonu środek trwały, zaznacz jego pozycję na zakładce Środki Trwałe dla szablonu i kliknij przycisk Usuń.

Definicje dekretacji

Definicje dla szablonów dekretacji środków trwałych wprowadza się bezpośrednio w oknie szablonów – poniżej list nagłówków i środków trwałych.

Zmienne dostępne do tworzenia konta stałego opisane są na zakładce Konto stałe: opis (okno dopisywania lub zmiany pozycji definicji). Niektóre zmienne korzystają z odwołania do słowników, które pozwalają przypisać konto do różnych elementów systemu:

• Zmienne %Inw i %Przy odwołują się do kont księgowych ustawionych w kartotekach inwestycji i przyczyn operacji w module środków trwałych.
• Zmienna %NrAn odwołuje się do konta dla konkretnego środka trwałego (zakładka Dekrety, pole Konto). Zobacz: Dopisanie środka trwałego.
• Zmienna %Cech odwołuje się do konta księgowego ustawionego dla cechy środków trwałych (cecha ST) w słowniku relacji cech dokumentu księgowanego i konta księgowego w Księgowości. Zobacz: Słowniki – konta.
• Zmienne %Cecha1K%, %Cecha2K%, …, %Cecha6K% odwołują się do kont księgowych ustawionych w kartotece Cechy ST w module środków trwałych. Do każdej cechy można tam przypisać do sześciu kont księgowych.

Zobacz: Wyznaczanie konta stałego.

Płace

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Płace.

W Graffiti.ERP dekretacja płac odbywa się z wykorzystaniem tzw. grup składników płacowych. Składniki płacowe wykorzystywane są w dwóch modułach:

• Płace: Składniki płacowe przypisuje się do wzorca listy płac. Na podstawie wzorca powstaje lista płac.
• Księgowość: Składniki płacowe przypisuje się do grupy składników. Następnie dla grupy składników tworzy się szablon dekretacji.

W ten sposób składniki płacowe łączą listy płac z szablonami dekretacji.

Dodatkowo możliwe jest ograniczenie działania szablonu do wybranych wzorców list płac. Zobacz: Wybór wzorców płac dla szablonu dekretacji.

Grupy składników płacowych

Przycisk Grupy składników płac. z okna szablonów dekretacji Płac pozwala tworzyć grupy składników i przyporządkować do nich składniki płacowe, zdefiniowane wcześniej w module płacowym. W tym miejscu można także określić znak dla składnika (+ lub –) przyciskiem Zmień znak TKW.

Elementy grupy składników dla zaznaczonego szablonu można dopisać także bezpośrednio w oknie szablonów dekretacji (przyciski Dopisz i Usuń pod listą składników dla grupy). W tym miejscu nie można jednak zmieniać znaku TKW.

Następnie tworząc szablony księgowań wskazuje się grupę składników do powiązania.

W ten sposób składniki płacowe – pośrednio, przez grupy składników – wiązane są z szablonami księgowań.

Nagłówek szablonu dekretacji Płac

Na nagłówek dekretu dla Płac składa się kilka parametrów:

• Kod i opis.
• Filtruj wzorce wg listy: Uaktywnia wybór wzorców płac dla szablonu dekretacji.
• Grupa składników płacowych: Wybór ze słownika grup. Zobacz: Grupy składników płacowych.
• Kwota księgowania: Do wyboru: bez zmian, na czerwono (ujemna) lub na podstawie znaku składnika płacowego TKW.
💡
Znak TKW dla składnika płacowego określa się z poziomu listy składników dla grupy składników. Zobacz: Grupy składników płacowych.
• Cecha pozycji PK: Pozwala wskazać cechę PK dla pozycji szablonu. Cechy PK są wybierane ze słownika cech PK. Zobacz: Słowniki cech.
• Alternatywny szablon dla korekt list płac: Pozwala wskazać szablon dekretacji płac, który zostanie użyty, jeśli dla konkretnego wzorca listy płac korekta listy płac ma być księgowana inaczej niż pierwotna lista.

Wybór wzorców płac dla szablonu dekretacji

Standardowo szablon dekretacji może być wykorzystany do księgowania każdej listy płac – niezależnie od wzorca, na podstawie którego powstały. Możliwe jest jednak ograniczenie działania szablonu do wybranych wzorców list płac.

Żeby wskazać wzorce list płac dla szablonu dekretacji:

1. Wybierz szablon, w którego nagłówku zaznaczona jest opcja Filtruj wzorce wg listy.
2. Kliknij przycisk Dopisz spod listy Wzorce listy płac dla szablonu.
3. Wybierz wzorzec ze słownika wzorców list płac.
4. Powtórz kroki 2–3, żeby dodać kolejne wzorce.

Definicje szablonu dekretacji Płac

Pojedyncza pozycja definicji szablonu dekretacji płac opiera się na koncie stałym. Zobacz: Wyznaczanie konta stałego.

Dodatkowe możliwości wyznaczania konta daje wykorzystanie rozdzielnika, który pozwala rozłożyć kwotę pochodzącą ze składników listy płac na kilka kont w oparciu o rozdzielnik ogólny (zobacz: Rozdzielnik ogólny listy płac), rozliczenie czasu pracy (karty pracy lub panel czasu pracy dla zleceń) lub premie określonego rodzaju.

Dostępne zmienne dla pozycji definicji opisane są bezpośrednio w oknie dopisywania i zmiany pozycji. W przypadku wykorzystania rozdzielnika, dostępne zmienne są podane w polu informacyjnym na dole okna.

Rozdzielnik ogólny listy płac

Kwoty wprowadzane z list płac mogą być rozdzielane na większą ilość kont przy pomocy rozdzielnika ogólnego.

Podstawą funkcjonowania rozdzielnika ogólnego jest słownik rozdzielnika oraz uzupełnienie rozdzielnika już po wygenerowaniu listy płac.

Żeby korzystać z rozdzielnika, w pozycji definicji dekretacji płac, w części Rozdzielnik zaznacz opcję Rozdzielnik ogólny, a w polu konta wprowadź zmienną:

• %SLW%: Odwołanie do konta lub członu konta dla słownika rozdzielnika.
• %SLWx%: Odwołanie do określonego konta z pozycji słownika rozdzielnika. „x” oznacza numer konta dla pozycji słownika – liczbę od 1 do 5, która jest odwołaniem do jednego z pięciu kont dodatkowych pozycji słownika.

Zmienna %SLW% jest używana, kiedy istnieje tylko jedno konto dla danego słownika rozdzielnika. Jeśli słownik dla danego rozdzielnika ma wiele kont, wówczas x oznacza odwołanie do numeru konta z tego słownika.

Przykład: W pozycji numer 1 słownika wpisano konto 501-404-01 (wynagrodzenie brutto). W pozycji numer 2 znalazło się konto 501-405-01 (składka ZUS). Żeby odwołać się do kwoty brutto, trzeba użyć zmiennej %SLW1%.

Tworzenie słownika rozdzielnika

Definicja samego słownika jest przeprowadzana w module płacowym: Moduły > Kadry i Płace > Płace > Rozdzielnik > Słownik. Przycisk Słownik rozdzielnika z okna szablonów dekretacji Płac daje dostęp wyłącznie do podglądu słownika.

Pojedyncze pozycje słownika stanowią proste odniesienie do kont księgowych z planu kont. Słownik nie ma narzuconego charakteru parametrów, których będzie dotyczył. Dopiero przez nastawę we wzorcu listy płac i na samej liście płac rozdzielnik ogólny jest przypisywany pracownikom, komórkom organizacyjnym lub grupom roboczym.

Jedna pozycja może wskazywać do pięciu różnych kont (pola Konto 1, Konto 2, ..., Konto 5). Pozycje można wiązać ze sobą w taki sposób, żeby uzupełniały zestaw kont z innej pozycji. Zaznaczając opcję Pozycja jest uzupełnieniem dla słownika o kodzie można wskazać wprowadzoną wcześniej pozycję słownika i dopisać do niej kolejne konta.

Uzupełnienie rozdzielnika (rozdział)

Właściwy rozdział następuje przez uzupełnienie rozdzielnika dla każdej listy płac. Po wygenerowaniu listy płac, użytkownik pracujący w module płacowym, opierając się na opisie pozycji słownika rozdzielnika, ustala liczbę godzin dla każdej z pozycji słownika rozdzielnika. To kluczowy dla zastosowania rozdzielnika ogólnego moment – moment rozdziału.

Rozkład kosztów będzie proporcjonalny do liczby wprowadzonej w polu liczby godzin. Można zatem wprowadzać faktycznie przepracowane godziny pracy lub procentowy udział w wypracowanej kwocie.

Przykład: Dwie osoby wykonują pewną czynność wycenioną na 120 zł. Jeśli obydwu osobom zostanie przypisany czas 8 godzin, kwota zostanie podzielona na pół (60 zł) i zaksięgowana na konto każdego z pracowników. Jeśli pierwszej osobie przypisane zostaną 4 godziny, a drugiej 8 godzin, pierwsza otrzyma 40 zł (1/3 kwoty), druga 80 zł (2/3 kwoty).

Rozdzielnik na podstawie Kart Pracy

Ten sposób rozdzielania wartości z list płac opiera się na wyliczeniach godzinnych pochodzących z kart pracy. Konto strony może być definiowane zmiennymi odwołującymi się do zleceń, towarów, kont związanych z grupami roboczymi czy stanowiskiem pracy. Oznaczenia tych zmiennych podane są w polu informacyjnym, w części rozdzielnika.

Różnice walutowe

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Różnice walutowe.

Dekretacja różnic walutowych podzielona jest zgodnie z rodzajami dokumentu:

• RKurs: Różnice kursowe względem dokumentów zapłaconych.
• RKursN: Przeszacowanie dla zapisów nierozliczonych. Przeliczenie zapisów na kontach 2xx względem zapisu na określony dzień.
• RKursW: Przeszacowanie środków własnych. Przeliczenie środków na koncie w walucie względem określonego kursu.
• RKursS: Różnice kursowe środków własnych. Przeliczenie według FIFO rozchodów względem przychodów po kursach z dnia przychodu.
💡
FIFO – ang. First In First Out – dosł. „pierwsze wchodzi, pierwsze wychodzi”. Kolejność przetwarzania jest zgodna z kolejnością powstania zdarzenia.
• RKursM: Różnice kursowe od środków własnych (nierozrachunkowe) na rachunku walutowym (Magazyn walut). Wartość rachunku w walucie wyliczana jest na bieżąco w wartości rzeczywistej w złotówkach, a naliczone różnice kursowe są księgowane przy wykorzystaniu szablonu RKursM.
💡
Nastawy związane z Magazynem walut definiuje się dla rachunku bankowego: Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe > Rachunki bankowe.

Wybór rodzaju szablonu następuje przez wskazanie pozycji ze słownika. Definicja sprowadza się do wprowadzenia odpowiednich kont Wn i Ma i określenia dodatkowych parametrów, odpowiednio do wybranego rodzaju szablonu.

Faktury wewnętrzne

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Faktury wewnętrzne.

Definicja dekretacji faktur wewnętrznych ogranicza się do wprowadzenia kolejnych pozycji dekretacji dla faktur wewnętrznych i rejestru faktur wewnętrznych.

Numer konta stałego można tworzyć w oparciu o makro KONTR (kod dostawcy) lub zmienne systemowe podane na zakładce Zmienne (zobacz: Wyznaczanie konta stałego), wykorzystując mechanizm księgowania równoległego (zobacz: Księgowanie równoległe).

Tworzenie relacji kont księgowych do cech dokumentów, towarów, kontrahentów, kart kredytowych, zleceń produkcji

Na panelu szablonów księgowań jest kilka przycisków, które pozwalają tworzyć związki między elementami systemu a kontami księgowymi.

Słowniki – konta

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Słowniki – konta.

Są to słowniki relacji między cechami dokumentów a kontami księgowymi. Wybierając odpowiednią zakładkę w tym słowniku, można określić konta księgowe dla różnych elementów.

Dostępne cechy dokumentów:

• Kasy
• Operacje kasowe
• Rachunki bankowe
• Operacje bankowe
• Magazyny
• Rejestry zakupu
• Rejestry sprzedaży
• Grupy robocze (dotyczy pracowników)
• Cechy środków trwałych (ST)
• Cechy faktur
• Stanowiska pracy
• Waluty
• Komórki organizacyjne (KORG)
• Grupy VAT

Człon konta na użytek zmiennych

W przypadku trzech słowników – kas, rachunków bankowych i magazynów – można określić dodatkowe człony konta księgowego. Te człony można następnie wykorzystać w szablonach dekretacji podając odpowiednią zmienną:

• Słownik kas: Zmienne %AnKasa, %RKAn2, %RKAn3.
• Słownik rachunków bankowych: Zmienne %AnBank, %WBAn2, %WBAn3.
• Słownik magazynów: Zmienne %AnMG, %MGAn2, %MGAn3.

Towary–konta/Kieszeń dla klasy %GTxK

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Towary–konta/Kieszeń dla klasy %GTxK.

Przypisanie kont księgowych do poszczególnych grup towarowych (1–4), pojedynczych indeksów lub rodzajów indeksów. W przypadku grup towarowych i pojedynczych indeksów konta przypisuje się niezależnie dla sprzedaży, zakupów, gospodarki magazynowej i płac.

Żeby księgować na te konta, w szablonie dekretacji podaje się zmienne %GT1K, %GT2K, %GT3K i %GT4K. Zobacz: Wyznaczanie konta stałego.

Kontrah.–konta/Kieszeń klasy %RKxK

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Kontrah.–konta/Kieszeń klasy %RKxK.

Przypisanie kont księgowych do grup kontrahenckich. Konta przypisuje się niezależnie dla sprzedaży, zakupów, gospodarki magazynowej, wyciągów bankowych i raportów kasowych.

Żeby księgować na te konta, w szablonie dekretacji podaje się zmienne %RK1K, %RK2K lub %RK3K. Zobacz: Wyznaczanie konta stałego.

Karty kredytowe–konta/Kieszeń dla klasy %KaKr

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Karty kredytowe–konta/Kieszeń dla klasy %KaKr.

Przypisanie kont księgowych do kart kredytowych.

Zlecenia

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Zlecenia.

Wskazanie kont zespołu 4 i zespołu 5 dla konkretnych zleceń.

Żeby księgować na te konta, trzeba w szablonie wykorzystać zmienne %K4Zl lub %K5Zl. Zobacz: Wyznaczanie konta stałego.

Katalog zmiennych %KK, %KT, %KM, %KZ

Dostęp do tej funkcji: Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Katalog zmiennych %KK, %KT, %KM, %KZ.

Katalog zmiennych udostępnia inny sposób wiązania towarów, kontrahentów i kartotek magazynowych (indeksów przypisanych do konkretnego magazynu) z kontami z planu kont. Ten mechanizm służy do księgowania. Nie można go natomiast wykorzystać do filtrowania i generowania zestawień np. sprzedaży czy zakupów.

Katalog zmiennych w momencie uruchomienia systemu jest pusty. Wszystkie jego funkcjonalności są definiowane dla konkretnej firmy, z uwzględnieniem jej specyfiki i potrzeb.

Zasada działania katalogu zmiennych

Z katalogiem wiąże się:

• Indeksy: towary oraz towary w konkretnym magazynie (kartoteka magazynowa). Do katalogu można dopisać niezależnie towar i ten sam towar, który znajduje się w konkretnym magazynie. Konkretny towar oraz towar z magazynu można dopisać tylko do jednego katalogu zmiennych.
• Kontrahentów: Kontrahenta można przypisać tylko do jednego katalogu.
• Symbole zmiennych: Symbolem może być pojedyncza litera lub cyfra. Do każdego symbolu przypisuje się konkretne konto z planu kont.

Zobacz: Przyporządkowanie indeksów i kontrahentów do katalogu zmiennych.

Następnie w szablonie księgowania wprowadza się zmienną – %KT (towar), %KK (kontrahent), %KM (magazyn) lub %KZ (magazyn z MM+) – uzupełnioną o symbol. Na przykład odwołanie do zmiennej opisanej symbolem 1 dla towaru przyjmuje formę %KT1, dla kontrahenta %KK1 itd.

Zmienna o tym samym symbolu może mieć przypisane różne konta (lub człony konta) w różnych katalogach. Katalog jest określany przez powiązanie z indeksem lub kontrahentem. Ponieważ indeks lub kontrahent może być związany tylko z jednym katalogiem, zmienna będzie przyjmowało różne wartości – w zależności od związku księgowanego dokumentu z indeksem lub kontrahentem.

W ten sposób ta sama zmienna wykorzystana w szablonie będzie wprowadzać różne wartości do dekretu – na podstawie związku z indeksem lub kontrahentem.

Przyporządkowanie indeksów i kontrahentów do katalogu zmiennych

1. Wybierz polecenie Moduły > Finanse i księgowość > Definicje > Szablony dekretacji > Katalog zmiennych %KK, %KT, %KM, %KZ.
2. (Opcjonalnie) Dopisz katalog zmiennych.
3. Wybierz katalog i kliknij przycisk Wybierz.
4. W nowym oknie, na odpowiedniej zakładce – Towary dla katalogu, Kontrahenci dla katalogu, Kartoteki magazynowe dla katalogu – dopisz indeksy towarowe lub kontrahentów dla katalogu.

Indeks towarowy lub kontrahent może być związany tylko z jednym katalogiem.

5. Na zakładce Symbole zmiennych związane z katalogiem dopisz symbole zmiennych i przypisane do nich konta z planu kont.

Źródła księgowań

Opcja daje dostęp do listy rodzajów dokumentów źródłowych. Z tego poziomu możliwe jest przeglądanie i blokowanie źródeł.

Noty odsetkowe od należności

Jest to opcja, która pozwala definiować zasady dekretacji not odsetkowych od należności.

Noty są naliczane automatycznie. Księgowanie not jest oparte o parametry zdefiniowane w szablonie.

Dostępne opcje szablonu:

• Numer i opis szablonu.
• Sposób księgowania noty – pozycje lub nagłówek.

Opcje dekretacji:

• Numer pary i podpary. Zobacz: Księgowanie równoległe.
• Konta i ich opisy dla strony Wn i dla strony Ma.

Spis treści

Księgowość

Obroty na kontach

Rozrachunki

UE – import: faktury wewnętrzne

Intrastat

Zestawienia

E-deklaracje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Preliminarz płatności

Zobacz także: Uruchamianie modułów Wyświetlanie, zaznaczanie i wprowadzanie danych